Um mês após assumir o cargo de Facilities Manager no Banco BMG, Renata Cavalcante foi surpreendida às 10h pela solicitação de uma viagem às 18h. Se tratava de uma ação emergencial, por isso Cavalcante buscou resolver com a maior agilidade possível, uma vez que a situação de correria já é naturalmente estressante para o viajante.

Em casos de viagens emergenciais, o time de Facility Management do BMG aciona o suporte da VOLL, agência de viagens corporativas, imediatamente. “Solicitada a viagem, acompanhamos via sistema até a emissão e o envio do voucher para o colaborador. Temos a liberdade de certificar de perto se está tudo certo para a viagem e acompanhar cada passo, com todos os envolvidos”, comenta Renata.

Anualmente, o BMG realiza o Bidding Process (BIDs) e foi nesse processo que a agência de viagens apresentou oportunidades de mudanças e tecnologia própria. “A agilidade, a flexibilidade e a personalização do serviço são grandes diferenciais para o mercado financeiro e certamente foram pontos considerados”, diz a Facilities Manager.

A tecnologia desenvolvida pela VOLL permite o acesso do planejamento à prestação de contas através do celular. Segundo Cavalcante, os relatórios pós-viagem do BMG, com diversas etapas, análise, conferência, aprovação, reembolso, agora são emitidos em uma só etapa e um só documento pelo sistema da VOLL, com todos os cálculos, informações e detalhes.

Para a profissional, essa automação foi transformadora para a frente de viagens corporativas do banco. “Existiam diversas etapas, também, para aprovar as viagens. Agora as aprovações são feitas em um clique pelo app, porque já estabelecemos junto à VOLL os limites financeiros, as regras de antecipações de agendamento entre outras necessidades”, destaca Renata.