Por Larissa Gregorutti

“Certamente, a palavra que mais se encaixaria na definição do que é ‘Gerenciamento de Facilities & Properties’ (Facilities Management [FM] – na terminologia mais aceita internacionalmente), seria complexidade”, pelo menos é assim que Francisco Abrantes inicia sua obra sobre Gerenciamento de Facilities & Properties (Reis Editor, 2017).

A realidade, segundo o Prof. Dr. Moacyr E. A. da Graça, Coordenador do MBA-USP de Gerenciamento de Facilidades, é que existem diferentes visões no mercado sobre o que é gerenciar o contexto das organizações, e o grande problema enfrentado, até então pelo setor, é estabelecer uma linguagem comum que possa ser entendida de forma homogênea.

Tendo isso em vista, com o propósito de estabelecer o FM tanto como área de conhecimento como área profissional, a Organização Internacional de Normalização (International Organization for Standardization – ISO) desenvolveu através do Comitê Técnico – TC 267 a série ISO 41000 como o padrão de gestão de facility.

E com a intenção de que as normas ISO sejam editadas em português, tendo como propósito homogeneizar o conteúdo e promover a normalização em gerenciamento de facilidades, a ABNT, como único Foro Nacional de Normalização, criou mediante demanda a Comissão de Estudo Especial de Gerenciamento de Facilidades (ABNT/CEE – 267), espelho da ISO/TC-267.

“O processo de normalização em facility vem acontecendo no mundo tem uns 20 anos mais ou menos. E acompanhando há algum tempo, acreditamos que para justificar a criação de uma comissão brasileira, nada mais forte do que existir normas ISO de Facilities. Então, a medida que as primeiras normas da série ISO 41000 foram publicadas em abril de 2017, no dia 23 de maio nós entramos com o pedido de instalação da comissão na ABNT já com apoio da Abrafac, do CBCS, da CoreNet, da Fiesp, da Fundação Vanzolini, do Instituto Federal de São Paulo, do Instituto de Engenharia, da Lares e da própria revista INFRA”, pontuou Graça.

Padrão ISO

Comitê técnico presidido por Stan Mitchell, a ISO/TC-267 atua no desenvolvimento de ferramentas estratégicas e conjunto de diretrizes que definirão uma estrutura, bem como os processos organizacionais, juntamente com a necessidade de um conjunto de competências essenciais sobre como o FM deve funcionar. “Como se trata de uma normalização administrativa com a natureza de gestão, ela permite criar um alinhamento de comportamento organizacional e melhorar sensivelmente a maneira pela qual as empresas fazem o gerenciamento de facilidades”, informou Graça.

Sobre o desenvolvimento do padrão ISO de FM, Mitchell acredita que Facilities Management é a mais nova disciplina relacionada ao ambiente construído que estabelece a maneira como as instalações serão gerenciadas, mantidas e operadas para um grupo diferente de usuários. E afirma ainda que os benefícios da norma ISO de FM para a sociedade e para os negócios, em geral, são inestimáveis.

“O FM reconhece que o seu papel vai além das edificações, a função é também sobre as pessoas que as administram, utilizam e são afetadas direta e indiretamente pelo o que fazemos com esses edifícios e suas instalações. Ou seja, o FM é efetivamente responsável pelo impacto ambiental que surge das organizações que atendemos. Já para os negócios, trata-se da eficácia e da eficiência que oferecemos em relação aos serviços de suporte, bem como os ativos de que somos responsáveis”, informou o presidente da comissão técnica ISO/TC-267.

Em 2017, foram publicadas as três primeiras normas dessa série, das quais foram lançadas em abril a ISO 41011, Facility management – Vocabulary e a ISO 41012, Facility management – Guidance on strategic sourcing and the development of agreements; e a terceira publicada em julho, a ISO/TR 41013, Facility management – Scope, key concepts and benefits.

Para o início deste ano, todavia, está para ser publicada uma nova norma de sistema de gestão, a ISO 41001, Facilities management – Management systems – Requirements with guidance for use, que tem como propósito aumentar conscientização e apoiar o desenvolvimento, a implementação e a manutenção de gerenciamento de facilidades em todos os setores da indústria e do comércio.

Sobre o trabalho que está sendo realizado, após convencer a ISO de que FM é uma disciplina profissional digna de um comitê, Mitchell complementa que o desafio atual a enfrentar é o engajamento de representantes de diversos países, para garantir que os padrões criados sejam verdadeiramente internacionais e que promovam a importância estratégica do FM para as organizações e os governos de todo o mundo.

