Por Larissa Gregorutti

Conteúdo publicado em 30 de janeiro de 2019

No gerenciamento das áreas de trabalho, repensar a concepção das salas de reunião tem ganhado cada vez mais importância, para o melhor desenvolvimento dos negócios nas empresas na era digital.

Com o aumento do custo do metro quadrado e a diminuição dos escritórios, o surgimento do smart office veio para suprir a demanda por ambientes que proporcionem conforto e bem-estar, e gerem, consequentemente, o aumento da produtividade dos colaboradores.

Criar salas de reunião que atendam à necessidade das empresas de aplicar uma cultura digital corporativa focada na melhor experiência do cliente visa, mais do que planejar o número de salas disponíveis por número de usuários, entender o real uso desses espaços.

Com o propósito de suprir a necessidade por ambientes que estimulem encontros casuais e o convívio entre os profissionais de diversas áreas, o mercado tem incorporado ambientes tanto para desenvolvimento de reuniões formais como informais.

Segundo Sérgio Athié, Sócio-fundador da Athié Wohnrath os espaços de reunião formais, geralmente são destinados para receber clientes e alocadas em andares específicos; e aqueles informais, normalmente distribuídos nos andares onde estão as estações de trabalho e são dedicados justamente para reuniões de equipes.

Para implantar essas soluções, é preciso conhecer a realidade da empresa e entender o consumidor e a sua necessidade de consumo, e fundamentalmente, estar alinhado a um planejamento prévio para tornar as reuniões mais produtivas.

Reformulação dos espaços

“Para as salas formais, são comumente adotadas propostas mais sofisticadas, sejam clássicas ou modernas. Já para as salas de uso de times, o tamanho pode ser maior ou menor, por tanto que estejam próximas às estações de trabalho, para reduzir o ruído e distração de conversas no ambiente de trabalho, prejudiciais à produtividade”, pontua Athié. Outras áreas cada vez mais presentes nas empresas, complementa o Arquiteto, são os squads, com espaços que recebem equipes de trabalho multidisciplinares, que ficam alocadas por determinado período para a resolução de um desafio; as salas componíveis de multiuso, que podem ser utilizadas como auditório, sala de treinamento, espaço livre e para eventos; e o “work café”, que são espaços com mais mobilidade, que proporcionam encontro de colegas, reuniões informais, sendo um espaço de trabalho alternativo.

Para otimizar os espaços de reuniões, a AKMX Arquitetura, Engenharia e Tecnologia, por sua vez, segue três pontos fundamentais:

1) Áreas dinâmicas: para reuniões produtivas, objetivas e com poucas pessoas, como os meeting points (áreas abertas em meio ao escritório), os lounges para conversas informais e os phone booths que também são ótimas soluções. Reuniões não programadas também existem e podem acontecer nestes espaços.

2) Pool de reuniões: espaço estratégico do escritório para um “conjunto de salas”, para uma demanda que exija grande rotatividade desses ambientes. O uso de divisórias retráteis confere flexibilidade, ajustando o espaço à capacidade e ao número de salas exigidas no momento.

3) Espaço, tecnologia e cultura: primeiramente, calcule o tamanho correto dos ambientes. Em seguida, o uso de sistemas inteligentes para administrar agenda, tempo e formas de uso das salas são bem-vindos, porém, a conscientização e a colaboração de todos também são importantes.

Já o método desenvolvido pela StudioBR Arquitetura & Design, o Workxperience, mapeou algumas das atividades para o desenvolvimento de espaços de reunião com alta performance:

• Refúgio: para atividades que necessitam foco e concentração individual, como leitura, análise, calls ou conferências individuais. Área que não depende de agendamento e possui acústica alta.

• Booth: para reuniões espontâneas, que acontecem de forma ágil e imediata entre os colaboradores. Sem necessidade de reservas e com acústica média.

• Flex space: para atividades que promovem ou baseiam-se na criatividade, são ambientes que estimulam a troca de ideias e inspirações coletivas ou individuais. As reuniões são espontâneas, sem reservas, ambiente com acústica baixa, sem sigilo.

• Meeting room: para atividades comprovadamente reduzidas, são aquelas que necessitam de sigilo absoluto e requerem reserva prévia de sala de reunião no formato tradicional.

Tecnologia e inovação

Oferecer o melhor da mais alta tecnologia disponível em instalações corporativas, é objetivo do FM no gerenciamento desses espaços. Conheça dois sistemas de agendamento utilizados pela IT’S Informov, que visa modernizar e otimizar as salas de reunião:

O primeiro, é o servidor instalado localmente, com tecnologia que possibilita todo o gerenciamento das salas e integração com o Office 365 (Outlook). Além disso, possui uma interface em cada sala com a visualização de quem está utilizando e agendamento local de reuniões.

