Por Léa Lobo

O 4º Fórum InfraFM Workplace, realizado nos dias 11 e 12 de novembro de 2024, reuniu profissionais do setor de Facilities Management para um encontro enriquecedor, focado na flexibilidade do ambiente de trabalho. Com um formato que incluiu visitas técnicas no primeiro dia e palestras no segundo, o evento proporcionou uma visão abrangente das práticas mais inovadoras e eficazes em gestão de ambientes de trabalho e Facilities. Voltado para a criação de espaços adaptáveis e estratégicos, o fórum se destacou pelo compartilhamento de soluções que visam responder às demandas de um mercado em constante transformação.

Aproveitamos a oportunidade para agradecer aos patrocinadores do evento, que não apenas contribuem para a disseminação de conhecimento no setor, mas também destacam suas soluções, produtos e serviços voltados para o FM: Branco Branco, CH3 Construtora, John Richard, Neowrk, Santafe, Soluarq, Space Plan, Studio Conceito, Telelok e Workplace Arquitetura Corporativa.

VISITAS TÉCNICAS

O primeiro dia, dedicado a visitas técnicas, permitiu aos participantes explorar instalações de empresas líderes, onde puderam observar diferentes abordagens e práticas de gestão de facilities. Com a participação de figuras importantes do setor, o evento possibilitou aos profissionais aprenderem e trocarem experiências sobre como otimizar processos, reduzir custos e aplicar soluções inovadoras. Além de expandirem suas redes de contatos, os visitantes tiveram a chance de entender de perto como cada instalação enfrenta e resolve desafios comuns ao setor. Registramos aqui o nosso agradecimento aos anfitriões:

B3

Ulisses Miziara, Superintendente de Facilities, e Daniela Affonso, Facilities - Segurança e Adm. Predial da B3 Brasil, Bolsa Balcão

GS1

Maris Borges, Gerente Administrativo Predial da GS1 Brasil

Takeda

Marisa Okuyama, Gerente de Facilities na Takeda

99 (DiDi)

Paulo Brugnaro, Head de FM, e Luciane Assumpção, Gerente de Facilities da 99 (DiDi)

O CONTEÚDO

O IMPACTO DOS CHATBOTS NA COMUNICAÇÃO E EFICIÊNCIA EM FM

Na palestra, Daniel Dal Poggetto Barbosa apresentou como a implementação de um chatbot, chamado Yuri, trouxe significativas melhorias para a gestão de Facilities na Corteva. Inspirado por interações informais e a necessidade de simplificar processos repetitivos, Daniel compartilhou sua visão de como a inteligência artificial pode ser uma aliada essencial para tornar as operações mais eficazes e acessíveis. Yuri foi projetada para responder a perguntas frequentes demandadas para a área de Facilities e fornecer suporte contínuo, eliminando tarefas manuais que antes sobrecarregavam a equipe de atendimento. Este chatbot, disponível 24 horas por dia, atende necessidades diárias como o menu do refeitório, linhas de ônibus e reservas de salas, oferecendo praticidade e promovendo o engajamento entre colaboradores.

Daniel também abordou como a jornada de criação do Yuri envolveu inovação, simplicidade e uma abordagem colaborativa com outras áreas da empresa. Utilizando tecnologia acessível e um programador externo, a iniciativa possibilitou um avanço significativo na eficiência e na comunicação interna da Corteva. Além de reduzir custos, Yuri evoluiu para responder a demandas durante a pandemia, ampliando seu papel para áreas como RH, procurement e atendimento a clientes via WhatsApp. Daniel reforçou que a IA generativa e os chatbots não apenas automatizam processos, mas também criam novas oportunidades para repensar o modelo de trabalho, promover diversidade e valorizar a contribuição humana, apontando para um futuro onde a tecnologia e o engajamento humano caminham lado a lado.

