Por Léa Lobo

Realizado em 10 de fevereiro no World Trade Center São Paulo, o Woba Connect colocou a Inteligência Artificial no centro da conversa sobre Facilities, Workplace e Real Estate corporativo, com foco em uso prático, ganhos de eficiência e impactos diretos na experiência das pessoas. A abertura e a mediação ficaram com Pedro Vasconcellos, CTO e cofundador da Woba, ao lado de Guilherme Ricci Gaiofatto, Senior Startup Solutions Architect na AWS, e Ricardo Gabriel Cepeda, líder de Workplace Solutions do iFood.

A provocação inicial foi simples e certeira. A IA já atravessa o dia de qualquer gestor antes mesmo do primeiro café terminar, da recomendação de conteúdo nas redes ao reconhecimento facial no celular, das rotas sugeridas a assistentes de voz. A diferença, defendeu Vasconcellos, é que a IA generativa deixou de ser só um algoritmo invisível “por trás do app” e passou a ocupar um papel de parceira de trabalho. Não se trata mais de operar uma ferramenta, e sim de trabalhar ao lado de um “segundo cérebro” que executa tarefas, antecipa padrões, resume, recomenda e aciona rotinas.

Da palestra ao chão de fábrica do FM
Ao conduzir o público pela evolução do que chamou de IA “assistente” para IA “agêntica”, Vasconcellos conectou o tema à rotina real de Facilities. Menos tempo no operacional, mais capacidade de decisão. A tese ganhou corpo com exemplos de automação em cadeia, em que agentes não apenas respondem perguntas, mas executam etapas. Um agente coleta dados, outro valida, um terceiro supervisiona a qualidade do resultado. Para a gestão predial e de serviços, isso significa padronização com velocidade, e não improviso com pressa.

A Woba também apresentou o conceito de equipes híbridas, gente e agentes trabalhando lado a lado. Nesse contexto, foi destacada a Lia, agente voltada à gestão de escritório e rotinas de Real Estate e Facilities, com casos de uso que vão de solicitações via mensagem até fluxos de cadastro e atendimento. Outro anúncio feito no encontro foi uma funcionalidade em fase beta para comparar valores de aluguel com benchmarks de mercado a partir de dados agregados, como apoio à tomada de decisão e renegociação contratual.

O diferencial está nos dados e na segurança
Na sequência, Guilherme Gaiofatto puxou o debate para um ponto que separa “demo bonita” de aplicação corporativa. O que torna uma solução realmente competitiva não é apenas escolher o melhor modelo, e sim trabalhar com dados próprios e governança sólida. A nuvem, explicou, acelera esse caminho ao permitir escala sob demanda e, ao mesmo tempo, criar camadas de proteção e controle.

A fala deu ênfase a riscos que já entraram no vocabulário de quem lidera tecnologia e, agora, precisam entrar no radar de Facilities e Workplace. Vazamento de dados, uso indevido de informação e ataques como prompt injection, quando alguém tenta “enganar” um assistente para extrair conteúdo sensível ou desviar sua função. A mensagem foi de que IA sem segurança vira risco reputacional, risco financeiro e risco operacional.

Como exemplo de aplicação madura, Gaiofatto citou a BrainBox AI, solução voltada à otimização de HVAC e automação predial, usada em grande escala para reduzir consumo de energia e emissões, além de preservar equipamentos, combinando automação, dados e rotinas de manutenção orientadas por IA. A menção reforçou a linha central do painel. IA que interessa ao FM é a que entrega resultado mensurável, não a que apenas impressiona.

iFood e a virada cultural
Ricardo Cepeda levou a discussão para dentro da operação, com um argumento que costuma ser subestimado. O gargalo não é tecnologia, é cultura. No iFood, contou, o uso de IA saiu do território exclusivo de produto e desenvolvimento e “invadiu” as áreas administrativas, democratizando a criação de soluções no dia a dia. A empresa estruturou trilhas de aprendizado para melhorar a qualidade do uso, com foco em contexto, prompts e responsabilidade, antes de avançar para o modelo dos agentes.

A meta interna virou símbolo dessa mudança. Um agente por colaborador. O resultado apresentado no encontro mostra o ritmo dessa adoção, com mais agentes do que pessoas na companhia, segundo os números compartilhados durante o painel. A lógica por trás disso é pragmática. Agentes com “DNA” e função definida reduzem retrabalho, eliminam repetições e diminuem a dependência de explicar do zero, toda vez, o contexto de uma tarefa.

Cepeda exemplificou com agentes aplicados à rotina de Workplace Solutions. Um deles consolida dados e gera insights sobre uso de coworking a partir de integrações, outro responde dúvidas recorrentes sobre viagens em canais internos, um terceiro apoia processos de facilities e compras, e um agente de reservas direciona a escolha de salas conforme capacidade e recursos necessários. Não é sobre “ter IA”. É sobre parar de gastar tempo com perguntas repetidas, planilhas eternas e decisões sem informação suficiente.

Dores da audiência
As perguntas da plateia no evento da Woba não vieram com curiosidade de vitrine. Vieram com a ansiedade de quem carrega prédio, gente, contrato, risco e orçamento nas costas e está sendo cobrado para “inovar” sem que a empresa, muitas vezes, entregue o chão para isso acontecer. O que apareceu ali foi um retrato honesto do momento do Facilities e do Workplace no Brasil. Todo mundo entende que a IA chegou. O conflito é como usar sem virar refém do compliance, sem criar mais trabalho do que resolve e sem deixar o humano para trás.

