O 14º Congresso INFRA, maior encontro da América Latina em gerenciamento de serviços e infraestrutura de espaços prediais e corporativos, reuniu profissionais da área, no mês passado, no Centro de Convenções Frei Caneca, em São Paulo. Além de expositores, que mostraram as novidades em serviços e produtos na 6ª Expo INFRA.

Os participantes puderem refletir sobre temas como planejamento do ambiente de trabalho, gestão da qualidade de vida, certificação de edificações corporativas, terceirização e gerenciamento da manutenção de facilidades, entre outros que envolvem o dia a dia do profissional de Facilities Management.

Na abertura do evento, a editora da revista INFRA e idealizadora do congresso ressaltou a importância de pensar de forma sistêmica, em prol de um trabalho conjunto e colaborativo. “Temos de acreditar no PIB intelectual dos profissionais da área de Facilities, na qual há pessoas como nós que fazem a diferença. Por isso, este ano o tema do evento é Facility Manager no Comando”, afirmou Léa Lobo.

Gessé Campos Camargo, Diretor da Interface Facility Management Consulting, acrescentou que o momento de crise pode ser uma oportunidade de mostrar o conhecimento acumulado dos FM nas corporações. “Chegamos ao ponto de mostrar mais produtividade e inteligência operacional.” O que vai ao encontro do pensamento de Moacyr Alves, Diretor da Apex Engenharia, que disse: “temos de reforçar que o FM tem uma função estratégica, e não apenas operacional”.

Leia a seguir uma síntese do conteúdo das palestras proferidas no 14º Congresso INFRA:

Gestão da qualidade de vida no trabalho 

Provocar reflexão sobre o comportamento humano, a felicidade e o bem-estar norteou a apresentação da Pesquisadora e Professora da Universidade de São Paulo Ana Cristina Limongi-França, que revelou os passos para criar organizações humanizadas. “A aproximação entre pessoas exige confiança e entrega. O FM tem de perceber os sinais que indicam tais necessidades, sobretudo nos espaços de interação e integração dos ambientes de trabalho, que são um espelho de nossa identidade, daquilo que buscamos.” Segundo a Pesquisadora, o resgate das condições de vida no trabalho resulta em felicidade, por meio de uma percepção objetiva e subjetiva de bem-estar. Com essa valorização, chega-se à qualidade de vida no trabalho. Consciente dessas expectativas, o FM pode se utilizar de pesquisas e políticas internas, “para reduzir possíveis atritos e alcançar o bem-estar pessoal e organizacional aliado a uma produtividade saudável”.

Planejamento de espaços no ambiente de trabalho 

“O mundo, as formas de relacionamento, as gerações, as relações sociais e as corporações mudaram. Tais mudanças trazem uma nova ordem, que reflete no mundo do trabalho.” A reflexão da Diretora de Estratégia para Workplace, do escritório de arquitetura Athié | Wohnrath, discutiu como o planejamento de espaços corporativos, aliado à tecnologia, permite criar o bem-estar produtivo. “O ambiente físico influencia na produtividade das pessoas e na redução de custos das empresas. É o novo negócio, porque estimula e integra”, afirmou a Arquiteta Cláudia Andrade. Para isso, o FM precisa conhecer o perfil dos colaboradores e o nível de satisfação e percepção deles do local de trabalho, o que indica um caminho a seguir para potencializar o efeito do ambiente na produtividade. A palestra também tratou do desejo dos funcionários de terem mais flexibilidade para trabalhar remotamente, que é uma consequência da mobilidade oferecida pela tecnologia. No entanto, a Arquiteta ponderou que a presença do funcionário no escritório é importante para a socialização, interação e vínculo com a corporação.

