Notícia publicada em 7 de junho de 2019

Por Flávio Pimentel e Marcelo Junqueira

Falar de desperdício de produtividade em escritório devido ao problema de workplace é papo antigo. Mas esse problema vem aumentando devido às mudanças de cultura que ocorrem fora das empresas. O usuário mudou e, além do crescimento dos custos operacionais, há outros como attrition e hiring de reposição, sem contar a própria performance do colaborador. 

É importante lembrar que, em um mundo cada vez mais digital e de pessoas cada vez mais digitais, o que faz a diferença para maior rentabilidade está em quem consegue gerar mais inteligência ao negócio. E isso está relacionado ao conhecimento adquirido por colaboradores, e na forma como esses mesmos colaboradores conseguem executar suas atividades. Daí vem resultados. Em outra ponta, a operação de workplace em si, sendo cada mais automatizada, tem na gestão de custos o seu “ongoing”, ficando mais transparente que garantir eficiência na jornada de uso do espaço pelo colaborador, irá se tornar o principal aspecto de geração de EBITDA.

Somente com tecnologia é possível realizar essa condição de gestão. Mas a conta de tecnologia da TI Corporativa, por outro lado, não olha para esse tipo de impacto. Um gestor do budget de tecnologia está preocupado em manter o ambiente em pé, a empresa segura, as pessoas conseguindo usar suas máquinas e os sistemas rodando. A área de RH, naturalmente, acessa a informação sobre o reflexo do workplace (ou a falta dele) no colaborador, mas se limita a entender o fim e não o meio. Por fim, atualmente, o gestor de facilities também não está em uma posição diferente, mas apenas com foco no dispêndio de energia, na manutenção dos móveis, na segurança patrimonial, na limpeza etc. 

E quem faz a gestão da experiência do colaborador? Talvez a razão deste “vazio” nas empresas esteja relacionado ao fato de que ainda não se faz essa conta na gestão corporativa. Ou ainda não se saiba fazer direito.

A Revista Facility Executive de novembro/2017 (https://bit.ly/2AO4Gjh), mostra o resultado de uma pesquisa realizada nos EUA e que merece atenção. A estimativa é de que, em média, 40% da força de trabalho desperdice 261 minutos/por colaborador, por mês, realizando as seguintes atividades: procurando salas de reunião, mesas de trabalho ou colegas. Esse custo de folha também gera um impacto sobre resultados financeiros associados ao que a empresa perdeu com esse tempo desperdiçado.

Olhando para alguns workspaces, tem sido verificado na prática que, no caso de salas de reunião, muitas empresas têm agendas lotadas em seus sistemas, mas sempre há algumas ou várias salas vazias. A experiência tem mostrado aqui no Brasil, no sudeste especificamente, que a ociosidade real de salas de reunião indica índices que variam entre 40% a 60% do tempo total disponível para uso. Ou seja, embora aparentemente faltem salas, há uma oferta muito maior que a demanda. 

Esse efeito também não é muito diferente do que ocorre em mesas de trabalho. Nesse caso, muitas empresas têm mais mesas fixas do que realmente precisam. A razão disto é que mobilidade de pessoas entre escritórios/clientes e home office são partes cada vez mais relevantes do dia a dia do colaborador. Algumas empresas, já entendendo esse cenário, mas sem implementar gestão adequada, reduziram suas mesas, mas criaram problemas de produtividade, visto que muitas adotaram o modelo de dias fixos para as pessoas trabalharem. Um contrassenso, visto que, da mesma forma que as pessoas estão mais dinâmicas, os negócios estão muito mais, e isso passa por garantir flexibilidade, e não rigidez como está sendo o caso. Mas voltando ao ponto da ociosidade, não é difícil observar a existência de ociosidade média mensal de 35% relativo ao uso de mesas de trabalho em empresas. 

Considerando o que foi apresentado acima, pode-se tentar realizar uma simulação sobre como materializar esse desperdício. Como dados de entrada, veja o seguinte cenário de uma empresa com a configuração a seguir: (1) 1.000 funcionários; (2) custo mensal total médio de folha/colaborador de R$ 12.000,00; (3) representatividade do gasto de folha em relação à receita de 30%; (4) tamanho médio de sala de reunião de 15m ; (5) média de 1 sala de reunião para cada 14 colaboradores; (6) custo mensal do m² (aluguel+IPTU) de R$ 100,00; (7) proporção de número de mesas/colaborador em 0,9; 8) tamanho médio de ocupação de uma mesa em 5m; e (9) EBITDA em 15%.

Com base em todas essas informações, é facilmente possível calcular para a nossa empresa-exemplo: ( a) um desperdício mensal do tempo produtivo de pessoas em R$ 118 mil; (b) um desperdício mensal em aluguel+IPTU em salas de    reunião de R$ 45 mil e (c) um desperdício mensal em aluguel+IPTU do espaço de mesas da ordem de R$ 157 mil. Somando tudo, gera-se um desperdício mensal de R$ 320 mil, ou R$ 1,4 milhão no ano. Ou seja, uma representação de 5% no EBITDA. Isso sem contar com uma série de outros custos indiretos relacionados a esses três itens, tais como a já citada perda de geração de resultados, além de custos de operação como energia, infraestrutura predial, dentre outros. 

Olhando o que representa esse desperdício, certamente não vai se demitir pessoas para reduzir a perda de tempo desperdiçada. No caso de salas ou mesas, não se vai necessariamente devolver alguns m² no contrato de aluguel, embora, dependendo do caso, isso vá ser possível. É bem provável que a empresa com essa visão perceba que a falta de gestão eficiente sobre esses espaços a está conduzindo a adquirir novos andares ou prédios. E faz isso de forma desnecessária para conseguir contratar mais pessoas, ou não consegue consolidar andares ou prédios da melhor forma.

Ninguém enxuga custos sem oferecer riscos ao empreendimento.Este é o diferencial da gestão. Mas é necessário atuar com inteligência e criar espaços que permitam que isso aconteça. A visão atual é que implantar smart offices que estejam realmente alinhados à jornada do colaborador é vital para o sucesso, bem como para desconstrução dos problemas acima. Esse reposicionamento através de tecnologia é o real significado da transformação digital: impacto no negócio.

É com esse foco que a CI&T IoT, braço da CI&T para workspace management, vem atuando no mercado: olhando workspaces na ótica de jornadas de uso e empoderamento do gestor. As soluções para o propósito de reuniões ou mesas de trabalho são exemplos disso. Empresas que já adotaram as soluções conseguiram materializar esses números. Na prática, isso representa o crescimento da relevância da gestão no resultado da empresa e alinhamento ao negócio.

Flávio Pimentel ([email protected]), Head of Smart Workplace Experience, e Marcelo Junqueira ([email protected]), Product & Operations Manager, da CI&T

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