Quem atua na área de suprimentos, sabe que o dia a dia das compras com grande valor agregado é cheia de detalhes. E siglas! Entre as mais conhecidas, estão o RFI (Resquest for Information) e o RFQ (Request for Quotation). Porém, outras três letras têm se tornado cada vez mais comuns. Estamos falando do BID que, diferente dos citados anteriormente, não é abreviação de nenhuma expressão, mas, sim, uma "adaptação" do inglês to bid, que significa licitar.

O BID também é chamado de oferta de compra. O nome é autoexplicativo: uma empresa interessada em adquirir um produto ou serviço anuncia essa demanda entre os fornecedores. Após definir as especificidades do pedido e receber as propostas, começa, então, o processo de seleção. A partir disso, pode-se ter dois desdobramentos: um contrato de longo prazo, mais formal; ou um acordo comercial, menos rígido, onde não existem premissas que pautarão a relação comercial entre as empresas.

Essa modalidade de compras ganhou espaço com a exigência de padrões mais rígidos e transparentes para as negociações. Ao lançar um BID, tanto empresa quanto participantes têm claras as regras de concorrência e especificações que devem ser cumpridas.

Para entender melhor as particularidades do BID na indústria, conversamos com o gerente de negócios de siderurgia e metal mecânica da PETRONAS, Maurício Ferreira. Neste artigo, ele comenta acerca dos processos de compras de alto valor agregado e como funciona a escolha de fornecedores. Acompanhe.

Como funciona um BID para escolha de fornecedores

Já na introdução do artigo, demos um resumo de como tudo funciona. A indústria identifica a necessidade de aquisição, determina as especificações técnicas e divulga entre os fornecedores. Os interessados, então, encaminham as propostas. "É sempre necessário mencionar que os compradores têm sempre um objetivo simples: reduzir seus custos, com a melhor oferta (desempenho, logística, estoque, atendimento) e com o melhor produto", pontua o gerente comercial da PETRONAS.

Ao receber o BID, o vendedor, então, avalia as solicitações. Entre elas, devem estar especificados:

- produto requisitado e especificações técnicas, como homologações necessárias, no caso de lubrificantes;
- forma e prazo de pagamento;
- locais e limitações de entrega;
- demanda por unidades;
- vigência do contrato;
- volume acordado.
Quando solicitado, alguns fornecedores precisam informar as premissas de variação de preços; ou recebem essas questões no BID, para avaliação e aceitação das mesmas ao longo da relação comercial. Mas, ainda sobre o processo do BID, vale explicar as duas formas de negociação que podem resultar dele. Confira os detalhes na sequência.

Acordo comercial

O acordo comercial é um dos resultados possíveis de um BID. Ou seja, os fornecedores passam pelo mesmo processo de seleção e avaliação. A diferença está na formalização desse acordo que, nesse caso, é menos rigorosa que no contrato de longo prazo. Um exemplo é a respeito da expectativa de consumo. Nessa modalidade, a empresa não está obrigada a consumir tudo aquilo que cotou, o que assegura alguns a respeito de possíveis eventualidades.

Contrato de longo prazo

Aqui, existe de fato um documento assinado por ambas as partes, firmando o compromisso de compra e fornecimento. Por isso, o processo acaba sendo um pouco mais longo, uma vez que os departamentos jurídicos precisam estar envolvidos na análise das cláusulas do contrato. A grande diferença, além da formalização, propriamente dita, está no cumprimento do volume estipulado, prazo de entrega, prestação de serviços de assistência técnica. Afinal, a condição comercial oferecida pelo fornecedor está diretamente ligada à promessa de aquisição com responsabilidades claras para ambas as partes.

Independente de como será a finalização do BID, o fato é que esse processo de compras traz algumas vantagens significativas para as empresas. Na sequência, você confere os mais importantes.

