Por Léa Lobo

Você sabia que o mercado global anual de Facility Management é estimado em US$ 1.2 trilhão? E que, no Brasil, segundo especialistas, a área gera negócios da ordem de R$ 100 bilhões por ano? São números que impressionam, não é mesmo? E que podem fazer a diferença se bem ou mal gerenciados – ainda mais no cenário econômico atual, que impõe ao País a pressão de realizar uma contínua redução de custos.

A questão é que a grande maioria das empresas no Brasil ainda não reconhece ou não tem uma área estruturada de FM, fazendo com que atividades que não fazem parte da atividade principal estejam nas mãos de profissionais que, nem sempre, estão capacitados para atender essa importante demanda do negócio.

Para mostrar que vale a pena virar esse jogo, trazemos o relato da alta direção de empresas que chancelam o importante papel da área de facilities management para a rentabilidade nos negócios, para a saúde e segurança dos ocupantes dos edifícios/espaços, por suas inovações que impulsionam o desempenho dos ambientes e por apoiar a produtividade do trabalho.

Responsabilidade ampliada

Especializado em prover soluções cada vez mais completas e integradas para a gestão da saúde e o bem-estar das pessoas, o Grupo Fleury é um desses exemplos por entender que alcançar a missão do negócio, com o nível de qualidade proposto, depende do forte envolvimento da área de Manutenção, Facilities e Regulatório.

Segundo Afrânio Haag, Diretor de Supply Chain do Grupo Fleury, as competências críticas da área precisam ser constantemente aprimoradas e melhor integradas para alavancar a gestão de custos e os níveis de serviços (SLA’s), garantindo não só o alcance das metas como a agregação de valor ao negócio. Para tanto, a tradicional abordagem de melhoria contínua não será suficiente. Os gestores terão de ser criativos e estrategistas, aprofundando-se na dinâmica de cada negócio. Para tanto, melhorar a comunicação intra e interempresa, e a capacidade de negociação serão fundamentais. A discussão e busca de alternativas, bem como a redefinição de prioridades, exigem maior interação entre as diversas áreas da empresa e entre companhia e fornecedores, para que seja negociado e garantido o nível de serviços proposto ao cliente.

“No Grupo Fleury, temos caminhado exatamente nessa direção, ampliando e integrando ainda mais responsabilidade dentro das facilidades. Estruturamos a área de Supply Chain, integrando diversos serviços de suporte à operação da empresa; incluindo Compras, Logística, Gestão e Planejamento de Materiais, Engenharia de Expansão, Manutenção, Facilities, Segurança e a área de Assuntos Regulatórios, que passou a integrar a estrutura em 2016. O caminho que temos trilhado é de aumentar o escopo de atuação das áreas e buscar sua integração com todos os negócios, melhorando a eficiência e a eficácia dos serviços. Atualmente, a área de Facilities não está somente integrada com Manutenção, mas está totalmente envolvida com a de Engenharia de Expansão e com a de Suprimentos, entre outras”, ressalta o Diretor.

Essa integração das áreas, de Suporte à Operação, tem como objetivo entregar uma excelente experiência aos clientes, mesmo em um cenário econômico desafiador. Atualmente, os principais desafios do gerenciamento de facilities (FM) são:

• Suporte à operação dos negócios: garantir a operacionalidade das unidades de atendimento com o melhor nível de serviços possível, dentro de SLA’s previamente acordados.

• Atender às expectativas dos clientes: proporcionar a eles unidades de atendimento de acordo com a proposta de valor do Grupo Fleury, contribuindo assim para o alcance do nível de Net Promoter Score (NPS) desejado.

• Gestão de custos: garantir a elaboração de orçamento desafiador e exequível e, principalmente, dar previsibilidade de custos às operações.

• Garantia da receita: por meio de níveis de disponibilidade elevados da infraestrutura predial, garantir a receita dos exames pré-agendados.

• Redução de custos: neste quesito, o segredo é desafiar e gerenciar todos os componentes da equação de custos da operação. A resultante dessa equação (custo total da operação) precisa ser menor em cenários econômicos desafiadores. Para isso, têm sido utilizadas diversas ferramentas de gestão de custos, como benchmarks, alavancas de compressão de custos e renegociações de contratos, além dos diversos projetos de melhoria, como automação dos sistemas prediais; ações de aumento de eficiência energética, tais como iluminação a LED, mercado livre, energia fotovoltaica, mudança de matriz energética (elétrica para gás natural); entre outros.

Mas, para atingir o resultado, Haag explica que também é necessário repensar como reduzir a complexidade das operações sem comprometer o nível do serviço e ganhar maior eficiência dos metros quadrados das operações, uma vez que, em sua grande maioria, os custos de facilities estão relacionados ao tamanho e à complexidade da operação.

“Sem dúvida, o atual momento propicia oportunidades para a área de facilities se destacar nas empresas pela geração de valor ao negócio, a partir da redefinição da estrutura de custos da operação e da integração com os demais departamentos e fornecedores”, completa.

