Notícia publicada em 1 de agosto de 2019

Não é difícil verificar em qualquer conversa sobre modernização de escritórios que há quase uma obsessão por colocar foco em distribuição de sensores e coleta de dados, independente de se entender se aquilo realmente vai resolver algo. Talvez isso seja um reflexo da facilidade com que hoje se pode ter sensores facilmente conectados, ou também pode ser consequência da ênfase gerada sobre a relevância em ter dados de alguma maneira.

Ter dados nunca foi sinônimo de suficiência em resolver problemas, quando o assunto tem a ver com comportamento e necessidades de uso de pessoas. Um exemplo disso é o que ocorre atualmente com os bancos que vivem perdendo mercado para as fintechs, ou do que ocorre em retail onde as empresas materializaram que se elas não entenderem o seu consumidor individualmente não irão aumentar vendas. Mas não é por falta de dados sobre consumidores que eles vivem esses problemas, afinal eles possuem mais do que exabytes (= 1000 terabytes) de informações sobre seus clientes.

E isso tem tudo a ver com escritórios. Afinal, as mudanças culturais cada vez mais aceleradas explicitam a necessidade de entender os comportamentos dos colaboradores, e realizar sinergia com eles é a direção certa a caminhar. Na verdade, é a única direção que pode gerar impactos positivos ao negócio.

Talvez pelo fato de que a tecnologia tenha sido a grande responsável por viabilizar essas mudanças, passou a se olhar a tecnologia como o item mais relevante. Na verdade, a tecnologia é peça fundamental, sim, mas a diversidade de tecnologias e a escolha a ser implantada somente irão fazer sentido se forem enquadradas no passo anterior: sua aplicação em um contexto. Ou seja, se primeiro forem entendidas as necessidades dos colaboradores. O risco de não investir em tecnologia desta forma significa gastar um dinheiro enorme e ainda ter dados que não vão lhe permitir tomar decisões.

Um exemplo fácil disto é o seguinte: uma empresa acabou de realizar uma reforma e implantou diversos conceitos modernos sobre dinâmica de ambientes, tais como outbacks, espaços de coworking internos, mesas compartilhadas e fixas, salas individuais, dentre vários outros aspectos de alinhamento a ambientes culturalmente atualizados. Além disso, esta empresa também implantou sensores para medir ocupação de mesas e espaços de reunião em todos os andares. Qual tecnologia foi utilizada para isso? Vocês verão que não importa. Quer dizer, não dentro desta forma como foi pensada.

Na análise deste caso, um primeiro ponto de atenção é sobre o dimensionamento desta configuração de espaços. Normalmente é tomado por base de levantamento manual durante um período de poucas semanas (usualmente 2-3 semanas). Na variedade de diferentes demandas como são os escritórios, isso é bem pouco representativo para mostrar comportamentos. Ou seja, já começou errado. Por isso não são poucos os casos de empresas em que apenas seis meses depois de uma reforma elas têm os mesmos problemas de atrito de uso de espaço.

Uma segunda questão relativa ao exemplo apresentado é que agora o gestor possui dados de ocupação em vários ambientes. Mas, o que ele irá fazer sabendo que mais de 50% da capacidade de espaços de reunião estão ociosos, enquanto as pessoas reclamam informando que estes são insuficientes? Certamente, se há ociosidade, a única constatação de que esse dado permite gerar é que deveria se diminuir tais espaços. O que não é verdade, pois isto somente desta forma irá instalar um caos maior do que já há hoje, e perda enorme de produtividade.

De maneira bem diferente do caso de reuniões, as mesas de trabalho possuem outra dinâmica. Com os rearranjos sobre a forma de definir equipes de trabalho (algumas empresas adotam o conceito de squads multissetoriais, por exemplo), ou mesmo com a busca por uso temporário de mesas, o que significa aumentar ou diminuir mesas aqui ou ali. Mas quais os efeitos colaterais destas ações sobre espaços de reunião? Além disso, o que a ocupação em si irá gerar de entendimento sobre melhoria de deslocamentos internos, visto que o sentido de distribuição de mesas tem a ver com esse aspecto?

Do ponto de vista sobre que ação tomar a partir disso, a implantação dos sensores e o projeto da reforma ajudaram muito pouco ou quase nada em sustentar ao tomador de decisão, sobre o que ele deve fazer para garantir que a infra esteja adequada e se mantenha alinhada ao negócio. Ou seja, tempo perdido e dinheiro gasto.

Também é importante lembrar que os custos de infraestrutura são a segunda maior despesa das empresas depois da folha de pagamento. Além das questões apresentadas acima sobre desperdícios, os efeitos indiretos do desalinhamento entre espaço físico e necessidades dos colaboradores geram um conjunto enorme de gastos adicionais em energia, ociosidade de materiais e perda de agilidade em atividades.

Dito tudo isso, é preciso - antes de pensar em tecnologia - entender as jornadas de uso do espaço e quais experiências de uso são as mais adequadas para a sua empresa. Isso respeitando a ótica do colaborador, e não somente a ótica do gestor (que em geral adota regras em conflito com as necessidades das pessoas, levando a um ciclo vicioso de atritos). Seguindo esse caminho, será possível perceber que os sensores não serão suficientes para elevar o nível de gestão capaz de resolver os problemas que relatamos aqui.

Mas esse é o desafio, e há formas de conseguir vencê-lo.

Flávio Pimentel ([email protected]), Head of Smart Workplace Experience, e Marcelo Junqueira ([email protected]), Product & Operations Manager, da CI&T