ESCUTA ATIVA E GESTÃO DE EQUIPES NUM WORKPLACE EM TRANSFORMAÇÃO

Ana Paula Cassago, Facility Manager na Microsoft, pela JLL, destacou a importância de desenvolver uma escuta ativa no ambiente de Facilities Management. Ela explica que, apesar de o setor muitas vezes ser visto como uma área de apoio, ele se tornou estratégico ao lidar com o cuidado das pessoas e proporcionar um ambiente funcional e acolhedor. Ana Paula enfatiza que a escuta ativa é fundamental para entender verdadeiramente as necessidades e desafios da equipe, contribuindo para um trabalho mais alinhado e inovador. Ela compartilha sua própria trajetória, mencionando que, ao se tornar líder de uma equipe, percebeu a importância de parar, ouvir e compreender cada membro, criando um ambiente de confiança e abertura.

Ana Paula utiliza o conceito de “Café com Conceito” para exemplificar como encontros informais, livres de uma agenda rígida, podem promover trocas genuínas e gerar insights para melhorias no trabalho. Ela defende que, ao reservar tempo para escutar seus colaboradores, é possível captar detalhes valiosos sobre suas vidas e motivações, o que reflete positivamente no desempenho e no engajamento do time. A escuta ativa, segundo ela, é uma prática que não só humaniza a gestão, mas também fortalece a coesão e eficiência da equipe, criando um espaço onde todos se sentem valorizados e encorajados a contribuir com novas ideias e, é claro, trazer ainda mais resultados para os negócios.

COMO GRANDES CORPORAÇÕES ESTÃO UTILIZANDO ESCRITÓRIOS FLEXÍVEIS NA SUA ESTRATÉGIA DE VOLTA AO TRABALHO?  

Gustavo Donegá explorou como o modelo de escritórios flexíveis tem sido uma solução estratégica para empresas no contexto do retorno ao trabalho presencial. Com a pressão crescente para equilibrar custos e engajamento dos colaboradores, Gustavo destaca que a flexibilidade oferecida por esses espaços permite às empresas adaptarem suas operações rapidamente às necessidades dinâmicas do mercado. Ele explica que, ao reduzir investimentos em espaços subutilizados e implementar escritórios compartilhados ou em coworking, as corporações conseguem oferecer um ambiente eficiente, onde os colaboradores têm liberdade de escolha para trabalhar no escritório mais próximo ou conveniente, promovendo um ambiente mais inclusivo e prático.

Gustavo também compartilha exemplos de empresas como a Cielo e de um grande banco de investimento, que otimizaram seus recursos ao fechar filiais e adotar escritórios flexíveis em diferentes cidades, possibilitando um modelo de trabalho mais ágil e escalável. Ele reforça que esse modelo não só permite uma expansão rápida, mas também uma redução eficiente, oferecendo mais controle sobre os gastos em imóveis e infraestrutura. Com o uso de tecnologias para monitorar a ocupação e medir o uso de espaços, as empresas podem personalizar suas configurações de acordo com a demanda, preservando a identidade corporativa e engajando os colaboradores no retorno ao trabalho presencial de maneira rápida, eficaz e inovadora.

PROMOVENDO O BEM-ESTAR E A PRODUTIVIDADE NO AMBIENTE FARMACÊUTICO COM A CERTIFICAÇÃO FITWELL

Marisa Okuyama compartilhou o processo de certificação do escritório da Takeda, que foi o primeiro no Brasil a alcançar a classificação máxima de três estrelas Fitwell. Desenvolvida para promover saúde e bem-estar no ambiente de trabalho, a certificação Fitwell exige que o espaço seja projetado para incentivar atividades físicas e acessibilidade, medindo a “caminhabilidade” e o fácil acesso a serviços essenciais, como transporte público, hospitais e áreas verdes. Marisa destaca que integrar o conceito da certificação desde o início da obra facilitou a implementação, especialmente com o suporte de uma equipe de arquitetura experiente. Durante a pandemia, a Takeda concluiu a adaptação do espaço, proporcionando um ambiente seguro e confortável, com foco no bem-estar dos colaboradores.

