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Ao longo da história, as organizações buscam agilizar os processos, aumentar a produtividade e criar um ambiente mais organizado, mas o fato é que nem todas conseguem. 

Por mais história, tradição, qualidade e confiança que possamos reunir em torno de uma marca, a evolução do mercado e da sociedade pressiona o paradigma em um ritmo que, muitas vezes, é preciso sistematizar por completo os processos internos dentro do planejamento estratégico para dar conta das demandas externas.

Existem diferentes formas de lidar com essa evolução e áreas de estudo como as de gestão têm se ocupado bem disso, com uma porção relevante de exemplos bem e malsucedidos.

A realidade é que não existe uma receita única que, da noite para o dia, transforme os processos, métodos e hábitos de todas as companhias sem levar em conta o contexto, a forma de implementação e a aceitação das transformações.

No entanto, o Sistema Kanban, uma técnica desenvolvida por japoneses na montadora Toyota, tem me servido de inspiração há décadas, e certamente para muitas empresas desde o século passado. Graças às adaptações em seus conceitos-base, empresas como a Fani Metais e Acessórios, em São Paulo/SP, têm colhido os frutos da organização refinada de seus processos.

O que é Kanban?

Os conceitos do Kanban, embora sejam aplicados há muitos anos, ainda são considerados um dos melhores sistemas de produção, uma vez que incluem todos os funcionários no processo de gestão. O termo de origem japonesa dado pela própria Toyota pode ser traduzido para o português como "cartão". Isso porque esse método é, basicamente, um modelo visual adotado para agilizar e controlar tarefas.

Por meio de etiquetas que servem para sinalizar, por exemplo, as atividades que precisamos realizar, as em execução ou as que já foram concluídas, controla-se o fluxo de trabalho - se essa explicação te fez lembrar de ferramentas como o Trello ou o Asana, saiba que elas também se inspiraram no Kanban.

Além disso, o método permite designar pessoas ou grupo/equipes que devem executar cada tarefa e classificar as prioridades: essa simplificação visual faz com que a comunicação entre os funcionários seja muito mais intuitiva e possibilite uma produção "sob demanda", evitando desde um excesso de estoque à ociosidade da equipe, uma vez que todos nós, os envolvidos, temos total consciência do que, quando e como devemos realizar.

Como a Fani aplicou esse método em seus processos?

O primeiro contato que tivemos na Fani com o sistema Kanban aconteceu ainda em 1997, quando uma equipe de consultoria especializada nesse sistema foi contratada para prestar serviços na fábrica, que fica na Zona Leste de São Paulo/SP.

Na época eu trabalhava como ajudante geral e fui designado pela direção para receber o treinamento e aprender mais sobre o conceito - resultando na implementação dele quase dez anos depois.

Antes, com o nosso processo produtivo sendo realizado manualmente, as imprecisões das informações afetavam diretamente o prazo de entrega e os estoques rotineiramente desequilibrados aumentavam os custos da empresa, além do tempo que perdíamos.

Apesar de uma pequena resistência inicial das equipes para uma transformação no método produtivo de toda a empresa, o sistema foi 100% implantado em 8 meses. Nesse processo, foram oferecidos treinamentos teóricos e práticos para todos os colaboradores e, por fim, uma prova prática.

Após implementada, a mudança foi sentida já no curto prazo e o maior impacto entre o pré e o pós Kanban foi identificado no prazo de entrega, que se tornou o mais rápido do mercado entre as marcas de metais. Os custos também foram reduzidos em mais de 50%, nada era desperdiçado ou empurrado para o estoque.

A adaptação do método também trouxe um maior conhecimento da capacidade da equipe, redução da ociosidade e, consequentemente, a valorização dos funcionários, afinal, o quadro mostra o que deve ser feito.

Quando algum colaborador ou equipe encerra as tarefas de um determinado setor, há a possibilidade de aprender outras atividades em áreas diferentes para atender uma nova demanda interna, gerando promoções para os colaboradores que se destacam como multifuncionais e proativos.

Assim, hoje, a Fani Metais e Acessórios conta com uma capacidade produtiva de aproximadamente 2500 componentes e 350 produtos por hora com um quadro de 218 funcionários.

Nei Rodrigues, Gerente de Produção e Logística da Fani Metais e Acessórios

Foto: Divulgação