O último ano tem sido desafiador, não apenas pelo isolamento social, mas por toda a rotina que a Covid-19 obrigou empresas e pessoas a terem. As indústrias que não fecharam, sofreram a implicação de redução significativa de custos fixos, adaptações de equipes, além das mudanças nos pagamentos de aluguéis de imóveis, apesar de os colaboradores não habitarem mais seus postos de trabalho regularmente. Aos que continuaram trabalhando pela necessidade presencial, obrigatoriamente, tiveram que criar hábitos. Já, do lado da organização, adaptações da realidade corporativa foram adotadas. Agora, itens como álcool em gel, máscaras e um ritual de higienização frequente precisam ser seguidas.

Empresas que já utilizavam outros EPIs tiveram que expandir os seus investimentos com estes materiais, visto que, a cada 2 horas ou, no máximo, 3 horas, máscaras (as de tecido) necessitam ser trocadas - além de outros modelos mais robustos que variam o tempo de troca - e existe a maior utilização de álcool em gel, que deve estar visível e em diversos pontos estratégicos do ambiente. Essa é a regra. Mas neste contexto não há somente restrições, a tecnologia entrou a favor dos profissionais de FM: sensores inteligentes começaram a ser aplicados para controlar o uso das mesas e espaços de trabalho, sistemas de iluminação, climatização e de higienização, diminuindo, significativamente, a propagação do vírus pelo ar. As áreas relacionadas à compras/financeiro foram extremamente impactadas, afinal, como reduzir custos e comprar mais? Como conciliar este momento de restrição orçamentária? Essas são apenas algumas das questões que encontramos e que requereram uma gestão de FM mais inteligente e audaciosa, ou seja, o controle da infraestrutura e do bom funcionamento da organização, envolvendo economia, sustentabilidade, estratégia, serviços ao cliente, gestão da energia, operações - e o mais crucial durante uma pandemia - a biossegurança. A gestão de FM é extremamente importante para garantir o funcionamento, a produtividade e eficiência organizacional nas situações mais adversas possíveis. E o lado humano desta área nunca foi tão evidente quanto agora.

Pense no cenário dos hospitais que, ao contrário de empresas que puderam diminuir a circulação, estes sofreram um aumento significativo no trânsito de pessoas, beirando, muitas vezes a exaustão e lotação destes ambientes. E, ainda que todas as indústrias precisem de apoio para encarar os desafios atuais, nenhum outro setor é tão crucial quanto o da saúde, que precisou criar fluxos ainda mais específicos, mobilizando força de trabalho, disponibilizando abundantes insumos - como ventiladores mecânicos e EPIs - ampliando os leitos de UTIs e construindo hospitais de campanha. Se a área da saúde já tinha ótimas medidas de prevenção, proteção e minimização de riscos para doenças infectocontagiosas, a Covid-19 exigiu a criação de novos protocolos. Departamentos como recepção, limpeza e manutenção hospitalar passaram a ter uma rotina ainda mais rigorosa, cabendo aos Facilities Managers o gerenciamento de cada detalhe e adequação de sua infraestrutura, visando segurança de todos os usuários desses espaços. A higienização e a manutenção hospitalar precisaram de um olhar ainda mais minucioso por parte do FM, exigindo adaptações. Além dos protocolos, precisou existir também a garantia de um ambiente seguro, com políticas mais severas de controle de infecções e limitações nos espaços compartilhados. Quanto à biossegurança, as medidas mais essenciais estão relacionadas à desinfecção dos ambientes, higienização de todas as unidades, segurança e controle de acesso e coleta de resíduos. FM auxilia na incorporação de soluções para esses desafios, de modo a otimizar, facilitar e assegurar o desempenho e os cuidados com colaboradores, pacientes e acompanhantes, quando possível.

Um artigo da Associação Portuguesa de Facility Management (APFM) mostra que é fundamental investir na gestão de FM, pois "através da participação de todos e da partilha de experiências e boas práticas será possível encontrarmos soluções sobre os tópicos que realmente importam agora, e que poderão abrir portas mais rapidamente em situações futuras". O texto ainda reforça a importância das iniciativas de proteção dos colaboradores e usuários dos espaços; de conter a propagação do vírus e de manter as operações em funcionamento com o mínimo de impacto possível.

Como vimos acima, o gerenciamento coordenado de processos e pessoas é essencial nesse momento, por isso, utilizar a tecnologia certa faz a diferença, minimizando os impactos da pandemia e otimizando as operações. A gestão estratégica e livre de erros - ou quase livre deles - pode ser assegurada de forma a  melhorar o controle sobre os serviços, mapear as atividades que precisam ser realizadas, verificar quais profissionais serão encarregados pelas tarefas e estimar as necessidades de reparo para manter os espaços em boas condições, evitando preocupações desnecessárias, principalmente, nos hospitais, em que a demanda é controlada pelo tempo - ou pela falta dele. Mas, ressaltando que nunca a inteligência tecnológica superará o talento humano de lidar com as adversidades.

Além dos hospitais, desde o início do período de isolamento social, diversos estabelecimentos como os 'shoppings' tiveram que se adaptar e mudar a forma de relacionamento com clientes, fornecedores e funcionários: O que fazer com as pessoas? Impossível não pensar nisso! Novas configurações de trabalho se tornaram essenciais, como o home office, modelo híbrido etc. O FM de todas as indústrias buscou soluções que integrassem os melhores procedimentos para esses setores, especialmente no diz respeito às definições de protocolos diretos e transparentes, garantindo o desenvolvimento das atividades com o máximo possível de estabilidade para os negócios e a preparação das pessoas (equipes internas, colaboradores, lideranças) para os impactos.

Podemos dizer que mais do que gerir um ou vários espaços, serviços, ambientes e estruturas, FM é ética, clareza, segurança e otimização. É enxergar além da experiência e criá-la com profissionalismo e maestria, valores essenciais para a retomada e fortificação dos negócios no fim da pandemia. 

​Marisa Zampolli, CEO da MM Soluções Integradas.

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