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O Hacka Facilities IA nasceu com um propósito claro: incentivar os profissionais de Facilities a enxergarem os desafios da operação sob uma nova perspectiva. Inspirada nos hackathons realizados em áreas de tecnologia, a iniciativa reuniu colaboradores de diferentes frentes da área para desenvolver ideias capazes de aumentar a eficiência operacional, simplificar processos e incorporar a inteligência artificial ao dia a dia de Facilities.

Ao longo da jornada, as equipes foram estimuladas a sair da rotina, trabalhar de forma colaborativa e explorar novas tecnologias aplicadas a problemas reais. Mais do que um exercício de inovação, o Hacka Facilities IA consolidou-se como uma experiência de aprendizado, engajamento e transformação cultural.

A iniciativa foi idealizada pelo Gerente Geral de Facilities do Grupo UOL, Carlos Eduardo Mourão, e conduzida pela Rachel Hipólito e pelos demais gestores da área. Rachel é Coordenadora de Facilities responsável pela gestão dos escritórios comerciais do Grupo e teve papel fundamental na estruturação do programa, mobilizando as equipes em torno do desafio de repensar processos e identificar oportunidades de melhoria.

O contexto da operação reforça a relevância da iniciativa. A área de Facilities é responsável pela gestão de escritórios distribuídos em diversas regiões do país, coordenando contratos imobiliários, manutenção predial, fornecedores, documentação, despesas de ocupação e serviços essenciais para o funcionamento das operações. Nesse cenário, a inteligência artificial surge como uma importante aliada para ampliar a produtividade e permitir que os profissionais dediquem mais tempo a atividades estratégicas.

Com apoio de ferramentas como o Microsoft Copilot Studio, os participantes desenvolveram propostas voltadas para desafios reais da operação. Entre elas está a Clara Facilities, uma assistente virtual projetada para centralizar informações da área e disponibilizar respostas rápidas por meio do Microsoft Teams, facilitando consultas operacionais e reduzindo o tempo gasto na busca de informações.

Outra proposta contemplou a automatização do processo de reserva de lockers, permitindo que os colaboradores realizem solicitações diretamente pelo Teams antes de chegarem ao escritório, tornando a experiência mais simples e eliminando controles manuais.

Também foi desenvolvido um projeto voltado para a automação da abertura e do direcionamento de chamados corretivos, possibilitando que solicitações de manutenção sejam registradas, classificadas e encaminhadas automaticamente para as equipes responsáveis, proporcionando maior agilidade, rastreabilidade e eficiência no atendimento.

Segundo Rachel Hipólito, um dos maiores ganhos do Hacka Facilities IA foi o desenvolvimento das pessoas. “Foi um desafio que nos tirou da zona de conforto e mostrou o potencial que existe quando combinamos inovação, colaboração e coragem para fazer diferente”, destaca.

Mais do que uma iniciativa tecnológica, o Hacka Facilities IA demonstrou que a inovação pode surgir diretamente da operação. Ao conectar conhecimento prático, colaboração e novas ferramentas digitais, a área de Facilities reafirma seu papel estratégico para o negócio e mostra que a transformação digital também acontece onde os desafios do dia a dia se transformam em oportunidades de crescimento.


Um hackathon criado sob a perspectiva de Facilities

Inserida em uma empresa de tecnologia, a área já era estimulada a buscar automação para seus processos. A provocação decisiva surgiu quando a liderança questionou por que o modelo de hackathon, utilizado em outras frentes do negócio, não poderia ser aplicado também a FM. A ideia foi apresentada à diretoria, ganhou apoio interno e se transformou em um desafio estruturado.

Quatro grupos, formados por colaboradores que vivenciam diariamente os desafios da operação, foram convidados a identificar oportunidades e propor soluções aplicáveis à rotina de Facilities. A orientação foi deliberadamente aberta, pois em vez de entregar respostas prontas, a coordenação apresentou os problemas e deu espaço para que os profissionais construíssem caminhos próprios.

A experiência também despertou o interesse por benchmarking com outras organizações que já utilizam agentes de IA em Facilities. Para Rachel, compartilhar aprendizados pode acelerar a evolução do mercado e alimentar as próximas edições do projeto com novas referências. “Facilities vai muito além da gestão dos espaços físicos. A área contribui diretamente para a experiência dos colaboradores, para a eficiência operacional e para o suporte ao crescimento sustentável do negócio”, ressalta a coordenadora. Essa mudança de percepção talvez seja a principal entrega do Hacka Facilities IA, pois, ao transformar conhecimento operacional em soluções escaláveis, a área deixa de ser vista apenas como executora e passa a ocupar espaço como agente de inovação.