Por Natalia Gonçalves

Antes de chegar na escolha de devolver ou reformar o escritório, muitas considerações são feitas sobre os valores, as estratégias ou os processos logísticos necessários para cada cenário. A Space Plan, empresa de arquitetura corporativa e planejamento, está com um novo escritório e compartilhou os bastidores de decisão, os desafios da obra e as soluções encontradas para atender aos prazos e, é claro, ao orçamento estipulado. Para falar sobre o processo de implantação 30 dias antes da data prevista para a inauguração do escritório e dos detalhes da criação da Casa de Trabalho, a InfraFM entrevistou a Mainara Avelino, Head de arquitetura da empresa.

- Recentemente, a Space Plan inaugurou o novo escritório, a Casa de Trabalho. Como vocês decidiram entre reformar ou entregar o espaço? 
A Space Plan passou por uma incrível transformação e reposicionamento de marca nos últimos anos. Essa mudança ocorreu tanto no aspecto visual, com a criação de uma nova identidade visual, quanto no aspecto estrutural e cultural da empresa. Nós repensamos a estrutura da empresa, fortalecemos nossos times, investimos em tecnologias, desenvolvemos novas estratégias e estabelecemos novas metas. Acima de tudo, unificamos todas as áreas de negócio sob uma mesma cultura, que denominamos ONE SPACE.

Para concretizar todas essas mudanças, tínhamos apenas uma coisa em mente: encontrar um novo lar! A busca por um espaço que pudesse acomodar todas as transformações era nossa maior prioridade. Após extensas pesquisas e análises financeiras, finalmente encontramos uma opção que se encaixava perfeitamente no que buscávamos em termos de espaço e custo. Foi nesse momento que decidimos embarcar no projeto da nossa nova casa!

- Quais estratégias vocês tomaram para reduzir os custos desse processo?
É de extrema importância manter um alinhamento constante entre a equipe de projeto e a equipe de obra para alcançar uma redução de custos efetiva durante o processo de implantação. Frequentemente, a equipe de obra se depara com situações relacionadas à estrutura entregue, nas quais identifica soluções que podem otimizar o projeto e economizar materiais. A título de exemplo, inicialmente havíamos considerado a pintura completa da laje e das infraestruturas aparentes no nosso projeto. No entanto, ao demolir o forro existente, descobrimos uma laje nervurada em excelente estado e decidimos preservá-la em seu aspecto natural, pois além de nos agradar esteticamente, também conseguiríamos uma redução no valor de pintura.

Além disso, ao lidar com fornecedores, tomamos cuidado para compreender as possíveis soluções que podem otimizar os custos, seja através do reaproveitamento das infraestruturas existentes, adaptação de quantitativo de projeto ou até mesmo por meio de pequenas alterações no processo construtivo de móveis. Essas decisões são sempre tomadas em conjunto com a equipe de arquitetura, a fim de preservar o conceito original, apesar das pequenas reengenharias necessárias.

Adicionalmente, durante o processo de reforma é comum enfrentar inúmeros imprevistos, os quais frequentemente exigem soluções diferentes das previstas inicialmente no projeto. Portanto, um acompanhamento próximo entre a equipe de projeto e a equipe de obra é essencial para que essas soluções sejam identificadas de forma rápida e eficiente, visando sempre a melhor solução em termos de custo.

- Quais são as principais considerações que devem ser feitas no processo de devolução do escritório? 
Ao planejar a devolução de um imóvel em um condomínio, é fundamental compreender as regras do condomínio e as expectativas do proprietário em relação à forma como o imóvel deve ser devolvido. Nesse processo, existem alguns pontos cruciais a serem considerados para o desenvolvimento do orçamento da obra.

Um dos aspectos importantes é avaliar se o imóvel precisa ser devolvido nas condições exatas em que foi locado ou se é necessário restaurá-lo para a situação original do prédio. Além disso, é importante analisar se melhorias em áreas molhadas, sistemas de ar-condicionado e sistemas de detecção e combate a incêndio serão consideradas no processo de devolução. Buscar o equilíbrio entre as necessidades do locatário e as demandas do proprietário é essencial para evitar investimentos financeiros desnecessários.