O primeiro grande eixo de ponderação foi confiança. Uma participante descreveu a dificuldade real de implantar soluções na área patrimonial, com meses de negociação interna para provar que o time não colocaria em risco os dados da companhia. Essa fala deixou claro o que muita gente vive e quase ninguém verbaliza. Em empresas grandes, a barreira não é a tecnologia, é a permissão. O debate avançou quando os palestrantes colocaram a questão no lugar correto. Segurança não é opinião, é arquitetura. Guardrails, rastreabilidade, controle de acesso por grupos, criptografia, definição clara do que entra e do que sai do modelo, e um princípio simples que o compliance entende bem. O agente não precisa ver tudo. Ele precisa ver o mínimo necessário. E quando o tema é sensível, como saúde, o caminho é anonimizar antes, não depois. A ponderação do público, no fundo, foi um pedido de metodologia. Como fazer do jeito certo sem travar o negócio.

O segundo eixo foi o dilema “core versus suporte”. Um executivo trouxe uma dor típica de grandes operações. Facilities não é área core, então as prioridades corporativas não chegam com a mesma urgência, e o time ainda por cima enfrenta uma curva de aprendizado que não acompanha a velocidade das ferramentas. A resposta do palco foi dura e verdadeira. A solução não é esperar a TI “adotar” Facilities. É Facilities se tornar protagonista, com musculatura própria para supervisionar agentes, validar resultados e escolher parceiros. A fala deixou um recado importante para quem lidera a área. Ninguém vai te dar relevância estratégica por gentileza. Você conquista quando mostra que libera tempo, reduz risco e melhora decisão. E isso começa pequeno, repetível e mensurável.

O terceiro eixo foi uma pergunta que eu adorei porque corta o modismo pela raiz. Qual é o tamanho de uma demanda que justifica criar um agente. Ou dito de outro jeito. Não estamos colocando IA em tudo só porque está na moda. A resposta do iFood foi pragmática e tem cara de operação madura. No momento de construir cultura, qualquer ideia pode virar agente, porque o objetivo também é treino organizacional. Mas o que decide quem sobrevive é o uso e a dor real que ele resolve. Agente inútil morre por falta de tráfego. E morre também porque custa dinheiro, tokens, computação, tempo de gente revisando. Aqui surgiu uma ponderação valiosa para Facilities. Nem tudo é IA. Às vezes é automação simples. A diferença é que o agente vira relevante quando economiza tempo por solicitação, quando padroniza rotina e quando ajuda a tomar decisões melhores. Um “estagiário digital” que começa com uma tarefa ridiculamente pequena e vai ganhando responsabilidade conforme prova consistência. Quem tenta ensinar tudo de uma vez só cria alucinação com crachá.

O quarto eixo foi o mais humano e talvez o mais sofisticado do encontro. Uma participante trouxe o temor do “emburrecimento” por uso de IA e perguntou como os palestrantes se percebem como humanos depois dessa virada. A resposta foi menos tecnológica e mais civilizatória. A IA tende a tirar peso do operacional e devolver presença. Presença nas relações, nas reuniões, no atendimento especializado, na tomada de decisão. Não é substituição do humano, é uma redistribuição de energia. O filtro e o básico ficam com máquinas, e o encontro humano sobe de nível. Isso exige mais repertório, mais julgamento, mais soft skills, mais capacidade de liderar, não menos. E teve uma frase que merece ficar no ouvido de quem gere ambientes. Ocupação não é resultado. Planilha preenchida não é entrega. Entrega é decisão boa tomada cedo, com menos risco, mais contexto e mais impacto.

O que ficou para o setor
A plateia do encontro da Woba fez o favor de trazer a IA de volta para o lugar certo. Longe do brilho dos discursos e perto do peso da rotina. As perguntas não foram sobre futuro abstrato, foram sobre responsabilidade, risco e resultado. Como adotar sem vazar dados. Como convencer compliance sem virar refém do medo. Como avançar em áreas que não são core e, mesmo assim, carregam custos gigantes e impacto direto na experiência das pessoas. E como decidir quando um agente é solução e quando é apenas mais um brinquedo caro.

O recado que fica, depois dessas ponderações, é que a virada não será tecnológica, será organizacional. IA em Facilities não começa com uma revolução grandiosa, começa com um caso pequeno, rastreável, útil, que economiza tempo e melhora decisão. Começa com guardrails bem definidos, dados mínimos necessários, anonimização quando for preciso, e um modelo de governança que permita experimentar sem expor a empresa. E, principalmente, começa com protagonismo. Quem espera a onda passar será engolido por ela. Quem aprende a surfar, ainda que com prancha pequena no início, vira referência.

No fim, a plateia lembrou o ponto mais estratégico de todos. Não é sobre colocar IA em tudo. É sobre tirar o humano do piloto automático. Quando o operacional perde volume, o gestor ganha presença. E aí Facilities deixa de ser o time que apaga incêndio e passa a ser o time que evita que ele comece. Isso, sim, é IA aplicada com maturidade.