Por Larissa Gregorutti

Desde 2018, a área de Facilities e Serviços Compartilhados da Localiza Hertz iniciou um trabalho para transformar a forma que a companhia trabalha com os dados de todas as suas Filiais. O Centro de Informações Compartilhadas – CIC, tem o compromisso de catalogar, analisar, controlar, organizar sistemicamente e divulgar informações de cerca de 450 unidades de Aluguel de Carros espalhadas nas principais cidades e aeroportos do Brasil.

Segundo as responsáveis pelo desenvolvimento do CIC, Natália Freire e Cálita Magalhães, Assistentes da área de Administração, foi observado que algumas áreas da empresa tinham acesso às informações das agências, e quando confrontados os resultados eram diferentes para cada setor e em sua maioria não estavam atualizados, além da recorrência de pesquisas nacionais para levantamento de dados, que nasceu a necessidade da centralização das informações.

A ideia inicial foi montar um formulário com perguntas importantes e informações de utilização de várias áreas da matriz. Para isto, a equipe fez conexões com as áreas de Administração de filiais, Engenharia, Auditoria de filiais, Marketing, TI, Manutenção de Filiais, Qualidade da frota, Informações gerenciais, Operações e Supply, assim, foi possível entender quais tipos de informações precisariam estar presentes no checklist das agências, que ficou com o total de 514 perguntas. O próximo passo, foi entrar em contato com as Filiais e obter dados como o endereço, informações do colaborador responsável e os seus contatos, até itens patrimoniais, como o número de pessoas nos times, mobiliários, equipamentos, vagas para carros, quantidade de boxes de lavagem, área total da filial e etc.

“Aqui na Localiza Hertz, cada agência está conectada à Gerência de Administração de Filiais, área que eu atuo, e cada representante oficial é treinado para apresentar todas as informações que precisamos coletar e garantir a assertividade dos dados”, comentou Natália.

Ela explicou que as entrevistas por telefone não duravam menos que 1h, e ao encerrar o trabalho, novas agências estavam abrindo, algumas sendo adequadas ou mudando de endereço. “Ficou nítido que as informações poderiam se perder, e precisavam frequentemente de novas atualizações. Por isso, nós não podíamos perder o controle de tudo aquilo que já tinha sido feito até o momento”, pontuou Natalia.

Através do levantamento dos dados, seria possível também fornecer informações acerca da padronização da rede de agências e transformar essas informações em indicadores estratégicos para a companhia. Foi nesse momento que surgiu a proposta de criar o centro de informações compartilhadas.

“A Localiza é uma empresa reconhecida pelo seu alto padrão de excelência em toda a cadeia de serviços que oferece. Estamos em ritmo acelerado de crescimento, e precisamos de informação rápida para tomada de decisão. Com a agilidade do CIC, seremos mais rápidos em nossos movimentos” comenta o Gerente da área de Filiais, Felipe Trindade.

Após todo o trabalho de catalogar as informações, o próximo desafio era encontrar um sistema que mantivesse as informações disponíveis, de fácil acesso e que pudessem ser atualizadas rapidamente. “Para isto, buscamos esforços internos, cercando as informações em todas as portas de saídas da Matriz e estreitando o relacionamento com os líderes da ponta, assim, temos noção de tudo que está sendo alterado e agir rapidamente”, comenta Felipe.

Foi pensando em gerar celeridade e ganho de produtividade neste processo que o time de Administração de Filiais e Tecnologia da Informação da locadora criou o sistema via web/intranet, com custo zero comparado a um ERP. Com filtros dinâmicos, Natália explica que o colaborador consegue pesquisar o que ele precisa, e que o sistema é capaz de facilitar à organização e o acesso as informações em um só lugar. “A inovação muitas vezes está em soluções simples e geram um impacto muito relevante no processo. O CIC é um exemplo disso. A TI da Localiza está sempre conectada as demandas do negócio para que possamos oferecer os melhores recursos”, finaliza Salvador Maia, Analista de Sistemas responsável pela criação da plataforma.

O sistema do CIC está em operação desde o final de 2019, oferecendo dados das agências de Aluguel de Carros.

Com o sucesso do projeto, os dados das 170 unidades de franchising devem entrar no sistema em abril/20 e as 134 lojas da Seminovos estão em processo final de levantamento de dados. No total, a plataforma irá movimentar cerca de 350 mil informações e tem como objetivo munir a Diretoria para tomada de decisões mediante elaboração de relatórios, gráficos e indicadores que contemplem as informações das agências e lojas, além de contribuir para elaboração do orçamento anual e realizar o levantamento e análise de informações sobre os aspectos de padronização das agências e lojas.