A infraestrutura da Takeda, certificada pelo Fitwell, conta com diversas estratégias para promover hábitos saudáveis, como áreas de convivência com frutas, lanches saudáveis e sinalizações incentivando o uso de escadas. O ambiente é iluminado com luz natural, possui áreas colaborativas e espaços voltados ao relaxamento, como a sala de jogos e uma área verde com vista para o Parque da Cidade. A certificação tem contribuído para tornar o escritório mais atrativo e confortável, estimulando os colaboradores a trabalharem presencialmente de forma espontânea. Marisa também ressaltou o impacto positivo da certificação na empresa, refletido em maior satisfação e produtividade dos funcionários, e destacou planos futuros para novas certificações de sustentabilidade e acessibilidade.

PADRONIZAÇÃO, INOVAÇÃO E A TRANSFORMAÇÃO DOS ESPAÇOS NA 99 (DIDI)

Nesta palestra, Paulo Caetano Cereser Brugnar explicou o desafio da integração de práticas de Facilities e Real Estate para a 99 (parte da DiDi), uma empresa global que atua em mobilidade e serviços financeiros. Com escritórios administrativos e centros de atendimento para motoristas em 13 países, a Didi buscou padronizar suas operações em todos os locais, estabelecendo uma identidade visual e operacional unificada. Esta padronização visa criar consistência, facilitar a troca de melhores práticas e promover uma experiência homogênea para funcionários e visitantes, independente do país. No Brasil, onde a empresa opera sob a marca 99, a Didi incorporou uma estrutura centralizada de Facilities, possibilitando que soluções de design e operações fossem compartilhadas internacionalmente para melhorar a eficiência.

Paulo, que é Head de Facilities e Real Estate, também destacou o papel da inovação e da flexibilidade na adaptação dos espaços, especialmente com a política de trabalho híbrido implementada após a pandemia. A 99 reconfigurou seus escritórios para maximizar o uso dos espaços existentes, evitando expansões desnecessárias e adotando sistemas de reserva e sensores de ocupação para melhorar a gestão das salas de reunião. O projeto inclui o uso de um chatbot para auxiliar nas operações de Facilities, permitindo que a equipe se concentre mais em atividades estratégicas e menos em tarefas operacionais. A inclusão e o bem-estar dos colaboradores são prioridades, refletidos em adaptações nos espaços para atender diferentes necessidades culturais e de acessibilidade. Paulo conclui destacando a importância do envolvimento global da equipe e da troca de experiências com outras empresas para fortalecer as práticas de Facilities.

CUSTOS E ESTRATÉGIAS PARA A VIABILIZAÇÃO DE MUDANÇA DE LOCAL DE TRABALHO

Em sua palestra, Flavia Knoploch, Facilities Manager na Zurich Seguros, compartilhou sua experiência em planejamento e execução de grandes projetos de mudança, destacando os desafios específicos desse processo. Flavia sublinha a importância de duas ferramentas principais para o sucesso: planejamento e comunicação. Ela enfatiza que um planejamento detalhado e prévio minimiza erros e que uma comunicação eficaz envolve questionar os stakeholders para entender suas reais necessidades, além de preparar todos os colaboradores para as mudanças. Segundo ela, é essencial engajar líderes e executivos desde o início para garantir o apoio e a adesão ao projeto, que, no caso da Zurich, envolveu a reconfiguração dos espaços para um modelo de trabalho híbrido, reduzindo o número de andares e criando ambientes colaborativos.

Flavia também explica como a Zurich otimizou custos ao reaproveitar alguns recursos, como cadeiras, e ao buscar eficiência nos gastos com infraestrutura e tecnologia, incluindo a implementação de um sistema de reservas de espaços. Ela destaca a importância de considerar certificações, como LEED, desde o início do projeto, pois isso pode impactar significativamente nos custos e no planejamento técnico. Para uma adaptação mais fluida, a Zurich também realizou visitas guiadas ao novo escritório antes da inauguração oficial, além de acompanhar o uso e as impressões dos colaboradores nos primeiros meses. A experiência reforça a importância de criar ambientes funcionais e inclusivos, considerando o feedback dos colaboradores e ajustando os espaços conforme necessário para melhor uso e conforto.

