Durante a pandemia, a sociedade mudou. Dentre tantas mudanças de comportamento que ocorreram, a forma como trabalhamos foi o foco da Izabel Barros, palestrante do 18º Congresso InfraFM. Especialista em estratégias de workplace, design thinking e inovações centradas no usuário, Barros falou sobre o ecossistema do trabalho híbrido e a ressignificação dos espaços de trabalho.

Com o isolamento social, houve a necessidade de acomodar os colaboradores em home office para garantir a segurança das pessoas e a continuidade dos negócios. Portanto, adequar a tecnologia e melhorar as condições de acesso à internet através de sistemas seguros foi um desafio enfrentado por equipes de Facility Management ao redor do mundo. As mudanças da forma de trabalho nesse período, para Izabel, aconteceram em quatro atos. 

- 1º ato: Acomodar os funcionários, adequar a tecnologia e desenvolver as capacidades de gerir a força de trabalho remotamente; 
- 2º ato: Reafirmar o respeito das empresas pelos colaboradores, buscar o equilíbrio individual entre vida e trabalho (work-life balance), restabelecer algum tipo de rotina e prontidão para fazer ajustes sempre que necessário;
- 3º ato: Prototipar soluções de tecnologia e de espaços, reavaliar rotinas e processos de trabalho, identificar necessidades de treinamento, redefinir políticas e testar sistemas de avaliação;
- 4º ato: Descentralizar ativos e desenvolver nova matriz de propriedade, uso e ocupação do espaço, definir o ecossistema adequado para cada situação específica, ressignificar o escritório corporativo e dar flexibilidade, escolha e controle aos colaboradores de onde e como trabalhar.

"O mundo corporativo encontra-se, de um modo geral, no terceiro e no quarto ato, com muitas organizações ainda tentando entender seu posicionamento em estágios anteriores, dependendo da empresa e de sua localização geográfica", afirma Barros. De acordo com a pesquisa da AWA Hybrid Working Index (2ª edição de 2023), onde Barros atua como senior associate, 58% dos escritórios possuem algum tipo de política de trabalho híbrido, enquanto o número de dias em que os funcionários estão indo ao escritório varia entre um e dois dias. O estudo foi realizado em 33 países e entrevistou 220 empresas - sendo 11 brasileiras.
A mesma pesquisa apontou que a média de utilização das estações de trabalho é de 37%, enquanto a maior utilização desses espaços ocorre na América Latina, com 49%. Desta forma, pensar em ambientes de trabalho que não serão ocupados 100%, todos os dias da semana, é um desafio reconhecido por Barros. 

Então, o que considerar ao projetar um escritório para uso de três vezes por semana?

- Interação e socialização;
- Trabalho em equipe;
- Brainstorming e co-criação;
- Aprendizagem e desenvolvimento;
- Tomadas de decisões;
- Foco em atividades individuais;
- Reuniões formais.

O foco na interação e na socialização, vale ressaltar, é uma medida ocasionada pelo aumento de funcionários que optam por trabalhar em casa. Com isso, segundo Barros, o espaço corporativo pode ser ressignificado como "casa" da marca e da cultura da empresa. Isto é, o escritório como um local mais dedicado à colaboração, à interação e à socialização para evoluir a cultura organizacional, gerando o sentimento de pertencimento, sem deixar de considerar a necessidade de espaços dedicados ao foco e ao trabalho individual, porém em número reduzido.

Barros entende que embora existam pontos em comum para o projeto de escritórios, cada empresa deve buscar o modelo de workplace que corresponde à própria realidade. Contudo, uma nova matriz de uso e ocupação, assim como, a construção de espaços mais flexíveis devem ser pontos considerados. Através dos processos de retrofit e de redesenho, por exemplo, é possível rever os layouts e ajustá-los para a nova realidade, além de aumentar a flexibilidade de uso dos escritórios.

Especialista responde

- Quando falamos sobre a adoção do modelo híbrido pelas empresas, qual a importância de pensar o impacto dessa tendência para a cidade? 

