Por Larissa Gregorutti

Multinacional com raízes datadas de 1828, a Willis Towers Watson é uma empresa líder em gestão de risco, consultoria, corretagem e soluções, com ênfase no trabalho em equipe, integridade inabalável, respeito mútuo e uma constante busca pela excelência.

Esses valores, que há anos sustenta o negócio, também estiveram presentes no escopo do projeto do novo escritório da Willis Towers Watson em São Paulo, assinado pelo estúdio Perkins&Will, e executado pela Athié | Wohnrath.

Como parte da cultura corporativa da empresa, o Agile Working proporcionou um ambiente flexível, capaz de oferecer aos colaboradores diversos tipos de espaços de trabalho e proporcionar ao cliente uma experiência única no atendimento, no conforto e bem-estar.

Escritório localizado no Condomínio Parque da Cidade, ocupando uma área de 5.300 m² em três andares e meio de uma das torres do empreendimento, seguiu os padrões estabelecidos globalmente pela empresa e a referência de projetos executados na Argentina, Chile e México.

Há mais de 40 anos no Brasil, com escritórios em Belo Horizonte, Curitiba, Porto Alegre, Rio de Janeiro, São Paulo e Volta Redonda, a Willis Towers Watson faz desse escritório em São Paulo sua nova sede no Brasil, com design inspirado em um dos marcos arquitetônicos mais emblemáticos da cidade, o Parque do Ibirapuera.

Quem compartilhou sobre o projeto foi Alexandre Nascimento, Facilities Services Manager Brasil e Márcio Correa, Head of Client Management Brasil, que destacaram a importância desse novo ambiente tanto para o colaborador como para o cliente.

“O nosso antigo escritório era bom, mas ficava em um prédio com infraestrutura obsoleta e poucos serviços agregados, embora os móveis e os carpetes fossem ótimos, com aparência agradável”, comentou Márcio sobre alguns dos motivos da mudança.

“O escritório novo, porém, é agradável, organizado e agregou muito para o nosso negócio. Instalação agrega quando você tem uma relação de trabalho em que seu cliente vai até seu negócio e sente confiança por estar em um ambiente que funciona. Por isso, acredito que o novo escritório passa credibilidade”, ressaltou o Head of Client Management da empresa no Brasil.

Viabilidade e estudo de Layout

A primeira atividade desenvolvida pela equipe de Real Estate, com auxílio de terceiros, foi o estudo de mercado para escolher o prédio que melhor se encaixasse nos padrões pré-definidos pela empresa a nível global, e atendesse, por exemplo, a questão da segurança física das instalações.

Uma vez escolhido o edifício, o layout foi organizado, oferecendo aos colaboradores diversos tipos de espaço. “Isso significa, de forma bem resumida, que o colaborador pode utilizar, na parte da manhã, uma mesa ao lado de alguém de finanças, para analisar seu budget, e escolher um espaço aberto, colaborativo, na parte da tarde, porque não vai precisar de privacidade”, afirmou Alexandre, que destacou também que o grande diferencial do projeto é fazer com que o colaborador entenda e explore melhor os seus espaços de trabalho.

Em parte desse estudo, toda a liderança foi entrevistada para saber quais as áreas têm mais sinergia e quais áreas ficariam apartadas por conflito de interesses, explicou o Facilities Services Manager. A liderança também manifestou o que seria mais aceitável em termos de modelo de layout, de modo que o projeto atendesse a todas as necessidades do negócio.

“Nós envolvemos três níveis da companhia nesse projeto. Fizemos um primeiro alinhamento com a alta liderança da empresa, ou seja, diretores, líderes de área, para a conscientização de que o intuito do projeto era ter maior produtividade, com espaços mais abertos, garantindo que as pessoas trabalhassem se sentindo mais felizes com a integração. Depois, convidamos os Change Champions, que são colaboradores mais influentes, que realmente expressam opinião, para trazerem sugestões de melhoria. Eles ajudaram, por exemplo, na escolha do mobiliário. E, por fim, envolvemos os gerentes, porque entendemos que eles fazem a conexão entre a alta liderança e o colaborador que está na ponta, que é, por sinal, muito importante, afinal, ele que vai sentir no dia a dia o maior impacto da configuração do escritório” destacou.