É importante também definir prazos realistas para a devolução do espaço, levando em consideração fatores como o tempo necessário para a desmontagem e transporte dos móveis e equipamentos. Por isso, a contratação de uma empresa especializada em devolução de escritórios pode ajudar a tornar todo o processo mais simples e eficiente, garantindo que tudo seja feito de acordo com as normas e regulamentações.

- Durante a obra, qual foi o principal desafio para a equipe? 
Sem dúvida, o prazo estabelecido para a conclusão da obra foi o nosso principal desafio. O processo de implantação teve início somente 30 dias antes da data prevista para a inauguração do escritório, o que exigiu uma grande dose de habilidade e esforço da nossa equipe para cumprir o prazo.

Para a equipe de arquitetura, foi necessário tomar decisões importantes durante o próprio processo de construção, em reuniões presenciais, a fim de lidar com questões emergentes e atender às novas necessidades que surgiam ao longo da obra. Além disso, devido ao prazo apertado, muitos produtos tiveram que ser substituídos por outros que estavam disponíveis para pronta entrega. Brincávamos que o projeto estava vivo, passando por constantes modificações até o último minuto.

Por sua vez, para a equipe de obra, o desafio consistia em conciliar a entrada dos fornecedores, organizar as entregas e agir de maneira ágil e eficiente diante dos imprevistos que surgiam. Era uma verdadeira corrida contra o tempo, onde cada atraso poderia comprometer a conclusão do projeto dentro do prazo estabelecido.

Apesar de todas as dificuldades, nossa equipe se dedicou ao máximo para superar os desafios e entregar o escritório dentro do prazo. A colaboração entre a equipe de projeto e a equipe de obra foi fundamental para garantir um fluxo contínuo de trabalho e uma comunicação efetiva, possibilitando que todos os obstáculos fossem enfrentados e superados com sucesso.

- Como é a ocupação do escritório no dia a dia? E quais foram os impactos dessa mudança de conceito (casa de trabalho) na rotina?
O novo espaço da Space Plan vai além de simplesmente acomodar os colaboradores. Com um enfoque em soluções criativas e personalizadas, o novo escritório se transformou em um verdadeiro showroom de opções e alternativas para ambientes de trabalho.
 
Temos em nossa nova casa espaços para reuniões abertas e encontros informais, próximo à janela ao fundo do escritório, com apoio de bancada para um eventual coffee break ou happy hour; Duas opções de espaços para trabalho focado, sendo uma cabine acústica disponível pronta no mercado e uma sala pequena construída com drywall e divisória de vidro; Variedade de soluções para fechamentos de salas: cortinas, divisórias com vidro duplo e divisórias com vidro simples; Diversos modelos de mesas de trabalho: plataformas tradicionais, mesas com formato orgânico que também funcionam para reuniões informais e postos de trabalho voltados para a parede possibilitando trabalhos mais focados; Espaço de estar de entrada (welcome area) com mobiliários de formas mais arredondadas, biofilia, iluminação indireta e diferentes texturas de parede e estofados; entre outros.

Ao projetar o novo escritório com um design que remeta a aspectos residenciais e com foco no conforto, bem-estar e produtividade da equipe, conseguiu-se criar um ambiente de trabalho que inspira e funciona de maneira eficiente, segundo as interações casa-trabalho do pós-pandemia. Essa abordagem contribui significativamente para o engajamento dos colaboradores, aumentando sua satisfação no trabalho e fortalecendo a cultura organizacional da empresa.

Por fim, fortalecendo a dinâmica de trabalho híbrido e interações de equipes durante a ocupação, tem papel importante a implantação da tecnologia Deskbee no novo escritório da Space Plan. Através da plataforma, os colaboradores têm acesso a uma variedade de ferramentas e recursos que otimizam a sua experiência no escritório, sendo uma das principais funcionalidades a possibilidade de reservar estações de trabalho e agendar salas de reunião de forma intuitiva e eficiente. Com essa implementação, a Space Plan reforça seu compromisso em proporcionar uma experiência de trabalho moderna e eficiente, promovendo a produtividade e o bem-estar dos colaboradores.