Melhoria contínua em facilities management 

“O facility sempre focou na operação. Agora, precisa ter foco nas pessoas, que também devem ser estimuladas a se desenvolver, pois, assim, produzem mais. E o retorno positivo volta para a área de FM. Comece a pensar nas estratégias e no conceito de “melhoria contínua”, para saber o que aprimorar, focar no que realmente é importante e ter persistência. Meça os fatores-chave de performance, não somente água e energia, mas também a satisfação das pessoas. Trata-se de uma questão de cultura, e não de uma ferramenta, pois a contribuição é coletiva, e não apenas de um gestor. A adoção das melhorias contínuas na área de FM agrega valor ao negócio ao oferecer soluções proativas. Não haja apenas por reação. Antes de tomar decisões erradas, questione. Trabalhe em equipe e de forma colaborativa, sem subestimar o conhecimento do outro. Quebre paradigmas!”, sugeriu o Engenheiro Civil Mauro Sérgio Kyriazi Campos, que ocupa o cargo de Diretor de Melhoria Contínua na multinacional suíça Firmenich.

Case novo escritório da CA Technologies 

O Diretor da Informov Engenharia + Arquitetura apresentou o projeto do novo escritório CA Technologies como exemplo da implantação de inovação e tecnologia em espaços corporativos. Murilo Laerte Toporcov contou que visitou 11 prédios na mesma região da antiga sede e realizou análises técnicas para avaliar o investimento. Definido o empreendimento, iniciou a etapa de entrevistas com os funcionários. “A metodologia de questionamento serviu para estabelecer os padrões de salas, mobiliário e layout que refletissem o DNA da corporação”, afirmou o Diretor da Informov. O resultado foi um projeto que privilegiou áreas mais integradas, com postos rotativos e privativos, além de espaços de lazer e serviços. “O objetivo era o de estimular a criatividade, a produtividade e a sinergia entre os colaboradores.” A palestra contou com a participação do Diretor de Compras da CA Technologies. “Não queríamos um ambiente que representasse apenas um espaço físico, mas um escritório moderno e eficiente em relação à ocupação”, acrescentou Paulo Eduardo Campana, Diretor da CA.

Qualificação de acessibilidade: Cases corporativos

A sensibilização do tema acessibilidade foi abordada pelo administrador de empresas Bruno Mahfuz, Sócio-fundador do guiaderodas, aplicativo que avalia e qualifica as possibilidades de acesso de escritórios e edificações sob o ponto de vista técnico e funcional. O projeto nasceu com o objetivo de informar as pessoas, com o intuito de oferecer uma vida melhor, mais autônoma e inclusiva. “Queremos conscientizar, engajar e integrar a sociedade na causa. Quando uma ideia é boa, é boa para todos.” Premiado pela ONU, o aplicativo é uma ferramenta para grávidas, idosos e pessoas com mobilidade reduzida provisória ou permanente. O guiaderodas também emite um selo de certificação, que é auferido após um processo de análises técnicas e de um diagnóstico realizado em conjunto com uma equipe de arquitetos, a fim de tornar o ambiente mais funcional e apto para lidar com a diversidade dos seres humanos. “Temos de transformar obrigação em virtude”, frisou Mahfuz.

Gamification 

O que a metodologia gamification pode trazer de diferencial para uma empresa? Adotar o lúdico no ambiente de trabalho pode sim, aumentar o engajamento, motivar os colaboradores e estimular a colaboração da equipe. Essa estratégia de interação foi aplicada pela empresa Mega Sistemas Corporativos, que desenvolve sistemas de gestão empresarial. A companhia precisava criar uma base de dados sólida, para que clientes e funcionários pudessem acessar informações de problemas e as respostas para as soluções. Com a baixa adesão, a empresa decidiu aplicar a gamification como estímulo para aumentar a participação dos colaboradores. “Os games estão entrando nas corporações porque é um meio divertido de engajar pessoas e provocar motivação. A gamification também intensifica a inovação e a criatividade, além de influenciar na retenção de talentos”, explica Bruno Scaravelli, responsável pelos departamentos de Marketing e Inteligência de Mercado da Mega. Resultado: a base de dados, que continha 350 artigos, passou a ter cerca de dois mil em três meses. Hoje, já são mais de sete mil.

