Vivemos tempos de grandes mudanças e adaptações em todas as empresas. A disseminação do coronavírus obrigou profissionais a reformularem suas rotinas de trabalho, criar novas práticas e reinventar caminhos para manter bons resultados.

No setor de facilities management, a situação não é diferente. Muito pelo contrário, com o mundo inteiro preocupado com questões sanitárias, mais do que nunca as organizações precisam garantir a boa qualidade do trabalho executado por equipes de operação.

Além disso, a crise também é financeira: praticamente todos os setores tiveram seus lucros impactados pela pandemia. Assim, gestores precisam buscar maneiras de otimizar a eficiência e reduzir desperdícios. Olhar para seus times pode ser a saída para não perder ainda mais dinheiro nesse novo cenário.

Seja por uma questão sanitária ou de performance, a tendência é que as empresas estejam mais próximas de suas equipes de facilities. É fundamental criar KPIs de desempenho desses times, acompanhar de perto a execução das atividades, garantir a qualidade e entender exatamente quais são as tarefas que esses profissionais estão desempenhando.

Mas como é possível colocar isso de fato em prática? Afinal, muitas vezes estamos falando de apenas um gestor que precisa acompanhar o trabalho de uma numerosa equipe, que pode inclusive estar distribuída em diferentes espaços. Parece um desafio impossível, certo?

Felizmente, não é só por causa do coronavírus que as organizações vêm passando por grandes mudanças. Vivemos a era da transformação digital, um momento em que novas tecnologias como Internet das Coisas, Inteligência Artificial e Big Data entram em cena para automatizar processos e trazer mais eficiência para as organizações.

É justamente a digitalização que pode ajudar gestores a monitorar de perto o trabalho de suas equipes operacionais. Por meio de uma plataforma de tracking de pessoas, por exemplo, uma empresa pode usar sensores IoT para acompanhar a movimentação dos colaboradores durante suas rotinas produtivas.

Ou seja, usando simples dispositivos, é possível visualizar as rotas percorridas por cada colaborador, conferir tarefas realizadas ou adiadas, calcular tempos de execução de cada uma das atividades, criar comparativos de performance entre os profissionais e encontrar possíveis gargalos nessas rotinas.

Mas por que isso é tão importante? Você se surpreenderia com o número de desperdícios ocultos que existem em operações de facilities. Seja em tarefas que demoram mais do que o esperado, pausas longas ou atividades desnecessárias.

Vou te dar um exemplo real de um dos nossos clientes. Por meio da plataforma da Novidá, eles identificaram que um dos colaboradores de facilities demorava cerca de 20% a mais para cumprir suas atividades em relação aos seus companheiros.

Em uma análise mais profunda, o gestor identificou que justamente aquele profissional tinha um perfil mais júnior, ou seja, ele precisaria ser treinado e orientado para que seu desempenho fosse similar ao de seus companheiros.

No entanto, estamos falando aqui de alguns minutos desperdiçados por atividade. Algo quase imperceptível para um gestor acompanhar sem o auxílio de ferramentas digitais. O que não significa que seja um problema de pouco impacto. Afinal, no fim do expediente esses “minutos” podem ter virado “horas” e ao final do mês até “dias” de desperdício. A conta se multiplica se pensarmos que mais de um colaborador pode estar passando pelo mesmo problema.

Na perspectiva sanitária, novamente o tracking de pessoas pode ser uma solução para garantir a segurança do ambiente de trabalho. Afinal, o gestor pode acompanhar remotamente se todas as tarefas estão sendo cumpridas e qual é o tempo de execução de cada uma delas – o que pode dar uma boa ideia da qualidade do serviço prestado.

Independentemente de qual plataforma usar, é fundamental que os gestores se apoiem em dados para acompanhar o trabalho dos profissionais de operação. Para isso, não há outro caminho: é preciso embarcar nas novas tecnologias e aproveitar todo o potencial que elas têm a oferecer.

Fábio Rodrigues é economista, Cofundador e CEO da Novidá, startup residente do CUBO que usa IoT, AI e tracking de precisão para mapear a jornada de pessoas e equipamentos em ambientes de trabalho, gerando insights relevantes para a tomada de decisões

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