por Léa Lobo

Acompanhe o texto de pesquisa da McKinsey, conduzida por Sourav Das Adhikari, Steve Hoffman e Britta Lietke. No estudo eles relatam que em operações distribuídas - varejistas, fabricantes, transporte e logística - Facilities Management pode representar de 10 a 25 por cento dos gastos indiretos totais. Várias tendências recentes, incluindo receios de uma recessão, conflitos comerciais, interrupção tecnológica e aumento dos salários, tornaram a redução de custos uma prioridade maior nessa área. No entanto, os líderes empresariais devem encontrar um equilíbrio delicado para reduzir os custos não essenciais sem afetar o desempenho das operações principais.

As empresas têm diversas opções à disposição para otimizar os gastos com Facilities Management. A terceirização é uma estratégia bem estabelecida que está em ascensão graças a um influxo de fornecedores, enquanto abordagens integradas em Facilities Management, estratégias de workplace e tecnologia também prometem benefícios. O mercado global de Facilities Management, tanto internamente quanto terceirizado, é estimado em atingir 1,9 trilhão de dólares até 2024.

O segmento terceirizado representa mais da metade do total e tem atraído um número crescente de fornecedores com novas ofertas de serviços. No entanto, traçar um caminho claro - que permita que as empresas extraiam o máximo valor - é uma tarefa cada vez mais complexa.

Como as empresas devem proceder?

Como primeiro passo, os executivos devem se familiarizar com seis tendências emergentes que podem reduzir os custos de Facilities Management e melhorar a produtividade. As três primeiras envolvem a aplicação de estratégias e abordagens existentes; as três últimas envolvem o uso da tecnologia para transformar a forma como as empresas executam suas tarefas. No entanto, essas tendências não são prontas para uso; as empresas devem ter a estratégia e as capacidades certas para tirar o máximo proveito delas. Os líderes de FM devem focar em várias etapas imediatas para mobilizar sua organização e seguir essas tendências.

A evolução da estratégia de Facilities Management

Ao enfrentar uma pressão contínua para reduzir os custos operacionais, as empresas tendem a buscar economias sem pensar muito nas repercussões a longo prazo. Esse cenário torna Facilities Management um alvo particularmente propício. Durante tempos econômicos desafiadores, as empresas reduzem os orçamentos de Facilities Management; uma vez que a perspectiva melhora, os níveis de gastos muitas vezes permanecem baixos. Esse padrão pode levar à deterioração das condições de edifícios e equipamentos, o que pode custar mais no longo prazo.

Ao longo dos anos, as indústrias têm aceitado a terceirização como uma opção viável para operações não essenciais, incluindo Facilities Management. As empresas geralmente seguem uma progressão que começa com a terceirização de atividades não essenciais em locais individuais. A consolidação, padronização e combinação dessas tarefas ao longo do tempo resultam na terceirização de um conjunto abrangente de serviços não essenciais e gerenciamento para terceiros.

Vários fatores econômicos tornaram a terceirização mais relevante em Facilities Management. O crescimento está desacelerando em vários países grandes à medida que eles chegam ao fim do ciclo econômico atual. Conflitos comerciais globais de grande alcance criaram mudanças inesperadas nos preços de commodities e produtos acabados. Enquanto isso, as interrupções tecnológicas aumentaram em algumas indústrias, levando as empresas tradicionais a liberar recursos para investimentos em tecnologia. Por último, as taxas de desemprego mais baixas.

A área de Facilities Management está madura para a disrupção: está atrasada em relação a outras funções, como a manutenção de equipamentos de produção, tanto em termos de maturidade digital quanto penetração de tecnologia. Embora a tecnologia esteja disponível para Facilities Management, vários obstáculos têm dificultado a adoção, como a falta de habilidades digitais dentro da função, outras prioridades para a liderança e o foco contínuo na redução de custos. Esses fatores tornaram o mercado de terceirização de Facilities Management atraente para fornecedores líderes que já estavam envolvidos direta ou indiretamente com essa função. Vários players incumbentes desenvolveram uma oferta integrada em Facilities Management na tentativa de capturar uma maior participação de mercado.