Sobre o projeto de arquitetura, foi inspirado nas linhas arquitetônicas do Parque do Ibirapuera, e faz referência ao encontro do parque com a natureza, a arte e a construção.

O design da calçada da cidade é reproduzido no carpete da recepção principal, e a mistura de materiais como madeira e concreto é outra menção ao encontro da natureza com o meio urbano.

A cor verde, aludindo ao paisagismo exuberante do parque, delimita sutilmente algumas áreas, posicionada nas extremidades da planta para proporcionar aos funcionários uma vista surpreendente da Marginal Pinheiros.

Já para atender às novas formas de trabalho da empresa, estações não endereçadas foram conectadas a sensores, que indicam em um mapa localizado em cada andar se os lugares estão em uso. Isso permite que os colaboradores escolham seus espaços de trabalho preferencialmente dentro do seu “bairro”.

Para permitir o fluxo de usuários por mesa, ficou instituído a política da mesa limpa, para que outro colaborador possa utilizar o espaço logo em seguida.

Algumas mesas de trabalho são reguláveis, com ajustes de altura, as cadeiras ergométricas, e os espaços são diversos. Áreas conhecidas como Outback, permitem reuniões rápidas, enquanto sofás espalhados pelo escritório permitem um bate papo informal.

Também existem espaços com maior confidencialidade, em que um grupo de pessoas pode se reunir para fazer um brainstorming e escrever em um quadro branco, possibilitando uma interação colaborativa. Foram instalados também os já conhecidos phone booths, para uma conversa e ligações telefônicas mais reservadas, além de espaços de trabalho totalmente abertos, e salas de reuniões, que devem ser previamente agendadas.

Outro diferencial, é que todo colaborador recebe assim que entra na empresa uma xícara, uma garrafa d’água e uma maleta de trabalho, em que ele pode colocar o laptop, canetas, bloco de anotações, ou seja, todo o seu material de escritório, que pode ser guardado em um locker após o uso.

Estrutura da área Facilities Management

Toda a estrutura de Facilities Services da Willis Towers Watson Brasil pode ser dividida em dois pilares. O primeiro, é o Facilities Services tradicional, que cuida da infraestrutura, de toda relação com o prédio e da gestão dos serviços; e a outra fase, que se reporta para a equipe global, comentou o especialista em FM.

Toda a parte de sustentabilidade, saúde ocupacional, segurança física do escritório, que inclui o sistema de CFTV e procedimentos de segurança, devem obedecer aos padrões globais estabelecidos pela empresa. A apuração das informações e apoio para a tomada de decisão sobre gerenciamento de crise dentro do escritório também são do escopo da área de Facilities Services, e são procedimentos que também tem uma atuação global muito grande.

“O sistema de abertura de ticket para todo tipo de atendimento, por exemplo, é uma estrutura global que nós trouxemos para a realidade do Brasil. Dessa forma, minha equipe e eu recebemos os tickets de todos os escritórios que estão sob a nossa gestão no Brasil, com pedidos de cartório, até questões mais complexas como um projeto de mudança de layout e de reorganização de área.”

Além disso, para saber se a área está adequada aos padrões estabelecidos pela empresa, Alexandre envia um relatório para a equipe global, mencionando todas as atividades de Facilities Services que foram ou não desenvolvidas em sua gestão.

Por fim, uma próxima etapa muito aguardada pela equipe de Facilities Services, é a pesquisa de satisfação feita com o colaborador pós-ocupação do novo escritório. Alexandre explicou que alguns colaboradores já tinham recebido uma pesquisa questionando o que eles esperavam do novo escritório, e agora, após a mudança, a nova pesquisa busca saber se as expectativas deles foram atendidas.

“Fizemos essa pesquisa no Rio de Janeiro e o resultado foi muito bom. As pessoas realmente se sentiram valorizadas.”

Alexandre acredita que quando o funcionário chega no espaço de trabalho e vê um prédio moderno, com uma infraestrutura de vanguarda, uma arquitetura que explorou a vista das janelas, cadeiras e mesas confortáveis, a pessoa se sente mais feliz na hora de trabalhar. Por isso, completou, “Então, quando investimos em infraestrutura, estamos investindo para melhorar o dia a dia de trabalho do nosso colaborador e receber bem o nosso cliente, e ter um feedback positivo é o que valoriza o nosso trabalho”.