Já o segundo sistema, integrado com a Internet das Coisas (do inglês, Internet of Things – IoT), utiliza todas as funções do primeiro, mas com o uso de dispositivos (gadgets), que são facilmente instalados em cada sala, sem nenhuma intervenção. Há a possibilidade de vários recursos como a verificação se a sala está sendo usada, desligamento da sala caso tenha terminado o tempo da reunião, tudo isso em tempo real.

“O que é comum em todas essas salas de reunião é a tecnologia adotada, como o uso de dispositivos instalados nas salas capazes de identificar se o espaço foi ocupado conforme reserva ou se continua vago, além de equipamentos de videoconferência e conference call como TVs, câmeras, microfones e dispositivos bluetooth para projeção de conteúdo, itens quase que básicos para uma infraestrutura adequada”, ressalta Athié. Ter uma área que gerencie esses sistemas e espaços de forma organizada, do planejamento à execução, de modo a atender à demanda e suprir eventuais necessidades é um dos compromissos assumidos pelo profissional de FM, que compartilha a seguir, como é feita a gestão dos espaços de reunião dentro das empresas.

Gestão dos espaços de reunião

AIG Seguros Brasil – Por Tibeli Luz, Administrative/Facilities Analyst

A AIG possui três tipos de salas de reunião, que são gerenciadas pela área de Facilities: uma sala pequena que comporta até três pessoas, com telefone e rede cabeada; salas maiores que comportam a partir de oito pessoas, com TVs e recursos de áudio e vídeo para apresentações e teleconferências; e salas modulares que, uma vez abertas, comportam mais pessoas e são utilizadas para treinamentos e apresentações ao público externo. Nesses espaços também há uma estrutura completa de áudio e vídeo.

As salas são agendadas por demanda através de uma ferramenta própria chamada EMS, que nada mais é que um canal on-line, disponível a todos os funcionários. Algumas salas consideradas executivas são reservadas somente pela recepção.

Antes de implementarmos o sistema EMS, as reservas eram feitas manualmente em uma agenda de papel que ficava com a recepcionista de cada andar. Erros aconteceram diversas vezes e tivemos que administrar muitos problemas.

A otimização do tempo e a redução dos problemas agradou muito todos os colaboradores da AIG.

A demanda das salas hoje ainda é grande, mas a quantidade é suficiente e todos os dias elas são sempre bem utilizadas.

Bunge – Por Gustavo Antonio Eigenheer, Gerente de Real Estate & Facilities

O escritório da Bunge oferece uma grande variedade de salas de reunião e espaços colaborativos que permitem a integração dos funcionários no dia a dia. Além das salas convencionais, temos quiet rooms para trabalhos concentrados e phone booths para ligações privadas de curta duração, conferências individuais e e-learnings, não sendo necessário realizar o agendamento. As áreas de café também são muito utilizadas para conversas informais e reuniões rápidas. Por fim, temos um auditório com capacidade de cem pessoas que promove treinamentos, workshops e reuniões estratégicas da empresa.

O sistema de autorreserva via Outlook permite que cada colaborador programe suas reservas de salas conforme agenda.

Todas as salas possuem equipamentos de áudio e vídeo para as reuniões. Atuamos também com a solução Skype for Business a fim de promover reuniões e apresentações pelo computador, celular corporativo ou salas de reunião, promovendo a integração de salas virtuais, o compartilhamento de apresentações e a otimização do uso das salas.

A demanda no escritório é sempre intensa. Atualmente, temos mais de 50 salas de diferentes tipos que atendem de modo satisfatório os nossos colaboradores.

CI&T – Por Thiago Donizetti Fernandes, Facilities Leader

A CI&T, especializada em transformação digital, tem mais de cem salas de reunião e o gerenciamento é feito através de um sistema inteligente de agendamentos integrado ao Google Calendar, que viabiliza o autocontrole do espaço através de detecção e identificação de pessoas na sala. As reservas são realizadas pelos próprios funcionários em esquema de self-service através da reserva de salas da G Suite do Google. Para otimizar o uso das salas a empresa faz o uso do sistema FreeRoom (http://freeroom.io/), que possui sensores e inteligência para identificar quando uma sala reservada está vazia e otimizar o uso desses espaços. Isso é possível através de um sensor que é instalado na sala e que identifica se ela foi desocupada antes do horário de término da reserva.

