Desde o dia 17 de março iniciamos a nossa quarentena face à pandemia da Covid-19. Eu diria que a partir deste dia eu e minha equipe começamos a viver uma nova era sob a ótica de gestão de serviços.

Confesso que jamais imaginei que teria este tipo de experiência profissional em vida, assim como vários outros colegas do setor do Facilities Management.

Diante dos tempos modernos, e totalmente envolvidos nas constantes rotinas diárias, corporativas e pessoais, nunca imaginei que teríamos que nos reinventar. Eu costumava insistir com a minha equipe que sempre é preciso fazer diferente, e é exatamente o que estamos fazendo neste momento.

De imediato adotamos os procedimentos da Organização Mundial da Saúde (OMS) afastando 16% da equipe enquadrada no grupo de risco. Logo em seguida, 48% da equipe foi afastada por férias antecipadas devido à previsão de quarentena ao longo do mês de abril - tanto no Rio de Janeiro como em São Paulo.

O restante da equipe foi dividido em dois times: o primeiro em escala de home office com acesso remoto a todas as ferramentas da empresa, o segundo time em revezamento para situações emergenciais. Infelizmente determinado time não foi pôde se ausentar (administração predial e segurança patrimonial), então adotei medidas com intuito de dar uma maior segurança e tranquilidade a estes recursos: transporte porta à porta para evitar os meios de transporte urbano, fornecimento de álcool em gel para sua higiene pessoal, kits de higienização dentro dos veículos de transporte, kits de higienização no setor de trabalho e outros medidas mais básicas.

Para as empresas terceiras implantamos de imediato as mesmas orientações, além da revisão completa do planejamento dos serviços, tanto para evitar o trânsito de equipes volantes para dentro das edificações como ações adiáveis por não serem essenciais. Algumas destaco abaixo:

- Suspensão imediata de qualquer serviço não essencial - obras e pequenos reparos;

- Suspensão imediata das manutenções programadas de equipamentos não essenciais;

- Mudança no regime de turnos das equipes plantonistas mediante acordo coletivo;

- Revezamento dos recursos sob o regime 5X2;

- Redução de carga horária de alguns grupos de serviço;

- Mudança geral no perfil de serviços de cada empresa em função do esvaziamento dos prédios (rotinas e atendimentos) etc.

No ponto de vista corporativo foi criado um comitê do Coronavírus com a participação da área de RH (Consultoria, Comunicação Interna, Pessoal e Serviço Médico), Riscos, Infraestrutura (Segurança Patrimonial e Seg. do Trabalho) e Tecnologia. Este grupo liderou todas as ações articulando desde a apuração dos fatos, debates, alinhamento sobre as medidas internas e divulgação, fora o report direto ao time de alta gestão.

Abaixo algumas medidas implantadas a partir do dia 17 de março em função dos riscos envolvidos de contaminação visando a segurança de todos:

- Portas abertas em todos os ambientes fechados;

- Implantação de kits de higienização em todos os veículos da empresa higienização constante pelos motoristas);

- Medição de temperatura nos funcionários nos acessos (portaria e estacionamento);

- Instalação em vários pontos da empresa de dispensers providos de álcool em gel;

- Limitação de ocupação nos refeitórios;

- Proibida a aglomeração nas áreas comuns (lanchonete e cafeterias);

- Ambientes de trabalho (áreas essenciais ao negócio) - recursos trabalhando com espaçamento de duas baias entre si;

- Distribuição de recursos em outros setores da empresa, justamente nos ambientes onde ocorrera quase na sua totalidade o home office;

- Extensa comunicação sobre o hábito de higienização na intranet da empresa;

- Adoção do home office para todos cujas atividades permitissem a adoção deste tipo de trabalho;

- Liberação de acesso remoto para todas as demandas (recorde de 980 acessos simultâneos em horário de pico);

- Liberação de ponto eletrônico (biometria);

- Liberação de acesso nas portarias (catracas eletrônicas por biometria) - obrigatório o uso de crachá;

- Fechamento da portaria principal - todos os acessos centralizados para maior verificação e controle;

- Campanha de vacinação contra a gripe etc.

Com a adoção das medidas anteriormente sinalizadas, ocorrera um enorme esvaziamento dos sites, chegando aos registros entre 85% e 90% de vacância.

Do ponto de vista operacional da área de Facilities Management, podemos elencar alguns rituais que implantamos e têm surtido efeito bastante positivo diante do esvaziamento populacional:

- Reunião virtual por segmento, 1 vez por semana, com toda a equipe para alinhamento e desdobramentos das ações e atualização dos fatos;

- Reunião virtual 2 vezes por semana com as empresas on site das edificações (acompanhamento de perto da operação);

- Envio diário das principais informações (diário on line) para as lideranças constando: rotinas, ocorrências, equipe, consumos, n.º de OSs preventivas e corretivas (abertas x encerradas);

- Interface diária e "online' com os recursos de plantão justamente avaliando e corrigindo procedimentos diante das constantes mudanças;

- Caso necessário, presencialmente ocorre uma fiscalização em conjunto para ajustar procedimentos;

- Alteração dos procedimentos de crise face às constantes mudanças;

- Mapeamento de todos os desktops ligados em função dos acessos remotos;

- Check list diário das utilidades junto às concessionárias (temos um data center e uma central de atendimento on site);

- Reforço nas rotinas de segurança em função da redução de movimento no entorno;

- Ações redobradas de controle de ar condicionado central - evitar desperdícios de energia e água;

- Fechamento de uma ala de sanitários - redução das intervenções;

- Reforço na equipe de limpeza na higienização dos ambientes internos, corrimãos, vidros e escadas;

- Alocação de mais recursos de limpeza nos ambientes de produção;

- Concentração das equipes de plantão em alguns andares, proporcionando o fechamento de mais de 60% dos ambientes;

- Integração de recursos perante as normas internas de trabalho online etc.

É importante salientar que em função da grande instabilidade quanto à data de término da quarentena, nossas atividades não paralisaram, principalmente perante os clientes internos, empresas alocadas on site sob a nossa gestão e/ou fornecedores.

A vida segue normalmente com reuniões (virtuais ou por call) definindo escopos, negociando alterações, renovando contratos, ajustando procedimentos, revendo oportunidades operacionais, apurando os indicadores, interagindo com time em campo e de escritório, atendendo clientes internos, dando suporte ao time na linha de frente, atendendo as demandas que chegam por várias frentes: email, zap, telegram etc.

A modernidade tem sido uma forte aliada, por um lado trazendo os benefícios da conectividade, porém por outro lado tornando-nos reféns da disponibilidade integral; não há mais limite de horário.

Eu ousaria dizer que, mesmo remotamente, estamos nos dedicando aos assuntos com mais intensidade, seja porque pode-se ter maior concentração para análise como também entreter-se mais sem ser incomodado; ao invés quando presencialmente na empresa. Este novo cenário tem gerado uma maior qualidade no trabalho no meu ponto de vista.

Do ponto de vista de contato humano, em que no nosso tipo de negócio é importante, tanto do ponto de vista técnico como operacional, vamos postergando e aguardando o breve retorno.

No entanto, percebo que voltaremos diferentes, pois identificam-se várias oportunidades de mudança que poderão trazer novas formas de pensar e trabalhar.

Mauricio Moraes é Gerente de Infraestrutura da Editora Globo