Contingências e conforto

Conhecida como a “Uber do transporte de cargas”, a CargoX Transportes não é diferente. “Para nós, o facility management é fundamental para o bom funcionamento da operação. Somos uma empresa de internet que provê serviços para os clientes 24 horas por dia, sete dias por semana. Não podemos sofrer cortes de energia e nem de internet”, lembra o CEO Federico Vega. “Para manter isso sobre nosso controle, temos uma equipe de infraestrutura que controla vários pontos de rede, por exemplo, e, atualmente, estamos instalando geradores elétricos que conseguem assegurar as operações rodando, mesmo em caso de cortes de energia. Contamos ainda com uma equipe de contingência com a responsabilidade de transferir a empresa de local, em menos de uma hora, para que as operações não deixem de rodar, caso ocorra uma emergência no prédio, por exemplo”, relata o Executivo. A companhia investe, também, em um local que possibilita qualidade aos funcionários. A sede oferece restaurante interno, academia subsidiada para os colaboradores e uma área de relaxamento – tudo com o objetivo de trazer mais conforto para o ambiente de trabalho.

“Nossa Office Manager tem como responsabilidade manter o escritório funcionando em todos os momentos, produtos que são básicos em um workplace, como ar condicionado ou serviços de limpeza nunca podem falhar”, conclui o CEO.

Centralização e padronização de processos

Empresa de bebidas integrante de um grupo global com mais de 46 mil funcionários no mundo, e presente em mais de 15 países, a Brasil Kirin tem sua área de gestão de FM alocada na Central de Serviços Compartilhados (CSC), departamento criado com o intuito de centralizar e padronizar os processos da companhia.

De acordo com Faustino Iglesias, Diretor da CSC e Controladoria, a gestão de Facilities Management é um dos pilares que contribuem para fornecer, ao menor custo possível, limpeza, segurança, manutenção predial corporativa, documentação e alguns processos administrativos de suporte, que facilitam o dia a dia dos funcionários e permite que eles possam focar no core de suas atividades.

“O ano de 2016 foi bastante desafiador e a mudança nos processos na área de Facilities trouxe economia, ganho de escala e agilidade para a empresa. Um exemplo disso foi a centralização da administração dos contratos com os prestadores de serviços. Antes, as localidades da Brasil Kirin eram responsáveis por essa área e o resultado é que tínhamos várias empresas espalhadas pelo País oferecendo o mesmo serviço de segurança, por exemplo. Com a mudança para o formato centralizado, passamos a trabalhar por regiões, diminuímos o número de empresas contratadas e conseguimos reduções significativas no valor do serviço prestado”, compartilha o Diretor.

Contribuição direta para máximo rendimento dos negócios

Uma das maiores fabricantes de sistemas de energia, estabilizadores eletrônicos de tensão e no-breaks (UPS) da América Latina, e líder em soluções de qualidade e segurança energética para aplicações de missão crítica em empresas de todos os portes e áreas de atuação no Brasil, a CM Comandos Lineares considera que FM são atividades de bastidores essenciais e que contribuem ativamente para que os processos verticais possam atingir o máximo rendimento.

A área coordena as atividades de Manutenção (predial e industrial), RH (segurança patrimonial, prevenção de acidentes, saúde ocupacional, restaurante, limpeza e conservação), Qualidade (sistema de gestão de resíduos, meio ambiente, ética) e Administração (gestão de processos e requisitos legais).

O trabalho envolve a saúde, segurança e bem-estar dos 300 colaboradores na sede com 7mil m2 na Zona Sul de São Paulo, além de sete filiais e uma planta fabril, alinhados e motivados para contribuir com os resultados da empresa. Quem conta os detalhes é o Gerente Administrativo, Natalino Nishimoto.

“Atualmente enfrentamos uma das piores crises econômicas no nosso País e a área de FM assume um papel relevante, com o desafio de fazer mais com menos. Então, estamos focados em reduzir despesas, maximizar resultados e mitigar problemas potenciais. Para tanto, contamos cada vez mais com os nossos colaboradores e parceiros para atingirmos este objetivo”.

De gestão própria a terceirizada

É o que vem fazendo também a Souza Cruz. Em seus mais de 113 anos de existência, a companhia acumulou experiências na gestão de operações industriais, vendas, tabaco e demais atividades, desenvolvendo ao longo desse tempo seu próprio conhecimento em Facilities Management, migrando da gestão própria para a realização das atividades por meio de prestadoras de serviços.

