A Veritas Technologies, líder global em proteção, disponibilidade e informações de dados, anunciou uma nova pesquisa que destaca os perigos do mau uso das mensagens instantâneas e das ferramentas de colaboração profissional. No mundo todo, 71% dos funcionários (incluindo 84% no Brasil) admitem compartilhar dados corporativos confidenciais e de uso restrito através do uso dessas plataformas. 

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O relatório Veritas - A ameaça oculta da colaboração profissional entrevistou 12.500 funcionários em dez países e mostra que os dados expostos colocam as empresas em risco, tirando delas o controle sobre os dados. Nos EUA, 58% dos funcionários afirmam que estão salvando suas próprias cópias das informações da empresa, compartilhadas por meio de mensagens instantâneas, e apenas 51% excluem totalmente essas informações. Já no Brasil, o percentual de pessoas que salvam suas próprias cópias é maior do que nos EUA (71%), embora os que deletam seja similar (52%), havendo um risco maior de vazamento das informações. As duas abordagens podem expor as empresas a multas altíssimas, caso os reguladores façam uma auditoria. 

No Brasil, os dados confidenciais compartilhados por funcionários nesses canais incluem informações sobre o cliente (23%), detalhes sobre questões de RH (22%), contratos (21%), planos de negócio (15%) e até resultados de testes de COVID-19 (21%). Menos de um terço dos funcionários sugeriram que não haviam compartilhado qualquer coisa que pudesse ser comprometedora. A pesquisa também revela que, embora os funcionários usem ferramentas de colaboração para fechar negócios, processar pedidos e concordar com aumentos no pagamento, muitos acreditam que não há um registro formal da discussão ou do acordo. De fato, no Brasil, apenas 67% acreditam que as empresas estão salvando essas informações. 

"Para milhões de pessoas, a forma de trabalho foi redefinida desde o início de 2020. As empresas estão correndo para reforçar suas estratégias de descoberta e proteção de dados para incluir as plataformas em que os negócios são realmente feitos", comenta Ajay Bhatia, gerente-geral de conformidade digital da Veritas Technologies.

O aumento do uso dessas ferramentas torna a gestão dos dados mais complexa

A pesquisa mostra que esse desafio se torna ainda mais complicado por conta do aumento do tempo gasto pelos funcionários em aplicativos de mensagens e de colaboração, como Zoom e Teams, que cresceram em 29% no Brasil desde o início da pandemia. Isso significa que os funcionários estão gastando, em média, duas horas e meia todos os dias com esses aplicativos, com 34% dos funcionários no Brasil gastando mais da metade da semana de trabalho com essas ferramentas.

Uma grande quantidade de negócios está sendo conduzida, atualmente, de modo rotineiro nesses canais e os funcionários estão aceitando os contratos como vinculativos. Por exemplo, por receber informações por meio de mensagens instantâneas e ferramentas de colaboração, quase 34% dos funcionários no Brasil aceitaram e processaram pedidos, 40% aceitaram uma referência de um candidato a emprego e 27% aceitaram uma versão assinada de um contrato.

Dados confidenciais estão sendo compartilhados nessas ferramentas, embora 39% dos funcionários nos EUA já tenham sido repreendidos pelos chefes - no Brasil, apenas a metade desse número (21%) foi repreendido. Porém, pode ter sido em vão já que 75% de todos os funcionários nos EUA e 40% no Brasil continuarão compartilhando esse tipo de informação no futuro.

"Está claro que restringir os funcionários a ferramentas de comunicação e colaboração aprovadas pelas empresas não é suficiente. Em vez disso, nossa mensagem é simples: não lute contra isso, corrija", explica Bhatia

Mensagens instantâneas têm quase tanta confiança quanto o e-mail

Quando perguntados sobre quais métodos de comunicação fornecem a prova mais confiável de que um acordo é vinculativo, as respostas não parecem ser baseadas na capacidade das empresas de capturar a discussão como evidência:

- No Brasil, o e-mail ainda é visto como uma afirmação confiável de um acordo por 96%, seguido por mensagens com assinatura eletrônica e ferramentas de colaboração - ambos com 94%;

- Aplicativos de mensagens instantâneas como o WhatsApp têm praticamente o mesmo nível de confiança de cartas - 91,8% e 92,4% respectivamente;

"Agora, os dados corporativos estão por toda parte. Vendas são feitas, pedidos são processados e informações confidenciais são compartilhadas, tanto por videoconferência como nas plataformas de mensagens. Portanto, é crucial que as empresas incluam esse volume de dados em rápido crescimento em suas estratégias de proteção e conformidade. Se não o fizerem, as consequências podem ser severas", diz Bhatia.

A pesquisa também revelou alguns padrões interessantes que surgiram nas competições entre os países:    

- No mundo todo, 34% dos funcionários aceitariam um pedido por meio de algum sistema de mensagens e começariam a processá-lo. Mas as diferenças regionais existem - 49% na China efetivariam a venda, mas somente 37% no Brasil e 29% nos EUA fariam a mesma coisa;

- Enquanto 71% dos funcionários no Brasil estão salvando suas próprias cópias das informações compartilhadas nos aplicativos de mensagens instantâneas, apenas 58% dos funcionários dos EUA e 44% do Reino Unido praticam o mesmo hábito. O Brasil fica atrás apenas da China e Coreia do Sul, em que 74% e 73% dos profissionais salvam suas próprias cópias respectivamente;

- A disposição em utilizar aplicativos de negócios para uso pessoal variou consideravelmente. No Brasil e nos EUA, 47% dos funcionários usaram aplicativos corporativos para conversas pessoais, em comparação com 57% dos funcionários na China e na Coreia do Sul, e apenas 32% no Reino Unido;

- Algumas empresas são mais claras do que as outras na imposição de suas políticas. Em média, 30% dos entrevistados em todo o mundo foram repreendidos pela empresa por causa do uso de mensagens instantâneas, mas esse número aumenta para 39% nos EUA e diminui para 21% no Brasil. 

Para as empresas recuperarem o controle dos dados compartilhados por ferramentas de colaboração e de mensagens instantâneas, a Veritas recomenda os seguintes passos:

- Padronize um conjunto de ferramentas de colaboração e de mensagens instantâneas para satisfazer as necessidades da empresa - isso limitará a disseminação descontrolada;

- Crie uma política de compartilhamento de informações. Isso ajudará a controlar o compartilhamento de informações confidenciais;

- Treine todos os funcionários em relação às políticas e ferramentas implantadas. Isso ajudará a reduzir violações acidentais das políticas;

- Incorpore conjuntos de dados de colaboração e mensagens instantâneas na estratégia de gerenciamento de dados das empresas, usando soluções de eDiscovery e backup de dados. Isso permitirá que os usuários maximizem as ferramentas sem colocar a empresa em risco.

Metodologia

Pesquisa realizada e estatísticas compiladas pela 3Gem, para a Veritas Technologies LLC. Um total de 12.500 funcionários de escritório, que usaram canais de comunicação como parte do trabalho, foram entrevistados entre os dias 23 de novembro e 8 de dezembro de 2020 na Austrália, Brasil, China, França, Alemanha, Cingapura, Coreia do Sul, Emirados Árabes Unidos, Reino Unido e Estados Unidos.

Foto: Divulgação