Protagonismo de FM em situações de crise 

“Quanto mais os líderes são negligentes, mais aumentam as chances de ocorrer uma crise, que podem surgir por um motivo econômico-financeiro, por falha de equipamento, desastre natural ou até por boatos. Quando isso acontece em uma grande corporação, os resultados são queda nas vendas, perda de credibilidade e redução do faturamento. No entanto, essas crises são uma oportunidade para modificar o que está institucionalizado, já que os líderes da empresa estão suscetíveis a mudanças. É o momento em que se destaca o protagonismo do FM, que deve mostrar atitude, não temer desafios, compartilhar experiências e estar na linha de frente da solução dos problemas. Para minimizar os efeitos negativos da crise, o FM deve contar com uma equipe multidisciplinar e ter autonomia para tomar decisões.” Os conselhos foram sugeridos por André Bresciani, Diretor de Infraestrutura da Atento, que apresentou em sua palestra, entre outros cases a importância de se ter um plano de crise para casos de morte súbita.

A certificação de edificações corporativas

“A certificação é considerada uma atribuição de valor pelo mercado, pois o investidor alcança a remuneração desejada por meio da prática de preço, já o mercado a enxerga como referência de qualidade. Ou seja, a correlação entre qualidade e atribuição de valor pode ser feita somente pelo mercado e por comparação. A certificação é a chancela que atribui uma classe ao empreendimento. Com essa validação do produto, o empreendedor pode focar na venda, estabelecer preço e fazer a leitura do lucro. Enquanto o investidor consegue fazer a leitura do valor, para tomar a decisão de compra ou não. A liquidez do investimento demora de sete a 12 anos para ser retomada. Então, a qualidade do investimento é uma questão de desempenho do produto, inserção de mercado e gerenciamento, e não vinculada a atributos físicos. Edifícios certificados são menos afetados em momentos de baixa ocupação e demanda. E a manutenção da classe na renovação da certificação demonstra uma gestão eficiente das facilidades”, na opinião de Claudio Tavares de Alencar, Professor Doutor do Departamento de Engenharia de Construção Civil da Escola Politécnica da USP.

Implantação de BIM (Building Information Modeling) e o gerenciamento de facilidades 

“O Building Information Modeling não é um software que se compra, mas um processo que muda a cultura dos profissionais de FM, de proprietários de edifícios e de construtores”, resume o resume o Diretor da Coordenar Consultoria Leonardo Manzione. Para o engenheiro, o BIM evita os custos decorrentes da falta de interoperabilidade, que resulta em perda de valor à medida que a informação é perdida durante toda a fase do ciclo de vida do empreendimento, seja durante a construção, operação ou manutenção. “O BIM é um processo que possibilita armazenamento, troca, consolidação e fácil acesso aos vários grupos de informações e aos desenhos dos projetos executivos, que podem ser remodelados virtualmente. Os custos são apresentados ao mesmo tempo da remodelação, sem a necessidade de criar relatórios. Ou seja, é uma gestão inteligente, pois o BIM otimiza a operação dos negócios e aumenta o desempenho por meio da integração de sistemas e o acúmulo de informações”.

Ética e transparência: o dois em um do compliance 

Suzi Hong Tiba, Sócia do escritório PK Pinhão e Koiffman Advogados, expôs como na prática o programa de compliance afeta as empresas e os profissionais de FM. “Ele determina os procedimentos de ética e transparência que devem ser respeitados pela corporação. Cria valores e é um diferencial competitivo, pois transmite credibilidade ao mercado ao prevenir, detectar e reprovar condutas inadequadas.” Na opinião de Suzi, ética não é lei, são valores universais que devem ser identificados na criação de um código de conduta. Para a advogada, o compliance não significa obstáculo para fechar negócio, e sim uma ferramenta de mitigação de riscos, sobretudo em relação à reputação da empresa. “É um investimento que gera valor competitivo, pois empresas detectadas em processos judiciais ou fraudes deixam de ser contratadas e são impedidas de participar de licitações. É uma questão de sobrevivência em um mercado globalizado.” Suzy também fez um alerta em relação à contratação de terceirizadas ao ressaltar que a empresa contratante é responsabilizada por atos lesivos praticados por terceiros.