BID: o que sua empresa ganha ao licitar insumos de alto valor agregado

É claro que as transações corriqueiras não devem tomar tempo da área de suprimentos. Com o conceito de profissional de compras 4.0 cada vez mais presente na indústria, é natural que, hoje, os compradores estejam focados em aquisições mais estratégicas. E, de fato, o ganho de eficiência ao aplicar a tecnologia nos processos, permite que negociações mais elaboradas possam ser feitas em produtos de alto valor agregado.

Transparência e previsibilidade de preços

Um dos pontos mais solicitados em grandes BIDs são as regras claras e transparentes de movimentações de preços (para cima ou para baixo). Na tomada de preços ou cotação, caso a proposta do fornecedor seja recusada em um primeiro momento, ao fazer uma nova cotação esse valor pode ter sido alterado em virtude de diversos fatores sem esclarecimentos justificáveis. Um bom exemplo vem do mercado de produtos originários do petróleo (gasolina, diesel, lubrificantes, GLP, nafta, querosene), onde as oscilações do mercado impactam diretamente nos preços praticados de um mês para outro.

No processo de BID, as movimentações de preços, desde que estabelecidas como premissas, precisam ser demonstradas através de índices como variação do óleo básico, flutuação do dólar, IGPM e outros índices dependendo do produto. Nos BID´s o fornecedor precisa deixar claro os motivos de quaisquer modificações. "Isso acontece por meio da chamada fórmula paramétrica ou breakdown, um dispositivo onde constarão os índices que representam e dão transparência às informações dos fabricantes de lubrificantes e graxas acabados. Estes índices são publicados por entidades terceiras como ICIS, Simepetro, Bacen, INCTF etc. Por serem índices de entidades conhecidas e acessíveis, abrem espaço para discussões mais claras junto aos clientes", explica Maurício Ferreira. Obviamente, existem casos de "força maior" que precisam também ser discutidos, caso ocorram grandes variações nos preços de mercado movidos por fatores externos.

Compliance

Compradores de grandes empresas têm uma preocupação bastante séria em relação à transparência das negociações. Atualmente, não se pode dar espaço para rumores de favoritismo ou margem para que a lisura das transações seja questionada. Por isso, cada vez mais ações de governança corporativa são implementadas nessa área.

Ao lançar um BID, a empresa garante que todas as regras do compliance sejam cumpridas. Isso porque é preciso ser claro em todos os pontos que envolvem a compra: tipo de produto, prazos, formas de pagamento, valores, volumes, além de deixá-las acessíveis para vários fornecedores. Em indústrias de grande porte, esse aspecto é ainda mais importante, uma vez que nem sempre as aquisições ficam restritas a um único parceiro.

Racionalização de produtos e estoque

Ao estabelecer uma parceria de longo prazo com um fornecedor, os ganhos podem ir além do âmbito financeiro. Ao contrário de uma compra spot, ou seja, única, no BID o parceiro tem a chance de conhecer melhor a empresa, os ativos, as necessidades e, assim, conseguir oferecer outras vantagens.

Para deixar mais claro, vamos usar um dos ativos mais importantes no processo siderúrgico, o carro-torpedo. Embora não seja extremamente complexo em termos de manutenção, os vagões que transportam a gusa merecem atenção, especialmente, nos rolamentos. Uma das oportunidades de otimização que um parceiro licitado pode trazer é a unificação dos produtos utilizados nesses componentes. Assim, facilitam-se as rotinas de manutenção, os processos de compras e, também, possibilita a gestão de estoques mais enxutos.

Agora que você já sabe o que é BID e como ele funciona na indústria, veja um exemplo de como ele pode resultar em uma parceria valiosa para o seu negócio. No texto GERDAU comenta importância da lubrificação na siderurgia e parceria estratégica com a PETRONAS, o gerente técnico da empresa comenta os detalhes.

Nota: Este conteúdo está divulgado no blog Petronas Inovação Industrial 

Maurício Ferreira, gerente de negócios de siderurgia e metal mecânica da Petronas.

Foto: Divulgação.