A adoção do modelo híbrido de trabalho pelas empresas, que combina o trabalho presencial com o trabalho remoto, tem um impacto significativo e pode trazer diversas mudanças sociais, econômicas e urbanas para as cidades. É necessário pensar nas mudanças na mobilidade, no uso do espaço urbano, no comércio, no meio ambiente, no planejamento urbano e na dinâmica social para que possamos adaptar as cidades de forma inteligente para garantir o desenvolvimento sustentável e a qualidade de vida da população.

É importante ressaltar que a adoção do modelo híbrido pelas empresas não se limita apenas ao ambiente de trabalho, mas tem um impacto amplo e diversificado nas cidades onde estão inseridas. Portanto, é essencial que governos, empresas e comunidades trabalhem juntos para planejar e adaptar as cidades de forma inteligente e sustentável, levando em conta as oportunidades e desafios que essa tendência traz consigo.

- Na sua opinião, como o Facility Manager pode atuar na ressignificação dos escritórios? 
O Facility Manager desempenha um papel essencial na ressignificação dos escritórios para o modelo híbrido, garantindo que o espaço físico esteja alinhado com as necessidades dos colaboradores, promovendo eficiência, bem-estar e sustentabilidade.
 
A oportunidade para o FM está em liderar discussões e projetos de implementação de novas formas de trabalhar, utilizando conceitos de inovação centrada nas pessoas, no desenho de jornadas de trabalho para cada tipo de usuário, na identificação dos diversos perfis de trabalhadores em sua empresa, da implantação de práticas ágeis de trabalho e de gestão.

Afinal de que adianta todo o discurso sobre ESG, trabalho do futuro e bem-estar se os escritórios continuam sendo tratados como mausoléus de um tipo de trabalho que não existe mais? 

Para exemplificar, algumas áreas específicas de atuação são:
- Espaço físico: avaliar as necessidades dos funcionários e da empresa em relação ao espaço físico, criando espaços de trabalho flexíveis e adaptáveis
- Tecnologia: garantir a infraestrutura tecnológica adequada - afinal, uma conexão de internet estável é fundamental!
- Saúde e bem-estar: Reforçar as medidas de segurança e higiene no escritório, além de criar espaços que promovam a saúde e o conforto dos funcionários.
- Sustentabilidade: reduzir consumos de água e energia e implementar práticas ambientalmente responsáveis.
- Comunicação e engajamento: comunicar as mudanças aos funcionários e acompanhar o desempenho do novo modelo para fazer ajustes conforme necessário.  
 
- Com a adoção do modelo híbrido pelas empresas brasileiras, pode acontecer a perda de valor dos imóveis comerciais?

À primeira vista, a adoção do modelo híbrido pode trazer desafios ao mercado imobiliário comercial, mas também abre oportunidades importantes para a reinvenção e adaptação do setor para o futuro.

Da mesma forma que o aumento do trabalho híbrido tem feito com que algumas empresas reduzam sua demanda por espaços comerciais em escritórios tradicionais, vemos também outras optarem por manter escritórios físicos para promover a colaboração, fortalecer a cultura da empresa e facilitar o treinamento de funcionários. Além disso, alguns setores podem ser menos propensos a adotar o trabalho remoto em larga escala devido à natureza das atividades que desempenham.

Vivemos um momento importante de revisão de valores e comportamentos da sociedade, onde temos a oportunidade de rever os modelos de zoneamento urbano e o uso de nossas cidades. Para mitigar os efeitos potenciais da redução da demanda por espaços comerciais, o setor imobiliário pode buscar adaptações e inovações, como transformar escritórios em espaços alternativos de trabalho ou considerar o uso misto de propriedades comerciais para atrair diferentes tipos de inquilinos. As políticas governamentais também podem desempenhar um papel na sustentação do mercado imobiliário comercial durante essa transição, incentivando investimentos em infraestrutura e fornecendo incentivos fiscais para revitalizar áreas urbanas. Em suma, a adoção do modelo híbrido pode trazer desafios ao mercado imobiliário comercial, mas também abre oportunidades para a reinvenção e adaptação do setor para o futuro.

Para reflexão e comentários

Na sua perspectiva, qual o futuro do trabalho presencial? O modelo híbrido já faz parte da sua operação? Compartilhe suas visões nos comentários.