Qualidade em serviços 

Moacyr da Graça, Prof. Dr. da Escola Politécnica da USP, destacou a importância do tomador e do prestador de serviços quando se diz respeito a sua qualidade. Segundo ele, esses atores deveriam atuar conjuntamente em prol do mesmo objetivo e baseados na construção de uma relação ganha-ganha, pois a cultura de tirar melhor proveito de tudo o tempo todo, já não se justifica. Para isso, a confiança deve ser a base, pois ela uma vez perdida, não se recupera.

Segundo uma pesquisa apresentada durante a palestra, para 32% dos tomadores de serviços a confiabilidade no prestador é o mais importante e para 22% é sua responsividade. Só em terceiro lugar está o domínio da tarefa (19%), a empatia (16%) e os elementos tangíveis (8%). O desafio é conciliar tudo isso.

O Professor trouxe ainda a definição de “qualidade”, separando-a em dois tipos: a. qualidade técnica: o que é feito, incluindo o conhecimento, os equipamentos, ferramentas, procedimentos e soluções; e b. qualidade funcional: como o serviço é feito, incluindo habilidade, atitude, aparência e acessibilidade. Ambas avaliadas a partir do “boca a boca”, das necessidades pessoais, das experiências prévias e da comunicação que o próprio prestador faz.

Planejamento de serviços de manutenção 

Uma constatação preocupante chama atenção quando o tema é “controle e comando da operação e manutenção de facilities”: no Brasil, não há métricas, o que resulta em uma visão míope dos profissionais da área. Para Alexandre Lara, Diretor Técnico da A&F Partners Consulting, manutenção exige histórico e, nesse ponto, é necessário racionalidade.

O setor ainda enfrenta outros desafios, como o desaparecimento do profissional de nível técnico-médio, com o agravante de que os profissionais saem da faculdade sem conhecimento de manutenção. Sem base, vão para o mercado de trabalho, onde antes tinha um profissional experiente com o qual podiam aprender, e hoje, devido ao processo de otimização com vistas à redução de custos, têm chefes corporativos, que fazem apenas “visitas de médico” na operação.

Como tendência, Lara destaca o processo de integração entre sistema de gestão, automação e business intelligence, isto é, o uso da inteligência na gestão da manutenção, que se traduz em manutenção preditiva − apesar de ser uma tendência um pouco distante para realidade brasileira, na visão do profissional −, e a integração da manutenção com a gestão de ativos.

Gerenciamento da manutenção de facilidades 

Marcos Maran, Sócio-diretor da Maran Gestão de Ativos Físicos,  trouxe ao público três tipos de manutenção: 

1) Corretiva: é a mais cara, custando de sete a dez vezes mais que a preventiva, além dos custos de “efeitos colaterais” não imediatos. Apesar de custosa, ela é inevitável, pois é impossível prever todas as falhas de um equipamento.

2) Preventiva periódica: busca mitigar os problemas da corretiva. Mas, de 70% a 75% do que é feito é perda de tempo.

3) Manutenção baseada em condição ou preditiva: é a grande mitigadora dos problemas de manutenção, sendo possível reduzir de 35% a 45% o tempo de parada.

Segundo ele, ao sair da manutenção corretiva para a preventiva sistemática, há uma redução de 12% a 18% nos custos. Ao sair da preventiva sistemática para a baseada em condição, a redução é de 8% a 10% e ao sair da corretiva diretamente para a preventiva baseada em condição a redução de custos é de 30% a 40%. 