SEIS TENDÊNCIAS EMERGENTES

Identificamos seis tendências que oferecem oportunidades de economia de custos ou melhoria da produtividade agora, ou que podem transformar Facilities Management ao longo da próxima década. A atratividade de cada tendência dependerá das necessidades e capacidades de uma organização, e as tendências são apresentadas de forma a facilitar a avaliação e comparação. Acompanhe:

1. TERCEIRIZAÇÃO DE FACILITIES MANAGEMENT

As organizações estão avaliando seu modelo operacional para maximizar a criação de valor. Antes de terceirizar Facilities Management para terceiros, no entanto, elas revisam a combinação adequada de internalização e terceirização com base na capacidade, custo e cobertura. Vários fatores estão alterando a equação.

- Crescimento na terceirização: A terceirização agora ultrapassou 50% do total do mercado de Facilities Management em várias regiões, incluindo Europa, Oriente Médio e América do Norte.

- Adoção baseada na indústria: Em empresas de manufatura, serviços leves, como paisagismo e limpeza, são categorias preferidas para terceirização. Serviços pesados, como manutenção de equipamentos de utilidade pública, geralmente ainda são internalizados. Enquanto isso, setores como varejo, bancos e outras indústrias não relacionadas à manufatura estão buscando primeiro otimizar seu modelo operacional equilibrando a internalização e a terceirização. Se os benefícios obtidos não forem significativos, algumas empresas nesses setores optaram por terceirizar completamente a área de Facilities Management.

- Penetração da gestão integrada de instalações (IFM): A IFM está conquistando uma participação de mercado maior na terceirização, especialmente na América do Norte, onde representa cerca de 20% da categoria terceirizada.

Implicações:

- Custo: Seu modelo operacional está otimizado e seus concorrentes ainda têm melhor desempenho em custos?

- Vantagem competitiva: Facilities Management oferece uma vantagem competitiva sobre seus concorrentes?

- Capacidade organizacional: A empresa possui pessoal experiente em Facilities Management com conhecimento intrínseco do local, bem como técnicos internos altamente eficientes, o que seria desafiador para uma terceira parte igualar?

2. VALOR INTEGRADO E SERVIÇOS RELACIONADOS

As empresas estão explorando a integração do Facilities Management e serviços relacionados, com o objetivo de otimizar a gestão e melhorar o desempenho. Essa oferta pode incluir as seguintes funções:

- Imóveis: Esta categoria inclui todos os serviços relacionados à gestão de transações, gerenciamento de projetos e outros serviços.

- Em Facilities Management: Todas as tarefas envolvidas na manutenção de uma instalação, como a manutenção de equipamentos e serviços prediais.

- Gestão de energia: Atividades focadas na conservação de energia, incluindo reformas e mudanças procedimentais.

- Manutenção de produção: A manutenção de equipamentos de produção abrange áreas como estações de montagem, equipamentos de processo e estações de teste.

- Serviços para funcionários: Os serviços para funcionários podem incluir salas de correspondência, centro de fitness, cantina e serviços de alimentação.

Implicações:

- A tomada de decisão é mais fácil, pois menos pessoas estão envolvidas.

- Uma visão abrangente de todos os serviços com menos fornecedores facilita a gestão dessas categorias.

- Fornecedores que fornecem serviços integrados podem se tornar parceiros estratégicos para as organizações.

Fatores a serem avaliados se a organização deve buscar um acordo com um integrador de terceirização:

- Custo: Os custos estão acima dos benchmarks para os concorrentes?

- Portfólio geográfico: A empresa possui uma presença geográfica diversificada?

- Portfólio imobiliário: O portfólio de imóveis é diversificado?

- Capacidade organizacional: A função de imóveis possui capacidade ou habilidade limitada?

3. ESTRATÉGIA DE LOCAL DE TRABALHO

A estratégia de local de trabalho está se tornando uma ferramenta fundamental para melhorar o engajamento e a retenção de funcionários. Ela inclui várias categorias diferentes:

- Espaço de trabalho modular: Os espaços de trabalho podem se tornar mais modulares e baseados em atividades para aumentar a agilidade e flexibilidade com a mudança da força de trabalho, ao mesmo tempo em que diminui a área total.