Definição de FM

Das normas já implementadas pela ISO de FM, alguns temas foram destaque da palestra de Thiago Santana, Vice-Presidente da Abrafac, que falou sobre a normalização do FM durante o FM Debate promovido na sede da TOTVS.

Ele comentou que a ISO 41011 que define vocabulário dentro da série é um rito muito comum, inclusive para as normas da ABNT, pois estabelece significados e contextos de termos específicos de cada área de atuação. Ao definir gerenciamento de facilidades, a norma estabelece, em uma tradução livre feita pelo especialista, que é uma “Organização funcional que integra pessoas, processos e ambientes, dentro de uma edificação, com propósito de melhorar a qualidade de vida das pessoas e aumentar a produtividade do core business”.

Outro ponto de destaque da norma é que ela traz a figura do provedor de serviços e da organização demandante (em inglês, service provider e demand organization). “Não importa se você é integradora de serviço, gerenciadora de serviços, cliente final, usuário final, o que importa é que você é uma organização demandante daquele serviço. Ou seja, deixa de fazer sentido quem paga a conta ou com quem o contrato está assinado, deixando o negócio mais abrangente. Essa é a primeira grande definição que ajuda a estabelecer alguns posicionamentos de mercado, inclusive como associação, alguns posicionamentos de conteúdo”, comentou Santana.

Sobre a ISO 41012, o especialista destaca que a norma é um guia para empresas fazerem a gestão do sourcing, e não necessariamente do outsourcing, e desenvolverem melhores acordos. Nesse sentido, ela estabelece estratégias de serviços para ajudar na decisão de terceirizar ou internalizar as operações, aborda elementos essenciais do processo de sourcing e define papeis e responsabilidades.

A norma também estabelece o desenvolvimento de processos e estruturas no modelo típico de contrato, explora a estratégia do sourcing e o entendimento do contexto do core business, fala sobre confiabilidade da cadeia de fornecedores e interdependências operacionais, sobre níveis regulatórios, monitora e acompanha o desenvolvimento das atividades, entre outros.

Sobre entender o contexto do core business, Santana ressalta “Se o profissional facility não souber falar a linguagem do negócio, ele também não saberá pedir um investimento”.

E finaliza, informando que a norma 41012 ajuda a organização a pensar e traçar cada um dos aspectos apresentados, por exemplo, como contratar melhor ou estipular internamente os modelos de serviços, e estabelece quase que uma checklist para gestores sobre como definir diretrizes de sourcing. “Muito provavelmente, se nós seguirmos a cartilha, olharmos para dentro da organização e entendermos o momento que estamos passando, certamente as decisões de internalização de serviços serão muito mais acertadas.”

Deste mesmo modo, o que a norma diz, segundo Graça, é como a boa gestão deve acontecer. E explica que se a empresa disser que desenvolve suas atividades de acordo com a norma, é porque ela deve ser uma empresa qualificada, todavia, se o contrário acontecer, ela não deve ser uma empresa tão boa. “A série de normas ISO 41000 vai ajudar a criar um diferencial competitivo. O fato de uma empresa seguir uma norma internacional e estar certificada por uma entidade credenciada, é uma maneira de garantir a qualidade dos seus serviços”, conclui o Professor.

Instalação da ABNT/CEE-267

A primeira reunião de instalação da normalização de Gerenciamento de Facilidades no Brasil (ABNT/CEE-267), que aconteceu no dia 30 de novembro na Escola Politécnica da Universidade de São Paulo, estabeleceu uma prévia do programa de trabalho a ser definido pela comissão.

Iniciativa liderada pelo Prof. Dr. Moacyr E. A. da Graça, indicado como Coordenador da CEE-267, com o apoio do secretário eleito, Luciano Brunherotto, atual Presidente da Abrafac, tem como objetivo inicial homogeneizar conceitos e criar grupos de trabalhos, no que concerne à terminologia, requisitos, procedimentos e boas práticas.

O encontro contou com a participação de 23 profissionais, além de representantes do Rio de Janeiro, via videoconferência. Entre as principais regras da Comissão de Estudo Especial, podemos citar:

• elaborar e revisar as normas brasileiras de acordo com as demandas apresentadas;

• assegurar o cumprimento das Diretrizes da ABNT para o processo de elaboração das normas brasileiras;

• deliberar sobre o envio de Projetos de Normas para consulta nacional e para homologação como norma brasileira.

Interessados em participar da Comissão devem enviar e-mail para: [email protected]