Você chega animado ao escritório numa segunda-feira. Na catraca, o aplicativo de acesso trava e se recusa a ler seu QR code. Tudo bem, vamos pegar um café e ligar o notebook... Ops, o Wi-Fi também resolveu tirar folga. A essa altura, nem o aroma do expresso salva a frustração e a vontade de voltar para casa já bate forte.

Se essa cena parece familiar, você não está sozinho. Um novo relatório internacional identificou que quase metade das empresas consultadas acredita que falhas tecnológicas no local de trabalho são o principal obstáculo para trazer as equipes de volta ao escritório. Paradoxalmente, 59% dessas companhias pretendem exigir mais dias presenciais ao longo do próximo ano – embora apenas 1% mantenha hoje uma política 100% remota.

O estudo, conduzido pela plataforma imobiliária VTS com centenas de executivos globais, expõe um choque entre a ambição de repovoar os escritórios e a realidade da experiência oferecida. A demanda pelos escritórios até voltou a crescer – +16% no último ano nos EUA. Mas o CEO da VTS, Nick Romito, alerta que esse retorno só será bem-sucedido se proprietários e gestores atualizarem a experiência nos prédios e investirem nas tecnologias certas para atender às expectativas pós-pandemia.

Dados, exemplos e implicações práticas:
- Descompasso de percepção: usuários reclamam de falhas de TI, mas gestores acreditam que o problema é espaço físico. Apenas 24% das empresas medem efetivamente a ocupação dos espaços;
- Espaço insuficiente: 80% dos ocupantes dizem que falta espaço para colaboração em equipe;
- Demanda por tecnologia: 90% querem aplicativos integrados aos serviços prediais e 65% gostariam de usar o celular como crachá;
- Excesso de sistemas: muitos gestores usam mais de 10 plataformas e admitem retrabalho e perda de tempo;
- Atendimento digno de hotel: 59% das equipes gostariam de oferecer uma experiência de usuário comparável à hospitalidade de hotéis.

A minha provocação é que não adianta ter mesa de sinuca e café gourmet se o Wi-Fi vive caindo. Para mim muitas empresas ainda investem em perfumaria de escritório (design cool, brindes, decor insta-friendly) mas negligenciam o básico bem-feito. É igual construir um prédio lindo sobre uma fundação rachada – mais cedo ou mais tarde, os usuários percebem e pulam fora.

Eu encorajo os gestores a medir regularmente a satisfação e as necessidades dos funcionários e a trabalhar lado a lado com os fornecedores de tecnologia e serviços para simplificar processos. Quem atua no setor de facilities precisa adotar a mentalidade de UX designer: testar, coletar feedback e iterar melhorias no ambiente. Em vez de zelador apagando luz, o gestor vira curador da experiência – e isso, no fim do dia, atrai gente boa e melhora resultados.

No fundo, a experiência do usuário é a nova rainha do escritório. Ignorá-la sai caro: postos vazios, talentos dispersos e investimentos subutilizados. A boa notícia é que dá para virar o jogo. Que tal começar pelo óbvio? Cheque o Wi-Fi, ouça sua equipe, simplifique uma tarefa chata hoje. Pequenas ações assim sinalizam que o ambiente de trabalho está ligado no que o usuário precisa. E escritório que abraça seu usuário não fica às moscas – vira espaço vivo, pulsante, onde todo mundo quer estar.

Falando em experiência do usuário, você precisa participar do 20º Congresso InfraFM – um encontro que lhe trará insights e respostas para atender bem os frequentadores dos escritórios. Para mais informações, clique aqui.