A partir da inauguração da nossa sede em Campinas (SP), o Prisma, começamos também a criar espaços variados e úteis, como ilhas com sofás e mesas altas nos corredores, phone booths, booths, aliviando assim a pressão por uso de salas de reunião. A decisão foi acertada e hoje este modelo é replicado em todas as nossas reformas e expansões. Sobre a tecnologia adotada nos espaços, a maior parte dos nossos times estão distribuídos em prédios, cidades ou mesmo em países diferentes e nossas salas precisam de recursos para facilitar essa interação remota, como eBoards (lousas digitais), TVs, webcams HD e speakerphones (Jabra). Além disso, adotamos práticas da filosofia Lean como gestão à vista, por isso, todas as paredes das salas podem ser utilizadas para escrita.

Cultura Inglesa – Por Jerson Souza, Gerente de Facilities

Imóvel adaptado para oferecer diversas opções de salas para reuniões, a sede da Cultura Inglesa está localizada em uma região com um dos m² mais caros de São Paulo (em Pinheiros), por isso, otimizamos bem a utilização dos espaços, inclusive algumas salas e teatro são destinadas para locações externas.

Temos salas pequenas para até quatro pessoas, salas médias de até oito pessoas, auditórios de até 25 pessoas e um teatro com capacidade de 160 pessoas, além de contar com algumas áreas para um “bate-papo” rápido.

As áreas localizadas dentro do escritório (3º e 4º andar), são reservadas pelos usuários internos através do Outlook. Além disso, quase todas as salas possuem recursos multimídia, uma delas inclusive está adaptada para vídeo conferência.

A demanda de uso desses espaços é alta, até porque temos treinamentos frequentes na nossa sede e, diversos projetos em paralelo, inclusive possuímos uma sala destinada exclusivamente para projetos especiais.

Faz parte da rotina do departamento de Facilities, fazer dois check-lists diário para verificar e/ou ajustar as salas, por isso, não temos áreas ociosas, o que significa a otimização de todos os espaços.

Mercado Livre – Por Sabrina Espinós, Supervisora de Facilities

O projeto da Melicidade prevê salas de uso agendado e de livre utilização, equipadas com o sistema Chromebox, que permite a utilização da ferramenta Hangouts (Google) para reuniões não presenciais. As salas de uso agendado são marcadas diretamente pelos colaboradores via calendário do Google.

Estamos em implantação de uma gestão smart city com leitura de dados via sensores wi-fi para otimização do tempo e da qualidade da ocupação, bem como a taxa de no-show dos usuários. A previsão é que no segundo semestre de 2019 este projeto piloto esteja em pleno funcionamento.

A equipe de Facilities é responsável por entender a ocupação e manter a infraestrutura das salas de reunião em funcionamento. O time de TI está responsável pelo sistema de agendamento.

Em dias e horários de picos temos cerca de 60% de taxa de ocupação das salas. A Melicidade tem hoje 154 salas disponíveis (entre phone booths, livre utilização e uso agendado).

Nexa Resources – Por Eduardo Zandona, Facilities

A Nexa possui 21 salas de reunião e seis salas de call (pequenas cabines para até duas pessoas), para um público de 450 empregados. Para o gerenciamento das salas, a empresa também utiliza a ferramenta FreeRoom, além de recursos da Microsoft, como o Office365 e o Room Mailbox, para agendamento por demanda.

Os espaços possuem recursos audiovisuais prontos para atender a todas as demandas, como o Cisco TelePresence SX20 (videoconferência), TVs LEDs com Wi-fi Direct para projeção, sistema de videoconferência Trio da Polycom e projetores.

Todos os anos, fazemos uma pesquisa de clima referente à área de Facilities, para entender qual o grau de satisfação junto aos nossos empregados, considerando a avaliação do espaço e sugestões de pontos de melhoria. O resultado sinalizou que, na percepção dos empregados, o número de salas de reunião não era suficiente.

Ao procurar entender, verifiquei que o problema não era a quantidade de salas, mas sim, a gestão das salas. Com isso, fizemos algumas ações junto com a área de TI e conseguimos resolver o problema, melhorando o grau de satisfação da pesquisa, que saltou de 31% para 83%, sem aumentar o número de salas, trabalhando apenas na gestão.

Qualicorp Corretora de Seguros – Por Leandro Firmino Alves, Gerente de Facilities

A Qualicorp utiliza o sistema FreeRoom, desenvolvido pela empresa CI&T, para o gerenciamento das salas de reunião e também possui mesas de reuniões que ficam nos espaços comuns de alguns andares, utilizadas conforme ordem de chegada.