Ainda mais efetivo é o uso do Computerized Maintenance Management System (CMMS), que pode gerar 28% de aumento na produtividade, 20% de redução do tempo de paradas e o melhor: conhecimento que assegura ter todos os processos sob domínio.

Um olhar mais sistêmico para a limpeza profissional 

Sandro Haim, Presidente da Abralimp mostrou que ter um olhar sistêmico para a limpeza é muito mais do que se preocupar se um espaço está limpo ou não. É ater-se ao “como” essa limpeza é feita, para que ela seja mais eficiente, não só no resultado, mas também no processo em si, o que exige investimento de dinheiro e tempo.

Isso porque, a limpeza reflete em saúde e bem-estar, indicadores importantes para as pessoas e, consequentemente, para o negócio. Saúde impacta em produtividade: um local mais limpo diminui em 50% a taxa de falta por doenças, além de reduzir em 80% a chance de propagação do vírus da gripe, por exemplo. Para o público final, ela também reflete em bem-estar: 94% das pessoas não voltariam a um local que tenha um banheiro sujo. Entre clientes de supermercados – pesquisa APAS - a limpeza aparece como o item mais importante para as pessoas.

Assim, tratar a limpeza de forma sistêmica é estratégico. O que requer indicadores objetivos, que são possibilitados com o uso de tecnologias. Importância esta exemplificada por um teste feito em um restaurante, que teve no cardápio o maior índice de sujidade!

Inovação na limpeza hospitalar

Domenico Caruso, Gerente de Operações do HCor, apresentou uma série de inovações feitas por ele no Hcor. Uma delas é a mecanização: “Não basta ter uma ferramenta, mas um processo bem desenhado, no qual a tecnologia é usada para agregar valor”, afirmou ele. Assim, foi pautada a escolha da máquina: no HCor, apesar de a máquina ser a que tinha o maior índice de ruído, foi a menos perceptível ao cliente . Além disso, ela dispensa o uso de produtos químicos; reduz o risco de acidente e de absenteísmo; e melhora a qualidade de vida dos colaboradores. O resultado: na limpeza de um corredor houve uma redução de 45 litros de água para 17 e de meio litro de produto químico para zero, processo que era feito em uma hora por três pessoas, passou a ser feito em 18 minutos por uma pessoa.

O uso de um detergente feito a partir de água pura  é outra novidade. Já para treinar a equipe de limpeza, o processo incluiu um treinamento com a participação de uma engenheira química, a fim de desmitificar o conceito de limpeza, e realizado por meio da gameficação.

O hospital também aposta na nanotecnologia, como o dióxido de titânio.

O impacto de cisões & fusões no contexto do FM/Corporate Real Estate 

Seis grandes ondas marcaram as diferentes formas de atuação empresarial na história: 1) monopólios; 2) oligopólios; 3) conglomerados; 4) fundos de investimentos privados; 5) primeira de volume global, com grande contribuição das empresas de internet e sua supervalorização; 6) marcada pela reação rápida por meio de incentivos dos governos, que gerou a crise dos subprimes . Agora, mesmo com um volume menor em dinheiro, o número de transações continua. 

Após esse contexto histórico, o Corporate Real Estate, Sérgio Faria, trouxe as duas tendências atuais para os negócios : empresas de tecnologia expandindo e diversificando produtos e serviços, gerando convergência de negócios; e o desinvestimento passando a ser tão importante quanto o investimento.

É nesse cenário que o profissional de facilities tem papéis importantes: dar valor aos ativos imobiliários, atuar na estratégia de separação e integração de portfólio, nas transações imobiliárias propriamente ditas, nas obras e mudanças necessárias e na continuidade da operação. Assim, ele traçou 15 passos, desde antes do anúncio até o 100º dia após a transação.

