A inteligência artificial começa a ultrapassar a fase de experimentação nos escritórios flexíveis e a ocupar um papel mais relevante na gestão, no atendimento e nas decisões comerciais. Dados do Censo Coworking 2026, realizado pela Woba, mostram que os espaços que integraram a tecnologia à operação apresentam uma proporção de lucratividade quase duas vezes maior.

Entre os coworkings que não utilizam IA, 27,4% são lucrativos. Já no grupo que incorporou efetivamente a tecnologia aos processos operacionais, o percentual chega a 53,3%. O levantamento recomenda, entretanto, cautela na interpretação dos números. Os resultados não permitem concluir que a inteligência artificial, isoladamente, seja responsável pelo aumento da lucratividade. A adoção mais estruturada da tecnologia aparece associada a operações que também apresentam maior maturidade de gestão, organização, ocupação e capacidade de trabalhar com dados.

Embora 44% dos operadores afirmem utilizar inteligência artificial de alguma maneira, apenas 6,7% conseguiram integrá-la efetivamente à operação. A diferença revela que, para boa parte do mercado, a tecnologia ainda está restrita a atividades pontuais, sem conexão direta com processos, indicadores e decisões estratégicas. “O dado mais relevante não é apenas a diferença de lucratividade, mas o que ela revela sobre o estágio de maturidade das operações. A IA começa a gerar valor quando deixa de ser usada de forma pontual e passa a estar conectada a processos, dados e decisões do negócio”, afirma Pedro Vasconcellos, cofundador da Woba.

As principais portas de entrada da inteligência artificial nos coworkings são as áreas de marketing e atendimento. Entre as aplicações estão produção de conteúdo, comunicação com clientes, qualificação de leads, agendamento de visitas e elaboração de propostas comerciais. A tecnologia também pode apoiar o acompanhamento de potenciais clientes e a análise de informações relacionadas à ocupação dos espaços, que é um dos fatores mais diretamente associados à rentabilidade desse modelo de negócio.

A adoção varia conforme o perfil dos empreendimentos. Coworkings direcionados ao público corporativo utilizam mais inteligência artificial do que os voltados prioritariamente às pessoas físicas. A presença da tecnologia também é maior nas operações consideradas premium, que geralmente dispõem de processos mais estruturados e maior maturidade gerencial.

Entre os gestores que ainda não utilizam IA, os obstáculos mais citados são falta de tempo, baixa organização dos dados e ausência de profissionais disponíveis para liderar a implantação. O desafio, portanto, não está apenas em escolher uma ferramenta, mas em preparar a operação para incorporá-la à rotina e transformá-la em suporte efetivo à tomada de decisão. “Nosso trabalho não é simplesmente apresentar ferramentas de inteligência artificial, mas ajudar nossos parceiros a entender onde a tecnologia pode, de fato, apoiar o negócio, quais dados precisam ser acompanhados e como transformar essas informações em decisões”, explica Vasconcellos.

Os resultados do Censo Coworking 2026 apontam para o amadurecimento do mercado brasileiro de escritórios flexíveis. Nesse movimento, eficiência operacional, gestão da ocupação e capacidade de transformar dados em decisões assumem importância crescente. Mais do que automatizar tarefas, a inteligência artificial começa a ser utilizada para oferecer aos gestores uma visão mais clara sobre vendas, atendimento, comportamento dos clientes e aproveitamento dos espaços. Seu potencial estratégico, porém, depende da qualidade das informações disponíveis e da integração com processos bem definidos.