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Digitalização de documentos: quais os benefícios?

Vale a pena desistir do papel?

Por Mateus Murozaki

Digitalização de Documentos

Foto: Canva.com/74images

Nos esforços de sustentabilidade das empresas, uma ação que pode ser eficiente não apenas para o meio ambiente, como também para a própria operação da empresa e, acima de tudo, trazer economia, é a digitalização de documentos. Reduzir o consumo de papel traz alguns benefícios óbvios e outros um pouco menos aparentes.

"Claramente, há uma economia no consumo de papel, tinta e espaço que os documentos físicos ocupam. Dependendo da empresa, tratam-se de dezenas de caixas e envelopes de documentos que poderiam muito bem estar ocupando um espaço digital" - enfatiza o CEO da NextiMarcelo Gomes.

Todos precisamos utilizar papel em suas mais diversas formas; isso é um fato. Não há mal, porém, em tentar entender o que realmente é essencial e o que é apenas um costume que não necessariamente traz benefícios.

Com a pandemia e a popularidade do trabalho remoto, o trabalho como conceito foi migrando cada vez mais do físico para o digital e, por consequência, se tornando menos material. Uma das vantagens disso é um maior controle organizacional por parte do RH.

Pense comigo: é mais fácil encontrar um documento específico em meio a um arquivo cheio de outras folhas de papel, ou simplesmente pesquisar por ele em uma plataforma de escolha e ter acesso a ele em questão de minutos? A vantagem da digitalização não é apenas econômica ou sustentável, mas também de agilidade. Há também o lado de segurança, visto que nunca sabemos quando papéis importantes podem acabar sendo destruídos por enchentes, incêndios, ou até mesmo se perderem em uma mudança de escritórios.

Claro que a prática sozinha não é suficiente para que uma empresa possa ser considerada 100% sustentável e, inclusive, pode contribuir de maneira negativa para o meio ambiente, visto que, quanto mais espaço sendo utilizado na nuvem, mais a demanda por energia aumenta. Há, porém, mais benefícios do que contras na iniciativa.

A empresa de soluções digitais Nexti é uma das que apostaram na digitalização como ferramenta de eficiência. A plataforma oferecida por eles contém, dentro de si, diversas funcionalidades organizacionais para que se possa ter certeza de que os arquivos não se perderão. Isso tudo, claro, com validação jurídica. Com isso, as pilhas e pilhas de documentos que departamentos enterram departamentos como o RH se tornam acessíveis em questão de minutos.

O desenvolvimento do sistema se deu através de dores reais presentes nas rotinas de RH de diferentes negócios. A partir daí, foi se criando um conjunto de soluções para os problemas mais presentes na área até que, em 2017, a empresa passou a operar de maneira independente.

Caso tenha interesse nos serviços da empresa, entre em contato via e-mail [email protected].


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