Notícia publicada em 10 de abril de 2019

Os espaços de mesas de trabalho compõem uma parte significativa dos custos de infraestrutura, não somente por conta da ocupação do espaço em si, mas pelo que representam como gerador dos custos indiretos. Afinal, mais mesas significam mais pessoas, que significam maiores custos de energia, ar-condicionado, material de escritório, metros quadrados construídos e, óbvio, mais mobiliário. Eles são o principal alvo de atenção de uma empresa que deseja reduzir custos do escritório diminuindo o número de pessoas que utilizam o espaço, ou daquele que almeja aumentar o quadro de funcionários e não quer ampliar a infraestrutura.

O comportamento mais comum é apenas olhar sob a ótica de estrutura e metas de custos, jogando o problema de impacto de produtividade para os gestores de pessoas e de projetos. No caso das corporações que querem enxugar escritórios, não são poucos os exemplos daquelas em que a área gestora de infraestrutura simplesmente informa aos gestores de projeto que eles agora não terão mais as 30 mesas, mas apenas 25, e que caberá a ele se virar para isso não gerar impacto ao negócio. A situação inversa - em que se contrata mais pessoas e não se expande infraestrutura - acontece o mesmo efeito: maior proporção pessoas/mesa e o problema fica para ser resolvido pelo gestor de times.

Essa maneira de agir não representa o desejo de nenhum gestor de infraestrutura, no entanto, é o que mais ocorre. Não há como haver uma gestão eficiente de custos sem entender as jornadas de uso do escritório.

Nessa busca pelo alinhamento de disponibilidade de infraestrutura, jornadas variadas e dinâmicas de uso, alguns esforços grandes têm sido realizados a partir de novas propostas de espaços alternativos. Alguns exemplos são a implantação de núcleos descentralizados de mesas compartilhadas para uma ou mais pessoas, ou ainda mesas que substituem salas de reunião. Na ótica de tornar o espaço mais agradável e funcional, aderindo à necessidade natural dos colaboradores realizarem dinâmicas diferentes de trabalho, esse tipo de ação é ótima. Mas, como todo tipo de ação realizada sem a real capacidade de gestão de demanda, tais projetos criam mais infraestrutura do que realmente há de demanda. Ou seja, se por um lado há melhoria do ambiente com relação à disponibilidade, por outro a ótica de custo foi "para o brejo". O principal desafio sempre foi conciliar a satisfação em entender as jornadas de colaboradores com a gestão de custos eficiente - "gestão de custo + gestão de espaço = impacto no negócio".

Como já citamos, o ponto de partida é acompanhar as taxas de ocupação real de cada mesa. Certamente isso já estabeleceria um grande avanço na conciliação de disponibilidade para colaboradores. Um segundo passo é entender como a mobilidade ocorre internamente e, principalmente, a individualização do uso. Uma vez que se consiga entender a jornada em nível de colaborador ou, pelo menos de categorias de colaboradores, será realmente possível chegar ao ponto máximo da gestão de investimentos.

Mas como realizar os passos? Certamente através de tecnologia, mas com a condição de pensar no hoje e no amanhã como um processo evolutivo, para que se realize a análise de riscos correta. Isso é importante porque é muito comum se pensar em aplicar tecnologia aos retalhos. E isso decorre muito de seu uso experimental. Não que a cultura de experimentação seja ruim. Ao contrário! Ela é cada vez mais necessária. No entanto é importante ver a experimentação muito mais como um processo de aprendizado, do que com a expectativa de transformar o experimento em produção. Pelo menos no que tange o escopo da relação de gestão de infraestrutura com tecnologia.

Primeiro, procure saber a taxa de ocupação real de mesas. Para isso, há 3 principais alternativas tecnológicas: (1) uso de smartphones ou algum gadget pessoal do colaborador juntamente com sensores distribuídos na empresa, em que cada sensor gerenciará um conjunto de mesas, permitindo a sua identificação e rastreamento; (2) o uso de gadgets instalados em cada mesa, à bateria ou elétrico, e que permitem identificar o uso da mesa e (3) o processamento visual da ocupação de mesas por gadgets.

