Notícia publicada em 6 de junho de 2019

Por Francisco Abrantes

No Livro Gerenciamento de Facilities e Properties, abordo as competências que englobam a nossa área e a transformam em um campo de trabalho desafiador, transformador e contemporâneo. O International Facility Management Association (IFMA), em uma iniciativa chamada Global Job Task Analysis, realizada em 2009, definiu 11 competências que englobam a nossa área.

Originalmente eram nove competências, mas com a revisão realizada em 2009, por meio desse grupo de trabalho, acrescentou-se as competências relacionadas a Responsabilidade Ambiental e Sustentabilidade, e Plano de Emergência e Continuidade do Negócio. Essa revisão e a adição destas novas competências só corroboraram e ratificaram a nossa afirmativa de que a profissão está em constante processo de evolução e sofisticação. Numa profissão com ampla e vastíssima área de atuação, com diferentes escopos, realidades corporativas e modelagem organizacional é normal que o desenvolvimento profissional aconteça gradativamente e dessa forma, especialmente na realidade atual de profundas e constantes mudanças. Nada é definitivo! Isso não acontece somente aqui no Brasil, é uma realidade Global.

Vejamos a lista dessas competências:

1)    Comunicação.

2)    Plano de emergência e continuidade de negócio.

3)    Sustentabilidade e responsabilidade social.

4)    Negócios e finanças.

5)    Fatores humanos.

6)    Planejamento estratégico e liderança.

7)    Manutenção e operação.

8)    Gerenciamento de projetos.

9)    Qualidade.

10)   Gestão imobiliária e de propriedades.

11)   Tecnologia.

Essa lista não se encerra em si. Necessariamente, nem todos os profissionais serão responsáveis por todas essas competências, dado ao ambiente organizacional no qual estão inseridos e, muito provavelmente, haverá esse ou aquele, com responsabilidades além das 11 listadas. O importante é que se tenha noção dessas competências e busque a capacitação profissional para gerenciá-las, especialmente naquelas que ainda não estamos diretamente envolvidos porque, cedo ou tarde, inevitavelmente, teremos que nos envolver com elas. Podemos considerar que essas 11 Competências listadas são as core competences da nossa área. Prepare-se!

No livro detalho cada competência e ao longo dessas matérias, trarei as mesmas para nossa análise e conhecimento.

Competência 1: Comunicação

Essa competência é exaustivamente abordada no livro em função da introspecção, uma característica presente em boa parte dos profissionais da área. Vejo muitos profissionais com dificuldade de explicar as suas responsabilidades, quanto mais divulgar seus resultados para toda a empresa – stakeholders, prestadores de serviço, funcionários e usuários.

“Não importa se a comunicação será horizontal (com seus pares e clientes) ou vertical (funcionário(s), superior(es) hierárquico(s) e alto escalação da empresa), ou ainda se com a comunidade externa e/ou com entidades públicas, o importante é que você seja capaz de transmiti-la de forma clara e objetiva, não deixando dúvidas com relação ao seu conteúdo e objetivo.

Outro fator importante, dentro do contexto da comunicação e que vai além de clareza e objetividade na mensagem, é como você “vende” seus projetos para a empresa como um todo e, naturalmente, para o(s) seu(s) superior(es) hierárquico(s). A forma como você aborda o tema e o apresenta fará toda a diferença na obtenção do aval (aprovação) e – mais importante – do envolvimento de todos os stakeholders no projeto, atuando não como distantes aprovadores, mas como fiadores (sponsors) do projeto.

Ao longo de toda a minha carreira, venho observando a dificuldade que a maioria dos profissionais de FM tem em lidar com esta disciplina – marketing & comunicação. Alguns, porque não conhecem e não a dominam e por esse motivo, não a aplicam. Não o marketing pessoal, mas o da divulgação da área como um todo. Outros porque, definitivamente, têm dificuldade em comunicar-se, deixando de atuar como divulgadores das iniciativas da área. Os profissionais de FM e PM, na maioria das vezes, colocam-se na condição de “tamanduá”, com a cabeça enterrada sem querer se mostrar. Com essa postura low profile a empresa não sabe da contribuição que diariamente a área propicia para ela como um todo, especialmente trazendo solução de continuidade em todos os processos.

Comunicação é uma habilidade importantíssima para o nosso sucesso. Há de se ressaltar que não é somente a comunicação falada, mas também e, inclusive, a escrita. Quantas mensagens são enviadas que mais parecem um código a ser decifrado de tão técnicas e mesmo incompreensíveis que são. Cuidado! Leiam, revisem, repensem e, sobretudo, usem o corretor ortográfico. Falo isso de experiência própria, pois em tantos comunicados que já enviei na minha vida profissional, ressalto dois que me deixaram no mínimo constrangido, que compartilho abaixo:

• Constrangido 1: comunicado para um exercício da Brigada de Incêndio com finalidade de treinamento e renovação do Alvará de Vistoria do Corpo de Bombeiros do Estado de São Paulo (AVCB/SP)

“Amanhã a partir das 14h30 – logo após o fechamento do refeitório – iremos realizar treinamento da Brigada de Incêndio conforme instruções já enviadas. Ao sinal sonoro todos deverão evacuar o prédio seguindo a orientação do Brigadista do andar e se dirigirem para o ponto de encontro no centro do estacionamento. Conto com a atenção de todos.”

Não preciso nem dizer a quantidade de e-mails que recebi de volta brincando com o verbo evacuar. Durante muito tempo tive que ouvir as tirinhas e piadinhas de plantão, nas reuniões, cafés e corredores.

• Constrangido 2: havia começado a trabalhar nesta empresa e o momento era de reorganização do departamento, reestruturando as áreas e readequando as pessoas. Pedia no e-mail direcionado ao meu primeiro escalão que não divulgassem as medidas que havíamos conversado. Vejam só como o envio de um e-mail, entre tantos, sem revisar a ortografia, pode causar:

“Reforço o meu peido, da reunião de hoje, para tratarem esse assunto com a maior discrição possível, evitando maiores problemas. Grato”

O que a falta de uma letra (d) pode fazer com a palavra! Deveria ser pedido e saiu o que está escrito no e-mail. E o pior, a marca fica para sempre.

Outro grande lembrete na arte de se escrever é: quanto menos se escreve, mais compreensível e objetiva a mensagem será. Lembre-se: menos é mais! Quem escreve muito (prolixo) não sabe o que quer dizer, perde-se no conteúdo.

A comunicação – em todos os níveis – tem de ser a mais sincera e verdadeira possível. Que o seu sim – seja sim e o seu não – seja não. Isso traz credibilidade diante do cliente interno, com seus pares, funcionários e superiores. Nunca assuma aquilo que não pode entregar e jamais deixe de fazer um cliente interno feliz, entregando para ele o acordado (SLA) na medida certa e no prazo esperado.

Até a próxima matéria, em que abordaremos Plano de Emergência e Continuidade de Negócio.

Francisco Abrantes é autor do livro Gerenciamento de Facilities e Properties, possui ampla experiência na área de Facilities, Operações, Supply Chain e Real Estate. Membro fundador da Associação Brasileira de Facilities (Abrafac), foi membro do Board of Directors do IFMA, do Global FM, Presidente do Grupo de Gestores de Facilities (Grupas) e, atualmente, é Diretor Executivo de uma mineradora. - [email protected]

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