- Coworking: O coworking oferece flexibilidade na seleção do tipo de espaço e período de ocupação, o que pode oferecer economia de custos.

- Comodidades de estilo de vida: Comodidades de estilo de vida, como yoga, meditação, creche, salas de recreação e áreas para sonecas, tornaram-se recursos comuns para melhorar a experiência dos funcionários.

- Design de bem-estar: As empresas podem investir em espaços de trabalho com acústica, iluminação, móveis e pisos atraentes, entre outros recursos.

Juntas, essas categorias formam opções ao longo dos contínuos de espaço e bem-estar.

Notavelmente, as tendências nessa categoria podem aumentar os custos em Facilities Management (para empresas que optam por investir mais no design do espaço de trabalho), mas também podem compensar indiretamente esses gastos com maior produtividade dos funcionários.

Implicações

- Ao considerar estratégias de força de trabalho, as empresas precisam equilibrar o engajamento dos funcionários e o investimento no workplace.

- As organizações estão buscando cada vez mais fornecedores capazes de manter um workplace em constante evolução.

Fatores para ajudar as organizações a determinar se a renovação do workplace é adequada para elas:

- Portfólio geográfico: O portfólio geográfico das instalações é fragmentado e está em constante mudança devido à localização dos clientes?

- Produtividade dos funcionários: A produtividade atual dos funcionários está abaixo dos níveis de referência de pares, e o design de bem-estar e as comodidades de estilo de vida teriam impacto nesse aspecto?

4. EVOLUÇÃO DA INTERNET DAS COISAS (IOT)

Várias tendências e desenvolvimentos estão estimulando a adoção de equipamentos habilitados para IoT em Facilities Management em diversas aplicações.

- Eficiência energética: A implementação de dispositivos IoT, como sensores de movimento para luzes e controles de temperatura automatizados, permite maior visibilidade no uso e gerenciamento de energia.

- Experiência do ocupante: Esse fator pode ser um contribuinte para a adoção de IoT.

- Computação: Os custos de transmissão de dados estão determinando se a abordagem de computação na borda, na nuvem ou híbrida prevalecerá.

- Propriedade da pilha: As empresas estão buscando possuir várias camadas da pilha de IoT. A infraestrutura de hardware e/ou software está emergindo como modelos de propriedade preferidos.

- Segurança de IoT: A segurança está ficando para trás em relação ao desenvolvimento de dispositivos e plataformas de IoT.

Implicações

- As empresas precisam atualizar ou modernizar os sistemas legados antes que as instalações possam se beneficiar do IoT.

- O ceticismo persistente sobre o impacto do IoT significa que as organizações terão que desenvolver vários casos de uso para demonstrar o impacto dessas tecnologias na experiência do ocupante.

- As empresas devem considerar a possibilidade de parceria com fornecedores que possuam uma visão de IoT de ponta a ponta e as capacidades necessárias para transformar essa visão em realidade.

Os executivos devem considerar os seguintes fatores para determinar se agora é o momento certo para adotar o IoT em Facilities Management:

- Custo: O custo de conversão para IoT nas instalações é comparável às despesas atuais de manutenção e operações?

- Promotor de mudança: As iniciativas de IoT têm patrocinadores de nível C além do CIO?

- Compatibilidade do dispositivo: Os sistemas podem ser adaptados com tecnologia IoT?

- Compatibilidade do sistema: O sistema de gerenciamento de edifícios (BMS) é capaz de se integrar com dispositivos e software? A organização possui as capacidades de gerenciamento de dados e segurança necessárias para suportar dispositivos equipados com IoT?

5. SURGIMENTO DE ROBÔS

A automação robótica é adequada para assumir tarefas repetitivas e perigosas. Até o momento, empresas asiáticas e europeias lideram a adoção de robôs para serviços como limpeza e segurança; a adoção generalizada pode ocorrer nos próximos anos.

- Tarefas repetitivas. Atividades que seguem o mesmo processo toda vez, como varrer o chão, são oportunidades ideais para integrar robôs nas operações. Várias empresas estão atualmente projetando e construindo robôs para automatizar tarefas repetitivas, como lavagem de alta pressão e corte de grama.