Eis os prós e os contras de cada uma dessas alternativas: no caso (1), as vantagens são o baixo custo de infraestrutura a ser instalada, visto o uso dos smartphones pessoais e a instalação de gadgets, usualmente elétricos, que atuam gerenciando ilhas de mesas definidas em função do próprio interesse do gestor. Esses dispositivos podem realizar check-in ou rastreamento dentro da sua área de cobertura. As desvantagens estão na dificuldade em estabelecer o smartphone pessoal como um instrumento permanente para essa gestão. Quando se pensa na totalidade de colaboradores, isso é um problema. Embora haja um impacto menor para fins de booking de mesas com o smartphone pessoal, para fins de monitoramento de uso (taxa de ocupação), há outra barreira que é a crescente inibição da Google e Apple com relação a processos de rastreamento de usuários. Uma alternativa seria a distribuição de badges, como beacons para cada indivíduo, mas isso implica em um custo de implantação alto.

No caso (2), a instalação de um sensor por mesa pode permitir um maior controle sobre a taxa de ocupação, ou mesmo, de identificação de usuário. Alguns exemplos de aplicação são: a instalação de dispositivos que leem o crachá do colaborador por aproximação (RFID) para fins de check-in/check-out, ou outros que são instalados embaixo de mesas para verificação de uso através de infravermelho. As desvantagens dessa alternativa estão no alto custo de implantação e manutenção, afinal será algo a ser instalado em cada mesa. Além disso, no caso de uso de dispositivos à bateria, há de se verificar o adicional de custo de infraestrutura de telecom, pois o uso de bluetooth, a fim de que a bateria consiga ter longevidade para tornar atraente um baixo custo de manutenção, exige a implantação de centralizadores de dados em um raio de 15m.

Outra desvantagem no caso de dispositivos à bateria com infravermelho é que eles geram falso-positivo em diferentes situações, gerando viés em dados e eliminando as chances de uma gestão efetiva. No caso de dispositivos instalados por mesa para uso de RFID, além do custo, a questão principal é que o colaborador não vai se sentir confortável de ficar o tempo todo fazendo check-in/check-out, e outra dúvida é se ele vai fazer isso corretamente. A experiência mostra que isso também não se realiza.

Por fim, no caso (3), já é realidade o uso de tecnologia em gadgets IoT com processamento local de imagem referente ao que é observado de uso das mesas, ou seja, não há a necessidade de transmissão de imagem evitando problemas, inclusive de invasão de privacidade. Uma grande vantagem dessa alternativa é que, qualquer que seja o indivíduo a utilizar uma mesa, este terá o uso identificado sem falhas, fato que não ocorre nos casos (1) e (2). Além disso, várias mesas podem ser gerenciadas por um mesmo gadget - uma vantagem de custo. A única possível desvantagem desse caso remete ao fato dos tais gadgets precisarem ser elétricos, devido ao tipo de processamento que realizam.

Um exemplo desse tipo de uso pode ser identificado nas figuras abaixo, tanto na sua aplicação para mesas, quanto para lockers.

Após entender cada uma dessas alternativas, para que a gestão realmente funcione, a análise tem de ser completa, ou como se diz, o end2end. Isto inclui definir desde a escolha de tecnologia do que será aplicado à mesa em si até a infraestrutura de telecom necessária, bem como de servidores/nuvem e ainda de analytics. Esse conjunto precisa ser entendido e criticado, levando-se em conta os objetivos de cada empresa e as características de funcionamento das tecnologias envolvidas.

Um exemplo de solução flexível, escalável e de baixo custo é o Desk4Me. sta solução adota tanto o uso de gadgets para fins de check-in sem que haja instalação individual em mesas, quanto o uso de dispositivos de processamento local de imagens para fins de taxa de ocupação. Além disso, consegue ser utilizada sem uso de infraestrutura de telecom corporativa, o que reduz a necessidade de problemas com políticas de segurança estabelecidas pela TI. Esta solução também aparece com um custo de uso bem menor, visto que é aderente a novos modelos de negócio gerados pelo crescimento de IoT no mercado de workspace management.

Flávio Pimentel ([email protected]), Head of Smart Workplace Experience, e Marcelo Junqueira ([email protected]), Product & Operations Manager, da CI&T