Por Redação

Durante muito tempo, Facilities foi visto como uma área essencialmente operacional, voltada à manutenção, limpeza, organização de espaços e suporte à rotina. Esse cenário, no entanto, vem mudando rapidamente.

Um case apresentado por Bruno Nardon, sócio e fundador da G4 Educação, em seu canal no YouTube, ilustra bem essa transformação. A combinação de Inteligência Artificial, ferramentas no-code — que permitem criar sistemas e automações sem a necessidade de programação tradicional — e autonomia operacional mostra como Facilities pode assumir um papel mais estratégico, gerando eficiência, redução de custos e inteligência de gestão.

O mais relevante é que essas soluções não surgiram de grandes estruturas de tecnologia, mas da própria operação. Profissionais que conhecem as dores do dia a dia passaram a usar IA de forma prática para resolvê-las.

Quando quem conhece a dor cria a solução

A principal virada desse case não está na tecnologia em si, mas em quem passou a utilizá-la. A IA deixa de ser um recurso distante e passa a ser uma ferramenta prática para quem vive a operação.

Na G4 Educação, isso se materializa na atuação de Rafael Alves, gerente de Facilities, Gabriel Jesus, gerente de Manutenção, e Thiago Monteiro, gerente de Operações. Eles refletem um movimento claro: o profissional de FM deixa de apenas executar e passa a interpretar dados, identificar gargalos e construir soluções.

Mais do que um novo cargo, surge um novo perfil, mais analítico, curioso e preparado para lidar com dados, tecnologia e inteligência operacional.

Não por acaso, esse debate estará também no Congresso InfraFM 2026, no painel “O analista de FM é a nova profissão dos dados”, com a participação de Rafael Alves, Gabriel Jesus e Thiago Monteiro. 

Escala de limpeza: de uma manhã inteira para 15 minutos

Um dos exemplos mais emblemáticos citados no vídeo está na elaboração das escalas de limpeza.

Trata-se de uma tarefa que, em muitos ambientes, consome horas do gestor, exige atenção a folgas, regras trabalhistas, cobertura de eventos e distribuição equilibrada da equipe. No caso apresentado, esse processo, que antes tomava uma manhã inteira, passou a ser resolvido em cerca de 15 minutos com apoio de IA.

O ganho não está apenas na velocidade. Há também redução de erro humano, mais consistência no planejamento e menos risco de decisões improvisadas que acabam gerando horas extras, falhas de cobertura ou desgaste operacional.

Estoque por voz: tecnologia adaptada à realidade da operação

Outro ponto de grande valor prático foi a criação de um sistema de controle de estoque por comando de voz.

Na rotina de Facilities, especialmente em operações ligadas à limpeza e à copa, a disciplina de registro de saída de materiais costuma ser um desafio. Planilhas, controles manuais e sistemas pouco amigáveis frequentemente geram rupturas, furos de inventário e compras emergenciais.

No case da G4, as colaboradoras registram a retirada de insumos por voz, em um tablet. A informação é processada pelo sistema, a baixa é feita automaticamente e, quando o estoque atinge níveis críticos, o time de compras recebe um alerta.

É uma solução inteligente não apenas porque automatiza, mas porque respeita a realidade de quem está na operação. Em vez de exigir adaptação das pessoas a uma tecnologia complexa, a tecnologia é desenhada para funcionar no ritmo da equipe.

Checklists, rondas e gestão por evidência

O vídeo também mostra aplicações ligadas ao acompanhamento das atividades de campo.

Com apoio de registros fotográficos e fluxos digitais, o time consegue monitorar a execução de rotinas, validar padrões de serviço e reduzir tanto a ociosidade quanto a sobrecarga. Isso fortalece a gestão porque substitui percepções subjetivas por evidências práticas.

Para Facilities, esse tipo de estrutura abre espaço para uma operação mais rastreável, com melhor controle de qualidade e mais capacidade de demonstrar desempenho para a liderança.

Uso de EPIs e reforço de compliance

Outra aplicação destacada envolve a gestão de EPIs. Bots enviam lembretes ao longo do dia para que as colaboradoras confirmem o uso dos equipamentos de proteção, gerando indicadores de conformidade.

Esse ponto é particularmente relevante porque mostra como a IA pode ajudar Facilities não apenas em produtividade, mas também em compliance, segurança e mitigação de risco.

Quando a tecnologia cria registros, rotinas de confirmação e indicadores recorrentes, a área passa a trabalhar com mais previsibilidade e mais capacidade de demonstrar cuidado operacional.


Saving real vai além do budget

O dado mais visível apresentado no vídeo é a economia direta de R$ 60 mil por ano, obtida quando o time desenvolveu sua própria plataforma de manutenção e deixou de depender de um software contratado no mercado. Mas, nesse caso, o saving real vai além da licença que deixou de ser paga.

Parte importante desse ganho está no tempo recuperado pela operação. Quando escalas passam a ser montadas em minutos, quando o controle de estoque deixa de depender de registros manuais e quando checklists, rondas e acompanhamentos se tornam mais simples, rastreáveis e organizados, a empresa reduz horas improdutivas, alivia a carga dos gestores e melhora o fluxo de trabalho de diferentes equipes.

É aí que o impacto financeiro se torna mais amplo. Porque o valor não está apenas no corte de um custo fixo, mas também no volume de horas, esforço e energia operacional que volta para a empresa em forma de eficiência, previsibilidade e melhor uso dos recursos. Quando isso passa a ser mensurado, fica mais claro que o saving efetivo é muito mais representativo do que o número inicial sugere.

Gestão de espaços e reserva de salas

O case também avança para uma frente cada vez mais importante: space planning e gestão de ocupação.

Em um escritório com cerca de 400 colaboradores, localizar pessoas, organizar posições e administrar salas de reunião pode rapidamente se transformar em uma ineficiência rotineira. Reservas sem uso, espaços subutilizados e dificuldade para localizar profissionais afetam tanto a produtividade quanto a experiência interna.

A criação de um sistema próprio para reserva de salas e visualização da ocupação mostra como Facilities pode atuar de forma decisiva sobre a jornada do colaborador. E há um aspecto simbólico importante nesse movimento: em vez de recorrer a uma solução de mercado, o time passou a desenvolver uma alternativa interna, mais aderente à sua realidade e com custo muito menor.

E talvez aí esteja uma das principais reflexões do case: o mercado começa a reconhecer quem deixou a teoria de lado e passou a aplicar IA na eficiência diária, com impacto concreto sobre processos, tempo e gestão.

Assista ao vídeo completo no canal de Bruno Nardon no YouTube.​​