Case Sicredi 

Para que a matriz do Sicredi fosse a primeira edificação brasileira a receber a certificação Leed EB O&M Platinum (Operação e Manutenção de Edifícios Existentes) foi necessário o engajamento da diretoria, o que possibilitou um investimento de R$ 2,5 milhões. Uma equipe dedicada, uma consultoria e o envolvimento dos colaboradores também foram fundamentais. O processo foi iniciado com o “túnel de sensações” que, por meio de uma experiência sesnsorial, trazia a questão: “Em que mundo você quer viver?” Os próprios colaboradores responderam, marcando o início do projeto. 

Para começar, foram promovidos cinco ciclos de atuação, marcados por um forte trabalho de comunicação: 1)ciclo da água; 2) ciclo da qualidade interna do ambiente; 3) ciclo da energia; 4) ciclo da mobilidade; e 5) ciclo do tratamento de resíduos, sempre com todas as atividades e metas claras e objetivas.

Entre as ações estavam o incentivo ao uso de bicicletas, incluindo um bicicletário com energia solar, às caronas, à utilização dos 3 R’s (Reduzir, Reutilizar e Reciclar), à conservação de áreas verdes, ao consumo eficiente de água e energia, entre outros. Itens elencados em detalhes por Dino Soccol Filho, Administrador de Bens; e Luiz Vieira, Supervisor de Condomínio, ambos da Sicredi, que também apresentaram resultados em números.

Design Thinking 

As mudanças comportamentais da sociedade e a velocidade com que novos modelos de negócios surgem impactam nos modelos tradicionais e foi o que motivou grandes mudanças na AccorHotels, segundo Paulo Mancio, Diretor Técnico de Implantação e Patrimônio da AccorHotels South America.

Se antes a padronização era um dos pilares, garantindo a qualidade, hoje, a rede entende padronização como inflexibilidade, justamente o oposto do comportamento humano atual. Assim, cada hotel é único, e o design é a principal ferramenta para fazer frente a esse novo tempo, que precisa ser reforçado de maneira ousada, garantindo as características e identidade da marca, aliado ao marketing.

Com o propósito de trazer uma reflexão ao público, Mancio mencionou a nova forma de ver e gerir os restaurantes dentro de hotéis. Por meio de uma remodelagem de formato e modelo de negócio, a operação que era vista como o “patinho feio” passou a desempenhar papel de importância, sendo a alavanca de uma mudança de comportamento das atuais gerações. “E é isso que temos de pensar: como os comportamentos estão sendo alterados e como podemos trazê-los para nosso negócio”, propôs ele, mencionando também a conexão das pessoas, como chave de toda essa mudança social. “Conexão é o grande negócio do momento e se você tem expertise, se torna ainda mais valioso”, afirmou.

A verdade sobre a “Lei da Terceirização” 

Muito utilizada por quem busca qualidade em uma atividade específica, redução de custos e melhoria na produtividade, a terceirização é um fenômeno mundial, mas que não havia regulamentação no Brasil até maio deste ano. O tema vinha sendo regulado com base na Súmula n. 331 do Tribunal Superior do Trabalho (TST), enquanto estavam em análise o Projeto de Lei (PL) n. 4.302/1998, o PL n. 4.330/2004, oriundo da Câmara dos Deputados, e o PL n. 300/2015 de origem do Senado. Até que o PL de 1998, mesmo com uma redação antiga, foi aprovado agora, gerando a Lei n. 13.429/2017, que ainda dá margem a muitos debates acerca do tema. Isso porque trata, na verdade, do contrato de trabalho temporário, tendo alguns artigos sobre a terceirização, com o agravante de que ela também não é clara a respeito do tipo de atividade que pode ser terceirizada, pois não traz expressamente a atividade-fim como passiva de terceirização. 

Até que se chegue a um consenso deve-se percorrer, no mínimo, cinco anos de discussão, tendo ainda como pontos de atenção a incompatibilidade da lei atual com os outros dois PLs em andamento e o cenário político, já que o tema envolve grande lobbies, resumiu Vanessa Cristina Ziggiatti Padula, Coordenadora da área trabalhista da PK Pinhão e Koiffman Advogados.