OKR AGILE COMO FERRAMENTA EM PROJETOS DE WORKPLACE

Jessika de Araujo, Supervisora de Workplace e Welfare dentro do departamento de Business Support na Hyundai Motors, explorou como a metodologia OKR (Objectives and Key Results) pode otimizar projetos de workplace, com foco em bem-estar e eficiência. Jessika explica que o OKR não é apenas uma ferramenta de definição de metas, mas uma abordagem que estrutura objetivos de forma colaborativa e mensurável, alinhando-os com a estratégia da empresa e permitindo ajustes constantes. No contexto de workplace, Jessika sugere que os OKRs criam metas motivadoras e engajadoras para a equipe, permitindo maior envolvimento e entendimento do propósito de cada tarefa, como transformar o ambiente de trabalho em um espaço colaborativo e inspirador. Ela destaca a importância de revisões semanais para ajustes nos resultados, promovendo um ambiente ágil que responde rapidamente às mudanças e necessidades dos colaboradores.

Jessika também abordou os desafios na implementação de OKRs, incluindo a resistência à mudança e a necessidade de clareza nos objetivos. Ela menciona que na empresa, apesar de ainda não aplicar a metodologia OKR completamente, sua equipe adota conceitos essenciais, como reuniões periódicas para alinhar e acompanhar os objetivos, e a inclusão de feedbacks dos colaboradores para refinar a execução dos projetos. Em parceria com terceiros, ela consegue alinhar os objetivos de bem-estar com as reformas e melhorias nas áreas da empresa, sempre buscando entregar ambientes que vão além da estética, promovendo conforto e funcionalidade. Jessika enfatiza que, ao adotar os OKRs de forma estratégica e adaptável, é possível aprimorar a cultura organizacional e a experiência dos colaboradores, refletindo os valores e metas da Hyundai.

OS CONTÍNUOS DESAFIOS E OPORTUNIDADES DO TRABALHO HÍBRIDO E FLEXÍVEL

Karina Spinelli Frederico, profissional com mais de 19 anos na área de Hospitalidade e FM, compartilhou insights sobre as complexidades de implementar e gerenciar modelos de trabalho híbridos em ambientes corporativos. Ela discutiu como a pandemia acelerou a transição para o trabalho remoto, uma mudança que exigiu a adaptação rápida de empresas, que precisaram adequar-se a modelos flexíveis para garantir a continuidade das operações. Karina destacou que, embora a flexibilidade ofereça benefícios como maior retenção de talentos, inclusão de grupos diversos e equilíbrio entre vida pessoal e profissional, ela também exige uma nova abordagem gerencial que leve em conta aspectos como comunicação clara, cultura organizacional sólida e uma infraestrutura adaptada às necessidades dos colaboradores.

Karina abordou a importância de adotar uma perspectiva estratégica e personalizada, onde as empresas precisam estudar as rotinas e preferências dos colaboradores para criar espaços de trabalho que realmente atendam às novas demandas. Ela enfatizou que é necessário desenvolver ambientes que promovam colaboração e motivem as pessoas a frequentarem o escritório, sem obrigatoriedade, mas como uma opção que agrega valor. Além disso, ela destacou os desafios, como o excesso de trabalho e a falta de comunicação informal, que surgem no trabalho remoto, e a necessidade de uma liderança flexível e aberta a adaptar estratégias de acordo com a resposta e feedback contínuos dos colaboradores.

Por fim, o 4º Fórum InfraFM Workplace foi uma jornada completa de aprendizado e networking, onde os profissionais puderam explorar as melhores práticas em Facilities Management. O evento reforçou a importância de uma gestão humanizada e adaptável no contexto corporativo moderno, apontando para um futuro onde tecnologia, bem-estar e eficiência caminham juntos para transformar o ambiente de trabalho.