“Esse conhecimento acumulado é colocado à prova constantemente e em momentos de crise, quando os maiores desafios vêm à tona, as organizações normalmente buscam alternativas para se tornarem mais eficientes. A revisão dos modelos de gestão e a concentração no core business são cada vez mais exigidas, e isso pode fazer com que áreas não relacionadas diretamente ao produto e/ou serviço, mas que são fundamentais para o bom andamento das atividades da empresa, sejam afetadas negativamente. Nesse momento, entra em cena o processo de Facilities Management, que consiste na busca por melhorias na gestão de processos acessórios, dando a eles o devido foco e importância”, detalha Guilherme Loponte, Gerente Sênior de Procurement da Souza Cruz.

A verdade é que a empresa vem trabalhando fortemente, independente da atual crise econômica do Brasil, na continuidade da implantação de FM que está sendo conduzido com um parceiro global de negócios em sua fábrica de Uberlândia (MG). O projeto consiste na implementação de conceitos modernos de gestão dos processos de soft services (jardinagem, limpeza, alimentação, vigilância) e hard services (manutenção de equipamentos assessórios à produção e geração de utilidades, dentre outros), que terão sua gestão voltada, como nas áreas de core business, para a melhoria na eficiência dos processos. 

“A expectativa é que a parceria com uma empresa especializada em FM traga benefícios financeiros, além de modernização e de melhorias no atendimento às áreas da Souza Cruz. Buscamos dar o devido foco a atividades que tendemos a considerar como secundárias, extraindo o melhor da integração dessas atividades sob a gestão de uma empresa especializada em Facilities Management”.

Ganhos de produtividade e qualidade

No UnitedHealth Group Brasil, grupo do qual a Amil faz parte, a área de FM foi constituída em 2015, quando, estrategicamente, foram agrupadas as áreas Administrativa, de Patrimônio e de Engenharia de Manutenção sob a Diretoria Executiva de Suprimentos e Facilities. A partir dessa mudança, adotou-se uma atuação nacional, padronizando processos de gerenciamento de insumos e serviços (como despesas com viagens, utilização de táxi, máquinas de café e gestão de ativos, entre outros). 

“Isso nos permitiu concentrar volume com parceiros estratégicos, propiciando ganhos de escala, de produtividade e de qualidade nos serviços prestados – resultados importantes em momento de crise econômica. A criação de indicadores e métricas de acompanhamento de desempenho também foi fundamental para determinar ações para a redução de custos e desperdícios”, conta o Diretor Executivo da área, Marcelo Leme.

Atividades centrais, como viagens; transportes; alimentação e limpeza; manutenção e disponibilidade do ativo/equipamento; e locação/localização e ocupação de imóveis, por exemplo, passaram a ter uma gestão diferenciada, com uma série de melhorias de processos. Um exemplo prático do aprimoramento da gestão dessas áreas de forma centralizada foi a decisão de concentrar, em um único local, a operação da empresa em São Paulo – cujos sete escritórios ocupavam locais distintos na capital paulista e Barueri. 

“Essa deliberação foi feita após uma análise criteriosa, que trouxe uma série de benefícios: ganho em sinergia, integração de lideranças, melhor acessibilidade entre as unidades e supressão do tempo de deslocamento entre escritórios. A arquitetura das salas, baseada no modelo open space, e a implementação de ações, como lixo seletivo, são outros diferenciais da nova sede”, finaliza Leme.

Atualmente, a área de Facilities não está somente integrada com Manutenção, mas está totalmente envolvida com a Engenharia de Expansão e com a de Suprimentos, entre outras (...) tendo como objetivo entregar uma excelente experiência aos clientes, mesmo em um cenário econômico desafiador

Afrânio Haag, Diretor de Supply Chain do Grupo Fleury

O facility management é fundamental para o bom funcionamento da operação (...). A empresa conta ainda com uma equipe de contingência com a responsabilidade de transferir a empresa de local, em menos de uma hora, para que as operações não deixem de rodar, caso ocorra uma emergência no prédio

Federico Vega, CEO da CargoX

O ano de 2016 foi bastante desafiador e a mudança nos processos na área de Facilities trouxe economia, ganho de escala e agilidade para a empresa. Um exemplo disso foi a centralização da administração dos contratos com os prestadores de serviços

Faustino Iglesias, Diretor de CSC e Controladoria da Brasil Kirin

Atualmente enfrentamos uma das piores crises econômicas no nosso País e a área de FM assume um papel relevante, com o desafio de fazer mais com menos. Então, estamos focados em reduzir despesas, maximizar resultados e mitigar problemas potenciais

Natalino Nishimoto, Gerente Administrativo da CM Comandos Lineares

A empresa vem trabalhando fortemente, independente da atual crise econômica do Brasil, na continuidade da implantação de FM que está sendo conduzido com um parceiro global de negócios em sua fábrica de Uberlândia (MG)

Guilherme Loponte, Gerente Sênior de Procurement da Souza Cruz

A criação de indicadores e métricas de acompanhamento de desempenho também foi fundamental para determinar ações para a redução de custos e desperdícios

Marcelo Leme, Diretor Executivo de Suprimentos e Facilities do UnitedHealth Group Brasil