Por Larissa Gregorutti

Na última semana (15/2), cerca de 120 profissionais da área de Facilities Management participaram do primeiro FM Debate do ano promovido pela ABRAFAC. O evento aconteceu no Centro de Convenções Millenium, em São Paulo, e compartilhou as experiências e estratégias de mercado das Lojas Riachuelo, Eurobike Fleet Service e Simens. A Revista INFRA esteve presente e traz as principais considerações dos palestrantes.

Lojas Riachuelo

Eduardo Trajano, Gerente Geral de Engenharia e Arquitetura das Lojas Riachuelo, falou sobre os "Ganhos Envolvidos na Integração da Área de Facilities em Gestão de Obras". Segundo o executivo, é considerável o impacto que a área de obras traz para a gestão de facilities, principalmente quando o cliente final (que recebe a obra) é a própria área de FM.

Com 291 lojas, três centros de distribuição, duas fábricas e 34.169 colaboradores, a empresa tem como "propósito democratizar a moda, através do conceito Fast Fashion, fazendo com que ela chegue a um maior número de pessoas, não importando a classe social. Na teoria, utilizamos as técnicas do PMBok como uma referência, para verificar se todos os escopos do projeto estão sendo devidamente cumpridos. Na prática, agrego as experiências de outros projetos", explica Trajano.

Neste sentido, ao projetar uma loja ou realizar uma reforma de um empreendimento, é preciso realizar um planejamento e traçar o escopo do projeto. O escopo deve ser definido previamente por projeto em Autocad, BIM, maquetes eletrônicas, memorial descritivo, planilhas, atas de reuniões etc., com monitoramento constante.

"Toda mudança deve ser definida e organizada para traçar o impacto no cronograma". Isso porque "a dimensão de tempo para o varejo é muito relevante. Antecipar em uma semana a entrega de uma loja significa conquistar para a companhia um excedente de caixa que varia de R$ 500 mil a R$ 600 mil - rentabilidade dentro ou até acima do esperado", segundo o gestor.

Outra dimensão é o custo. É preciso fazer do orçamento uma boa pratica, com o devido detalhamento, para que este possa fornecer elementos confiáveis em uma etapa de aquisição. Daí em diante: monitoramento e controle. Ou seja: criar ferramentas capazes de garantir que não haverá desembolso descolado da sua execução física.

Qualidade é mais uma vertente e necessária em quatro processos, conforme o PMBok: planejamento, execução, monitoramento e controle. Ela se materializa na gestão através de um check- list prévio, que deve ser usado desde o começo da obra. Ou seja, na fiscalização in loco, através de reuniões de acompanhamentos semanais devidamente formalizadas, com toda as ocorrências de vícios e defeitos a serem corrigidos.

"É a qualidade que garantirá o escopo definido inicialmente e a performance do empreendimento", lembra Trajano, que citou ainda a importante atuação do Recursos Humanos: planejamento desde a definição da equipe até a mobilização, desenvolvimento e gestão do dia a dia. "É preciso ter sucesso técnico, prazo, atender custo, mas, acima de tudo, um time engajado, com alto envolvimento, energia, capacidade de resolver conflitos, boa comunicação, confiança mútua, de tal maneira que esse resultado traga sucesso efetivo naturalmente". A boa comunicação no desenvolvimento do projeto irá garantir uma maior performance e evitar o conflito, uma vez que a informação flui da maneira correta e para as pessoas certas.

Eurobike Fleet Service

O case apresentado por André Silva, Gestor da Eurobike Fleet Service, abordou as estratégias na gestão efetiva de frotas corporativas, bem como tendências desse mercado para os próximos anos. O executivo explicou que são várias as práticas em diferentes empresas que resultam na questão da mobilidade. "O mundo está mudando, e boa parte dos jovens já não pensa em ter carro. Por isso, a indústria vem passando por problemas não apenas financeiros, mas principalmente por mudança de cultura. E isso vem acontecendo em todos os lugares. Dessa forma, o momento é de repensar a questão da mobilidade, pois é muito difícil se locomover em algumas cidades", afirmou.

Nesse sentido, há algumas alternativas adotadas pelas empresas, a exemplo do aplicativo Uber ou Táxi, do reembolso de quilometragem, quando o usuário utiliza o seu próprio veículo ou até mesmo o Cash Allowance, uma espécie de bônus pago pelas empresas para que o seu profissional/colaborador possa ele mesmo comprar o carro de sua preferência. No entanto, o uso híbrido (quando a companhia realiza a compra ou aluga o veículo) ainda é o mais comum entre os clientes corporativos.

Quando a opção é por uma frota própria, a dica é analisar devidamente quais são as necessidades, por exemplo: atender uma demanda de carros operacionais e/ou uma demanda de carros para executivos, e quais as necessidades do condutor, caso a pessoa seja portadora de uma deficiência especial e o veículo precise ser adaptado. Somado a isso, é preciso também realizar um estudo de regionalização a fim de indentificar qual o modelo ideal de veículo para cada região do país, para então definir as políticas internas de frotas que pontuem questões operacionais e jurídicas a serem seguidas, e estabelecer ferramentas de controle, que ajudem a cuidar da aquisição do veículo, da documentação, questões referentes a multas, seguro, manutenção e revenda. Sem esquecer do Custo Total da Propriedade, quando, ao longo do tempo, o carro custa mais caro para a companhia por conta do consumo do combustível, manutenção, seguro e depreciação do veículo.

"Vivemos um momento em que o profissional de facilities está ganhando relevância nas empresas, e o importante é que façam cada vez mais a gestão da informação, mudando o conceito da operação para algo mais estratégico, de olho nos resultados do trabalho desenvolvido".

E finalizou: "Se você tem uma boa ferramenta de gestão, o importante é conseguir mostrar os resultados de tudo aquilo que fez. Todavia, quando a empresa de gestão de frotas é terceira, a vantagem é que normalmente esta possui uma rede credenciada grande, o que vai ajudar a reduzir custo".

Siemens

Gerente de Operações da Siemens, Patrícia Cordeiro compartilhou os desafios e a estratégia de Facilities em ambientes fabris.

O complexo industrial da companhia em Jundiaí, é a principal planta da Siemens do Brasil. Em números, o complexo possui 70 mil m² de área construída, 170 mil m² de área de terreno, sendo 13 prédios entre galpões, áreas de estoque, produção, armazenamento e escritório. Cada edifícação possui uma atividade, e a Siemens Real Estate é a área que cuida mundialmente de facilities, manutenção e obras.

"Dentro de sua estrutura, a Siemens possui uma diretriz muito clara, mundialmente definida pela Alemanha e regionalizada pelos EUA, para quem respondemos e que ainda é motivo de muita polêmica dentro da empresa. A questão é até onde vai o limite do time de facilities, e a partir de que momento a responsabilidade daquela atividade passa a ser da unidade de negócios dentro do processo fabril", explicou.

Segundo Cordeiro, é preciso avaliar qual é o tipo de atividade que está sendo executada, respondendo às seguintes perguntas: Essa atividade tem um relacionamento com a área fabril diretamente, ou não? Ela impacta no processo produtivo? Se deixar de ser executada, ou for executada com má qualidade, ou durante a sua execução surgir algum defeito, vai impactar na produção?

Uma vez levantadas tais características, é possível delimitar o que é de responsabilidade da Siemens Real Estate e o que é de responsabilidade da Siemens Unit - unidade de negócios da empresa. Para auxiliar nesse processo, a Gerente de Operações cita um documento assinado pelas áreas chamado I application, que informa de quem é a responsabilidade da definição dos requerimentos, o que será construído, com quais características e o custo - ferramenra importante para definir até onde vai o limite de atuação de cada uma das partes.