Parte das nossas salas possuem mesas dobráveis que flexibilizam o layout do espaço, TVs ou telas com projetores, caixas de som no teto, microfone, computador, ponto para ligar pen drive ou notebook, e videoconferência. Algumas salas têm divisórias retráteis que possibilitam expandir de 30 até 120 lugares. Em parte dessas salas, trabalhamos com a automação da Crestron por meio de uma matriz de áudio e vídeo, o que traz confiabilidade ao sistema e integração com iluminação, persiana, computador/notebook, som e imagem em um mesmo equipamento.

O número de salas de reunião que temos atualmente é satisfatório, pois notamos que normalmente sobram algumas reservas. Em 2019, iniciaremos um estudo para concluirmos qual o número ideal de salas para o público atual de nosso escritório. O objetivo desse levantamento é otimizar o uso de áreas que hoje são subutilizadas.

Senac São Paulo – Por Vanessa Moura Coronado, Assistente Técnico Administrativo de Gerência de Materiais e Serviços

Todas as salas de reunião do Senac São Paulo são equipadas com televisão, notebook, projetor e quadro branco. A gestão é feita de forma descentralizada, ou seja, não há padronização e cada gerência de cada unidade Senac realiza a reserva conforme a demanda: por agenda do Outlook e/ou planilha de Excel.

Dentre as gerências das escolas consultadas, apenas uma utiliza um sistema interno para gerenciamento das salas, o Service Desk. O agendamento é realizado todo final do mês, pois geralmente as equipes já possuem reuniões programadas.

Antes da implantação da ferramenta Service Desk nesta unidade específica, a Gerência de Desenvolvimento realizava a gestão das salas através de planilhas em Excel. Quando as salas eram liberadas para reserva, as primeiras secretárias agendavam reuniões para suas equipes esgotando a disponibilidade para as outras secretárias. Por isso, a implantação desta ferramenta é um case de sucesso, pois otimizou a gestão das salas e as equipes passaram a ter dias certos para utilizarem os espaços, evitando indisponibilidade de horários.

Para as demais unidades, o Senac São Paulo está analisando soluções para melhorar o fluxo de reserva das salas e buscando novos softwares de gerenciamento.

TIVIT – Por Sandro Lorelli, Gerente Geral Administrativo

Na unidade da TIVIT onde fica a Diretoria da empresa, existem seis salas de reunião gerenciadas, ambientes menores que não necessitam de agendamento para reuniões rápidas com poucas pessoas, e um local para reuniões mais informais. Todo agendamento é realizado pelo sistema LIZARD Meetings. Os colaboradores têm autonomia para verificar os horários disponíveis de cada sala, convidar os participantes e solicitar os recursos que serão utilizados como cabos, itens de alimentação etc.

Todas as salas são gerenciadas diretamente por esta ferramenta e sua utilização é acompanhada pela área Administrativa da TIVIT por meio de métricas e relatórios gerados pela solução.

As nossas salas de reunião estão preparadas com equipamentos de videoconferência interligados com o nosso sistema de comunicação interna, televisores e projetores.

As salas possuem um display que fica próximo a porta da sala que só pode ser aberta após a realização do check-in. Isso faz com que o usuário melhore a pontualidade pois, caso não realize tal procedimento, perderá a reserva. Além desta funcionalidade, esse mesmo display possui outras facilidades que economizam muito tempo no dia a dia como o agendamento rápido pelo próprio aparelho, a liberação da sala em caso de a reunião durar menos tempo que o planejado e a indicação luminosa através dos LEDs mostrando de forma fácil o status da sala, ou seja, se está ocupada, livre ou aguardando check-in.

O número de espaços de reunião tem sido satisfatório para atender a demanda dos nossos 280 funcionários alocados na unidade.

WeWork

O gerenciamento das salas de reunião é feito através de um aplicativo interno da empresa, disponível a todos os membros (pessoas que trabalham de dentro de espaços da WeWork) de acordo com a necessidade específica, seja ela interna ou para receber clientes externos. Por meio do aplicativo, é possível verificar em tempo real a disponibilidade de todas as salas de reunião da WeWork no mundo, além de ter acesso a imagens e à capacidade de cada uma delas, e cadastrar convidados externos.

Cada membro tem direito a um determinado número de créditos mensais, que podem ser usados tanto para reserva de salas de reunião quanto para uso dos espaços comuns e impressoras, por exemplo.

Todas as salas de reunião são equipadas com recurso de áudio e vídeo, com especificações que variam conforme o prédio. Cabe mencionar também que diversas reuniões ocorrem fora das salas de reunião. As áreas comuns de cada um dos prédios, por exemplo, onde ficam à disposição dos membros bebidas como café, chá, água e chopp, costumam ser ponto de encontro e espaços de bastante interação entre as pessoas, formais ou informais.

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