Por Léa Lobo

O International Occupancy Leadership Fórum, promovido pela Neowrk, no último 28/11/25 em São Paulo, reuniu gestores de Facilities, Real Estate e Workplace em um encontro que deixou claro: o uso e a ocupação dos espaços corporativos estão entrando em uma nova era, mais inteligente, mais humana e, definitivamente, mais estratégica. Com uma programação que percorreu temas como eficiência operacional, ESG, riscos psicossociais, inteligência artificial e modelos avançados de gestão de espaços, o evento consolidou-se como um dos debates mais maduros e necessários do mercado brasileiro.

A agenda começou cedo e seguiu com uma abertura conduzida pela organização antes de mergulhar na palestra mais aguardada do dia: a keynote de Lynn Baez, vice-presidente de Workplace Services & Facility Management na McKesson e Immediate Past Chair do Conselho Global da IFMA. Sua presença não só reforçou a relevância internacional do encontro, como deu o tom da conversa: dados, tecnologia e pessoas precisam caminhar juntos, e os profissionais que entenderem essa equação são justamente os que vão liderar o futuro.

Lynn iniciou sua fala relembrando sua própria trajetória, uma virada ousada, há mais de duas décadas, que a levou das ciências ambientais e médicas para o universo das instalações. Desde então, passou por gigantes como Google, Sodexo, Nokia, Cushman & Wakefield e T-Mobile USA, até assumir a liderança estratégica da operação de FM da McKesson, maior distribuidora americana de suprimentos médicos. Além de sua atuação executiva, Lynn tem sido uma das principais embaixadoras da IFMA nas Américas, fortalecendo a presença da entidade na América Latina e representando o setor no Capitólio, em Washington.

Ao se dirigir ao público brasileiro, ela foi direta: “A verdadeira história da gestão de ocupação nasce do encontro entre dados e experiência humana.” Segundo Lynn, a tecnologia só ganha força quando existe um modelo de colaboração robusto entre Facilities, RH e TI, tríade que, segundo ela, define o novo patamar de performance dos espaços de trabalho. Na McKesson, sua equipe opera justamente nessa convergência, conectando dados, processos e comportamento humano para redesenhar espaços baseados não apenas em onde as pessoas trabalham, mas em como elas prosperam.

Sua fala fortaleceu um ponto essencial: o Brasil tem uma vantagem competitiva global. “Aqui, a cultura molda o espaço”, disse Lynn. Ela lembrou que a forte orientação brasileira à confiança, às relações interpessoais e à colaboração faz com que os ambientes de trabalho precisem sustentar comunidade com áreas abertas, espaços de mentoria, tecnologia que aproxima e layouts que respeitam a identidade cultural. “Gerir ocupação no Brasil é curar comunidade”, reforçou, destacando que o desenho precisa celebrar conexão humana, sem permitir que a tecnologia substitua as relações.

A partir daí, Lynn mergulhou em dados inéditos dos últimos relatórios da IFMA, revelando um cenário que exige preparo técnico, fluência digital e sensibilidade humana. Estratégias flexíveis de trabalho já foram adotadas por 53% das organizações globalmente, um salto expressivo em relação a 2020, e a ocupação média dos escritórios caiu para 78%, reforçando a urgência de decisões baseadas em comportamento, não apenas em metragem. Ela argumentou que o FM ganha protagonismo exatamente nesse ponto: interpretar dados, prever cenários, ajustar layouts e garantir que os espaços evoluam junto das pessoas.

Na parte mais contundente da palestra, Lynn enfatizou que a tecnologia de ocupação, com sensores IoT, automação, IA, digital twins, deixa de ser custo e passa a ser multiplicador estratégico, capaz de reduzir desperdícios, elevar eficiência, melhorar ESG e valorizar ativos. Mas, para isso, é necessária governança ética dos dados, algo que ela destacou como “a nova base da confiança”. Segundo ela, transparência sobre o que é medido, por que é medido e como a informação será usada é essencial, principalmente em culturas relacionais como a brasileira.

Lynn reforçou também que o papel do FM se tornou crítico para orientar decisões de real estate, sustentar estratégias ESG e criar ambientes resilientes. “Um prédio inteligente pode dizer o que precisa. Mas alguém precisa interpretar”.

O Fórum seguiu com mesas-redondas sobre gestão orientada ao uso, ESG e fatores físicos da experiência do colaborador, além do impacto da inteligência artificial nos modelos turnkey e na gestão de espaços corporativos. 

Por fim, o evento estacou que a gestão de ocupação deixou definitivamente de ser um capítulo técnico para se transformar em uma agenda estratégica, tão humana quanto digital, tão analítica quanto cultural, e essencial para qualquer organização que queira prosperar em um mundo movido por dados e pessoas.