​Edição 8 - Fevereiro de 2026
Conteúdos exclusivos, de revisão técnica e amplianção conceitual para profissionais de FM cativos do Congresso InfraFM.

​➔ Disclaimer
Este material faz parte do programa de relacionamento Experts InfraFM. Trata-se de revisões breves e bastante práticas que aprofundam questões técnicas e análises gerais sobre temas que permeiam a vida profissional dos FM's brasileiros. São conteúdos revisados de edições passadas do Congresso InfraFM e materiais diversos que selecionamos sempre que fizer sentido para discussão. O acesso a este arquivo é garantido aos congressistas que estiveram conosco na última edição do evento e aos que já adquiriram seus tickets para 2026.

​➔ Proposta de reflexão

O que justifica a existência de um escritório em um cenário híbrido? E onde está hoje a maior ineficiência imobiliária corporativa: no valor do metro quadrado ou no critério utilizado para definir quantos metros são necessários?

Durante o Congresso InfraFM 2025, Flávia Costa e Maris Borges, respectivamente gerente de Educação e Negócios e gerente Administrativa e de Facilities na GS1 Brasil, apresentaram a expansão da sede a partir dessa mesma inquietação. Fundada em 1983, a GS1 Brasil é responsável no país pela padronização e governança do sistema de identificação de produtos, incluindo códigos de barras e padrões globais de rastreabilidade.

A decisão não começou pelo desenho do espaço. Começou pela revisão da premissa que sustenta o tamanho do espaço. Antes de discutir layout, mobiliário ou metragem adicional, a organização precisou responder a uma pergunta anterior: qual é a capacidade realmente exigida pelo modelo de trabalho vigente?

​➔ O que o case evidenciou na prática

Na apresentação, foi detalhado que a GS1 realizou uma leitura interna de ocupação real antes de avançar na expansão. A análise levou à redução de 29% das posições fixas e à implantação de 123 estações rotativas com sistema digital de reserva.

A decisão foi apresentada como consequência direta do comportamento de uso identificado na própria organização.

Não se tratou de aderir a uma tendência genérica de mercado. Tratou-se de alinhar capacidade instalada à demanda simultânea efetiva.

Essa escolha altera variáveis estruturais:

• quantidade de área necessária
• investimento em mobiliário
• base de consumo energético
• contratos de limpeza e manutenção
• elasticidade futura do portfólio

➔ O que o mercado tem documentado

O movimento apresentado pela GS1 dialoga com dados consolidados em escala macro:

O Workplace Utilization Study 2025, da CBRE, identificou que organizações híbridas operam com taxa média de ocupação simultânea inferior a 65% da capacidade projetada para 100% do quadro.

O Global Corporate Real Estate Survey 2025, da JLL, aponta que 71% das empresas revisaram seu portfólio imobiliário após estabilização do modelo híbrido, citando desalinhamento entre headcount formal e uso real como principal vetor.

Esses dados indicam que o erro recorrente não está no preço do metro quadrado, mas na premissa de dimensionamento.

​➔ Variabilidade operacional e risco de pico

Além da média de ocupação, a distribuição semanal também impacta a decisão. O Office Pulse Report 2025, da Colliers, aponta que empresas híbridas registram concentração de presença entre terça e quinta-feira, com variações superiores a 20 pontos percentuais em relação às segundas e sextas.

Essa assimetria exige capacidade de ajuste operacional. Sistemas de climatização, limpeza e suporte técnico deixam de operar sob lógica de estabilidade mensal e passam a responder a ciclos concentrados.

O Smart & Sustainable Buildings Report 2024, da Deloitte, identificou que edifícios que ajustaram sistemas prediais à ocupação real reduziram entre 15% e 23% o consumo energético anual.

No case apresentado, a integração entre reserva digital, monitoramento e climatização sob demanda atua diretamente sobre essa variabilidade.

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➔ Referências normativas e de mercado

Na expansão da GS1, a revisão da métrica de dimensionamento ocorreu paralelamente à ampliação do papel do espaço. O projeto incluiu a criação de um Centro de Inovação e Tecnologia que já recebeu mais de 14,5 mil visitantes, reposicionando o Workplace também como ativo institucional.

A pesquisa Experience Advantage 2024, da Gensler, indica que ambientes corporativos desenhados para interação e aprendizado ampliam percepção de propósito organizacional. Quando o espaço assume função relacional, o critério de avaliação deixa de ser exclusivamente custo por metro quadrado e passa a incluir geração de valor institucional.

É nesse ponto que a ISO 41001 faz sentido. A norma não trata apenas de manutenção ou contratos. Ela estabelece que o sistema de gestão de Facilities deve estar integrado à estratégia da organização, considerando necessidades das partes interessadas, geração de valor e melhoria contínua.

No contexto da GS1, isso significa que a expansão não poderia ser conduzida apenas como obra. Precisava ser tratada como decisão que impacta associados, visitantes, colaboradores e posicionamento institucional.

A transição física também envolveu risco operacional. A ISO 22301, voltada à continuidade de negócios, orienta que mudanças estruturais sejam avaliadas sob perspectiva de impacto e recuperação. Não se trata apenas de prever incêndios ou desastres, mas de garantir estabilidade de operação durante mudanças planejadas.

​➔ Playbook Rápido

• Definir ocupação simultânea máxima validada como métrica-base de dimensionamento

• Mapear variabilidade semanal por zona e tipo de ambiente antes de consolidar área definitiva

• Calcular custo anual da ociosidade estrutural considerando contrato imobiliário completo

• Modelar custo por estação ativa incluindo energia, limpeza, manutenção e área comum proporcional

• Simular cenários de pico operacional e testar capacidade dos sistemas prediais

• Integrar dados prediais, controle de acesso e agenda corporativa em dashboard único

➔ Métricas & ROI

​• m² por colaborador ativo real

• Custo total por estação efetivamente utilizada

• Redução percentual de área subutilizada

• Consumo energético ajustado à ocupação

• Payback da reconfiguração

• Taxa de ocupação simultânea máxima

• Custo anual da ociosidade estrutural

• Indicadores de uso institucional​

➔ Perguntas para levar à sua equipe

• O dimensionamento atual está baseado em headcount ou ocupação simultânea?

• Qual o custo anual da ociosidade estrutural?

• A variabilidade semanal está mapeada?

• O FM participa das decisões imobiliárias estratégicas?

• O espaço gera valor institucional mensurável?

➔ Citações

• CBRE, Workplace Utilization Study, 2025

• JLL, Global Corporate Real Estate Survey, 2025

• JLL, Global Real Estate Flexibility Index, 2025

• Colliers, Office Pulse Report, 2025

• Deloitte, Smart & Sustainable Buildings Report, 2024

• Gensler, Experience Advantage Report, 2024

• ISO 41001:2018 — Facility Management Systems

• ISO 22301:2019 — Business Continuity

➔ Como construímos este material

Conteúdo baseado na palestra “Decisões para Workplace: Quais Insights Podem te Ajudar?”, apresentada por Flávia Costa, gerente de Educação e Negócios, e Maris Borges, gerente Administrativa e de Facilities da GS1 Brasil, durante o Congresso InfraFM 2025.O texto foi ampliado editorialmente com pesquisas de mercado 2024–2025 e referências normativas aplicáveis à gestão estratégica de Facilities Management no contexto brasileiro, com foco em governança imobiliária, dimensionamento e gestão de ativos.