- Tarefas perigosas. O uso de robôs para certos trabalhos - por exemplo, patrulha de segurança ou limpeza de dutos de HVAC - poderia permitir que as empresas reduzissem custos e riscos.

Implicações

- As aplicações da automação robótica ainda estão em estágios iniciais para Facilities Management.

- Tarefas de Facilities Services repetitivas e perigosas são as principais candidatas para serem transformadas pelos robôs.

- As organizações podem pilotar robôs para tarefas repetitivas ou fazer parceria com fornecedores que possuam experiência na implantação e manutenção de robôs.

Fatores para avaliar se agora é o momento certo para investir na automação robótica:

- Custo: O custo de possuir ou alugar um robô é menor do que os custos atuais?

- Suporte do mercado: Foi estabelecida uma cadeia de suprimentos de serviços para o equipamento?

- Efetividade: A qualidade do trabalho é semelhante ou melhor do que os processos atuais?

- Maturidade da tecnologia: A tecnologia atual mudará drasticamente no curto prazo?

6. REALIDADE AUMENTADA

As empresas de tecnologia estão desenvolvendo soluções de AR de ponta a ponta que têm o potencial de transformar Facilities Management.

- Hardware: Smartphones e tablets dominam o mercado de hardware, enquanto os dispositivos vestíveis ainda estão em níveis baixos de penetração no mercado.

- Fonte de conteúdo: A informação é limitada ao conteúdo retirado de manuais de manutenção e por meio da interação do usuário. As fontes de conteúdo de dispositivos baseados em IoT também estão em estágios iniciais e idealmente seriam aprimoradas ainda mais por dados coletados de sensores IoT.

- Interação: A informação pode ser visual, instrutiva ou interativa. As tecnologias estão se desenvolvendo em todas as áreas, mas a visualização é atualmente a mais madura.

- Mapeamento: Embora o mapeamento ainda esteja limitado ao rastreamento espacial, as tecnologias de marcação e imposição de formas estão sendo desenvolvidas.

- Kit de desenvolvimento de software (SDK): Os SDKs estão bem desenvolvidos para aplicações de consumo, como jogos, mas ainda estão em estágios iniciais para aplicações em Facilities Management.

Implicações

- A Realidade Aumentada ainda está em estágios iniciais de desenvolvimento para a área de Facilities Management.

- As organizações teriam que coordenar várias funções para usar a AR de forma eficaz.

- As empresas devem trabalhar com parceiros que estão ativamente envolvidos com provedores de AR e pilotar a tecnologia quando o mercado estiver pronto com uma solução.

Fatores para avaliar se agora é o momento certo para implementar a Realidade Aumentada:

- Suporte do mercado: A cadeia de fornecimento de hardware, software e conteúdo foi estabelecida?

- Infraestrutura de TI: A infraestrutura de TI foi desenvolvida para suportar AR em algumas aplicações controladas?

- ROI: A tecnologia tem um bom retorno sobre o investimento (ROI) ao considerar o tempo do técnico, número de visitas, segurança e facilidade de uso do processo?

- Nível de habilidade da força de trabalho: A força de trabalho atual possui conhecimentos suficientes em tecnologia?

AÇÕES A SEREM TOMADAS AGORA

Líderes em Facilities Management não podem simplesmente ligar um interruptor para aproveitar essas tendências. Algumas empresas precisarão ajustar sua estratégia, capacidades organizacionais e cultura. E considerando que algumas dessas tendências ainda estão em seus estágios iniciais, os executivos devem focar em estabelecer as bases. Várias ações podem ajudar.

1. Elevar a em Facilities Management para uma prioridade de nível C (com foco no engajamento do COO/CFO).

Muitas indústrias tradicionalmente deixaram Facilities Management em segundo plano, mas essa categoria pode ser uma mina de ouro de economias. Por exemplo, uma empresa estava sob pressão para reduzir custos, mas a equipe de compras estava cética em abordar Facilities Management devido a sensibilidades dentro da organização. A equipe de compras solicitou o apoio do CPO e COO para apoiar uma transformação em Facilities Management, e esse apoio criou um pipeline de economia acionável para os próximos três anos.

2. Estabelecer uma equipe multidisciplinar.

A colaboração verdadeiramente multidisciplinar entre compras e operações é necessária para criar um impacto sustentável. As empresas devem formar uma equipe que inclua o COO, CIO, um líder de Facilities Management, um líder de sourcing estratégico (para em Facilities Management ou inovação) e um líder de escritório de gerenciamento de projetos, entre outros. Sem alinhamento, as iniciativas de Facilities Management enfrentam um caminho difícil. Uma equipe de compras de uma empresa identificou economias durante o processo de RFP e passou a adotar a gestão integrada de instalações, mas alguns interessados não estavam a bordo. Durante a implementação, uma equipe de operações descobriu que as especificações prescritas não estavam alinhadas com seu equipamento. Em poucos meses, o contrato de IFM foi anulado após algumas conversas acaloradas entre compras e operações. Em outra empresa, os líderes de compras eram enfáticos em buscar o IFM. Embora fosse a estratégia certa, eles primeiro buscaram obter alinhamento e apoio da equipe de operações antes de iniciar o processo.

3. Avaliar a maturidade organizacional e as capacidades necessárias para gerenciar fornecedores e apoiar tecnologias digitais.

As capacidades, tanto do ponto de vista das relações quanto do conteúdo, são importantes. Relacionamentos com fornecedores podem ser construídos agindo em pesquisas de satisfação dos interessados, organizando reuniões conjuntas com fornecedores e gerenciando o desempenho dos fornecedores como uma equipe. As organizações podem desenvolver capacidades baseadas em conteúdo introduzindo treinamentos liderados por fornecedores em tecnologias digitais e investindo em treinamentos de especialistas externos. Por exemplo, um cliente estabeleceu uma frequência de reuniões entre fornecedores e interessados para identificar e resolver problemas a cada trimestre.

4. Criar o caso de negócio para investimento em tendências selecionadas.

As empresas podem apoiar a adoção de tecnologias emergentes fazendo pilotos controlados. Projetos que aplicam a realidade aumentada a tarefas simples e experimentam a Internet das Coisas (IoT) podem ajudar a acostumar a organização com a tecnologia. Pilotos bem-sucedidos podem fornecer o caso de negócio para a expansão; um raciocínio semelhante pode ser usado para oportunidades de integração de robôs. Por exemplo, a indústria hoteleira está adotando robôs para o serviço de transporte de bagagem e limpeza de quartos através de pilotos em hotéis específicos.

5. Fazer parceria com fornecedores de IFM e estabelecer um mecanismo de governança robusto.

Uma empresa pode ver os fornecedores de IFM como parceiros para alcançar economias e gerenciar o portfólio, mas primeiro deve estabelecer um mecanismo de governança robusto para manter a confiança com os fornecedores. Uma frequência regular de auditorias pode garantir que quaisquer economias contribuam para o resultado. Além disso, as empresas devem tomar decisões em conjunto com os fornecedores de IFM sobre tópicos como padronização de especificações e tecnologia de sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado (CMMS). Em uma empresa fabricante, um gerente de fábrica estabeleceu uma frequência regular de auditorias para revisar as iniciativas de IFM com a equipe financeira para garantir que as economias fluíssem para o resultado.

6. Projetar um roteiro de implementação.

As empresas devem desenvolver uma estratégia de categoria abrangente e de longo prazo para incorporar todas as tendências de Facilities Management. Um exercício de sequenciamento pode ajudar as empresas a priorizar iniciativas. Como as tecnologias continuarão a evoluir, os líderes de Facilities Management devem estabelecer um processo regular de revisão de estratégias de todas as categorias para refinar e aprimorar sua visão.

Tradicionalmente negligenciada, Facilities Management está à beira da disrupção. Empresas que acompanham as tendências emergentes e investem nas capacidades organizacionais certas estarão posicionadas para reduzir custos e aumentar o impacto de seus gastos em Facilities Management.

NOTA: Sourav Das Adhikari é um especialista em conhecimento, Steve Hoffman é um parceiro, e Britta Lietke é uma especialista sênior em conhecimento no escritório de Chicago da McKinsey & Company.  Estudo divulgado em novembro de 2019.