A partir do dia 16 de julho, o eSocial valerá para as médias, pequenas e micro empresas, incluindo as MEIs que possuam empregados, reunindo informações de mais de 44 milhões de trabalhadores quando totalmente implementado.

O eSocial constitui-se em um sistema informatizado com o qual as empresas transmitirão ao Governo, de forma unificada, as informações relativas aos seus empregados. Em um segundo momento e seguindo um cronograma com datas específicas, elas deverão lançar o imposto retido na fonte e cumprir as obrigações trabalhistas previdenciárias. (veja o cronograma abaixo)

Desde janeiro de 2018 o sistema já é utilizado por empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões anuais. Já os órgãos públicos passam a utilizar o eSocial a partir de 14 de janeiro de 2019.

O novo programa facilita a fiscalização do Estado e tende a impulsionar as contratações formais de trabalhadores, devido a algumas empresas estarem irregulares, muitas vezes por desconhecerem, por exemplo, o Código Brasileiro de Ocupação (CBO), que identifica as ocupações no mercado de trabalho para fins de registro junto aos órgãos competentes. Isso inclui vagas para menores aprendizes e pessoas com deficiência.

"Muitos empresários desconhecem a lei ou como ela funciona. O eSocial vai impulsionar as contratações, pois fará um cruzamento de dados com os registros em carteira e a que não tiver com esta cota preenchida será multada automaticamente, obrigando-a a regulamentar sua situação", afirma Fábio Fernandes, gerente de Recursos Humanos da ROIT Consultoria e Contabilidade.

Segundo Fernandes, é realizado um cálculo da cota destes funcionários. Para aprendizes é destinado 5% do total de vagas da empresa ocupadas por profissionais em funções operacionais. "Por exemplo, se a empresa possui 50 empregados em funções operacionais, então é necessária a contratação de três aprendizes, pois se arredonda este índice sempre para cima. O trabalho aqui é com carteira assinada", explica.

Em relação às cotas para contratação de portadores de deficiência, seus indicadores variam: 2% (empresas com 100 a 200 funcionários), 3% (200 a 500 funcionários) e 4% de (500 a 1.000 funcionários). Até 100 funcionários não há obrigatoriedade.

Outra novidade é que a partir do eSocial passa a ser obrigatória a declaração de estagiários como trabalhadores sem vínculo. "Uma empresa não precisa contratar estagiário se assim desejar, mas se assim o fizer será obrigatório incluir os dados destes no sistema", afirma o gerente de RH da ROIT.

As cotas para estagiários são: empresas com até 5 funcionários podem contratar 1 estagiário; com 5 a 10 funcionários podem contratar 2 estagiários; com 10 a 25 funcionários podem contratar até 5 estagiários e nas que possuam mais 25 funcionários é possível contratar 20% deste quadro. 

Fábio Fernandes, Gerente de RH da ROIT, com a Menor Aprendiz Tainá dos Santos

As multas para as empresas que descumprirem a lei são:

·        PCDS: R$ 1.329,18 por empregado ou não empregado / situação irregular.

·        APRENDIZ: R$ 402,53 por empregado ou não empregado / situação irregular.

·        ESTÁGIO: R$ 402,53 por aquele estagiário que estiver em  situação irregular.

Como implantar o e-social na sua empresa?

"A implantação do sistema deve acontecer com antecedência para haver tempo de possíveis correções de acordo com a legislação trabalhista", orienta Lucas Ribeiro, da ROIT Consultoria de Contabilidade.

Por isso, o mês de junho deve ser aproveitado para todo este processo interno de adequação. Veja o passo a passo:

1) Primeiramente separe um tempo para ler e listar todas as obrigações a serem inseridas no sistema do governo federal;

2) O próximo passo é contratar uma auditoria para verificar se tudo está conforme a legislação. Aproveite este momento para criar novas regras e procedimentos que visem a melhoria e o controle deste processo, que será permanente dentro da empresa;

3) Comece a cadastrar todos os funcionários, incluindo estagiários e menores aprendizes. É necessário realizar a Qualificação Cadastral, que está disponível no portal do eSocial, e poderá ser realizada em lote ou manualmente. A qualificação é a verificação cadastral dos dados do empregado junto à Caixa Econômica Federal, Previdência Social e Receita Federal do Brasil. Se algum dado estiver diferente em alguma dessas bases, este empregado não estará "qualificado", não sendo possível seu envio;

4) Lembre-se de conferir as incidências das rubricas de folha, a tributação referente às RAT, FAP e CNAE, além de laudos relacionados à saúde e segurança do trabalhador.

Cronograma de implantação do e-social

Etapa 1 | Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões

Fase 1: Janeiro/18 - Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas

Fase 2: Março/18: Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos

