Por Larissa Gregorutti

Sob uma nova perspectiva, quando a maior empresa de seguros da América Latina começou sua história no dia 5 de maio de 2010, com uma união estratégica entre o Banco do Brasil, pela subsidiária integral BB Seguros Participações S.A., e o Grupo Mapfre Seguros, surgiu a necessidade da concepção de um novo escritório que possibilitasse a construção de uma empresa única, com a mesma imagem e o mesmo foco.

Desse projeto que durou cerca de dois anos e foi inaugurado em março de 2016, surgiu o novo escritório do Grupo Segurador Banco do Brasil e Mapfre, localizado no Condomínio WT Morumbi, em São Paulo, que teve como maior desafio trazer para esse prédio novo em torno de dois mil funcionários, que até então ocupavam três diferentes edifícios na cidade.

A Revista INFRA teve a oportunidade de conhecer esse case que foi projetado e executado para a obtenção a certificação Leed Gold. Na ocasião, conversamos com Jorge Herrera, Superintendente Executivo de Administração e Serviços Corporativos e Eliezer Gomes de Goes, Gerente de Infra Patrimonial e Serviços Administrativos, ambos colaboradores do Grupo, que coordenaram o projeto de mudança para o novo escritório.

Com 18.341,81 m² de escritório concebidos em um total de 23.663,67m², o projeto ocupa 15 andares e 25% de todo o conjunto do edifício, fatores que lhe proporcionam um andar de estacionamento e o acesso por recepção e elevadores exclusivos.

A escolha do edifício WT Morumbi se deu por três critérios: a. o local precisaria comportar a quantidade de pessoas que mudariam para o novo escritório; b. teria de apresentar facilidade de acesso por meio de transporte público; e c. necessitava ser cercado de áreas tanto residenciais e quanto comerciais, como shopping center e faculdades.

Participaram da elaboração do projeto boa parte da sede do Grupo, especialmente a área de TI, fornecendo soluções tecnológicas; a área de marketing, na concepção de uma nova imagem corporativa para o escritório novo; e a área de RH, que realizou toda a mudança dos funcionários, com o cuidado devido que o momento exigiu.

"Antes da mudança, cada escritório tinha uma cultura e característica de uma das empresas. Por exemplo, o BB tinha como destaque a cor amarela e a Mapfre a cor vermelha; o mobiliário também não tinha uma identidade única, por isso, a ocupação desse novo espaço desenvolvido com segurança e conforto contribuiu muito para a construção da imagem corporativa do Grupo", ressaltou Herrera.

Além disso, um trabalho de comunicação foi desenvolvido pelo RH através de um site que disparava periodicamente informações sobre o prédio novo, onde foi possível conhecer quais as benfeitorias que existiriam no escritório e qual o melhor trajeto/linha de ônibus e trem para chegar no edifício, entre outras facilidades.

"Nossos funcionários terminaram sua jornada em uma sexta-feira, 26 de fevereiro deste ano, e no dia primeiro de março todos já estavam no novo escritório com seus pertences e seu computador funcionando. Então, o estresse comum da expectativa de algo se perder na mudança ou não funcionar, não aconteceu", completou o Superintendente.

A área da Facilities Management, conhecida no Grupo como Infra Patrimonial e Serviços Administrativos, também foi parte essencial no processo de mudança do escritório, pois foi responsável por definir questões estratégicas de serviços no que se refere a limpeza, segurança e manutenção. Foi preciso seguir alguns alinhamentos gerais do condomínio, em que o Grupo se tornou responsável pela manutenção dos 15 andares que ocupa, e o condomínio, responsável pela manutenção das áreas comuns. E apesar da divisão cartesiana, sempre há comunicação entre ambas as partes, principalmente no que se refere a segurança do escritório.

Já no que se refere a contratos de manutenção de ar condicionado, o condomínio possui uma torre de resfriamento com todo o sistema de ar condicionado do conjunto. Assim, o Grupo modificou o projeto apenas nos andares que ocupa, porém manteve a mesma empresa que atende o condomínio para a manutenção dos seus sistemas, o que trouxe agilidade e facilidade no processo.

Segundo Goes, a área de facilities também foi responsável por definir o tamanho das salas de expedição, onde ficariam os depósitos e se eles teriam tanque de limpeza.

Outra questão, foi definir onde ficaria a central de malotes e criar uma estratégia para que portadores não precisassem percorrer os escritórios. Então, decidiu-se criar um espaço no térreo para entregas, onde triagem e manuseio são feitas por equipe terceirizada, que encaminha para as áreas específicas. 

Visitando o espaço

Para conhecer melhor o conceito adotado no projeto, visitamos o espaço que possui 12 andares tipo de escritórios, um andar de serviços, com ambulatório, help desk, expedição etc., um andar ocupado pela presidência e o mezanino onde fica o restaurante executivo.

Segundo Goes, o objetivo do projeto foi estabelecer um padrão do Grupo, que foi traduzido em uma linguagem colaborativa. Claudia Andrade, arquiteta da Andrade Azevedo, escritório de arquitetura responsável pelo projeto do Grupo Segurador Banco do Brasil e Mapfre, explicou que o conceito de criação do espaço não foi o simples "ambiente aberto", mas um local que contempla ambientes distintos, que suporta as diversas atividades realizadas no escritório, como:

*Open space: foram desenvolvidos espaços de mesão para atividades que não exigem extrema concentração ou privacidade.

*Focus room: pequenas salas com mais privacidade, onde é possível realizar atividades individuais que exigem maior concentração.

*Reuniões formais: salas de reunião fechadas, pequenas, médias e grandes, sendo as pequenas mais numerosas por possuírem uma demanda maior. No total, o escritório possui 93 salas de reuniões.

*Reuniões informais: salas que não precisam de requerimentos acústicos e nem de tecnologia aportada. São os espaços para café, que podem ser utilizados para reuniões rápidas ou para fazer um lanche.

*Welcome Coffee: espaço de acolhimento do visitante na entrada de cada andar. Local onde a pessoa que chega é recebida com área para café, e pode ficar esperando sentada em uma poltrona, de maneira mais agradável, sem precisar ficar parada no corredor esperando alguém lhe receber.

"A grande maioria das pessoas tem acesso à iluminação natural com vista externa. Nas áreas de integração foram utilizadas mais cores, e nas áreas de trabalho tons mais pasteis para não gerar distração. Enfim, tudo foi pensado para que o espaço de trabalho venha realmente suportar as atividades, em um ambiente que estimule o trabalho, a inovação, a criatividade, e faça com que as pessoas se sintam bem e valorizadas pela empresa, para serem mais produtivas, fazendo com que aumente a competitividade da empresa", completou Andrade.

Além desses ambientes de escritório, o Superintendente e o Gerente do Grupo apresentaram também as outras áreas: 

*Salas de diretoria: localizadas internamente no edifício, não ocupando as fachadas, o que libera acesso à luz natural para os colaboradores. Essas salas são disponibilizadas em dois tamanhos. A sala do superintendente e a sala do diretor geral que é um pouco maior.

*Presidência: localizada no 30º andar. De acordo com a conformação societária, o Grupo possui dois presidentes, um oriundo do BB e outro da Mapfre. Dessa forma, foram feitas duas salas presidenciais, com duas secretárias, e salas para assessores. O andar da presidência recebe clientes e parceiros de negócios, com um acabamento diferenciado no que diz respeito ao piso, madeiramento e mobiliário.

*Restaurante executivo: localizado no mezanino, é utilizado por executivos e clientes. Assim, quando acontecem reuniões de trabalho com almoço, é ali que são servidas as refeições.

*InovaLab: utilizado para encarar projetos de forma diferente, com inovação e criatividade, possui uma conformação diferenciada e não segue à risca a formalidade dos demais espaços.

*Agência bancária, help desk e ambulatório: no mesmo andar do InovaLab, existe o ambulatório, com diferentes especialidades para todos os colaboradores. Tem consulta médica, ginecologista, psicólogo, nutricionista, uma área para medicação e um espaço utilizado para aulas de pilates, yoga e massagem.

*Universidade Corporativa: quatro salas para treinamentos, que quando abertas, se transformam em um auditório para 140 pessoas. Todas as salas possuem tecnologia para apresentação de slides via computador, smartphone ou tablet, sistema de som com microfones.

*Escola de Negócios: localizada no 26º andar, sala para treinamentos e cursos, cuja conformação do mobiliário foi desenvolvida segundo o modelo Harvard Bussiness, que permite maior troca entre professor e aluno. 

*Café-restaurante: localizado no térreo exclusivo para os funcionários do Grupo, com capacidade para 170 pessoas. O intuito foi possibilitar uma opção de almoço no edifício, com um preço acessível, que coubesse dentro do vale refeição.

Dentre todas as vantagens do novo escritório, toda iluminação é LED e todos os materiais aplicados (carpete, piso vinílico, tinta das paredes) emitem baixo conteúdo de composto orgânico volátil (COVs). Tudo isso com foco na sustentabilidade e no bem-estar das pessoas.

Segundo Andrade, todas as soluções oferecidas nesse projeto tiveram como base uma política do ganha-ganha. E finalizou: "apesar de ter sido um projeto complexo e de grande porte, tudo funcionou perfeitamente. Foi fundamental o cliente acreditar na nossa proposta e se cercar de profissionais que tenham expertise em diversas áreas, por isso, todo o processo correu de maneira tranquila, de forma muito produtiva, otimizada."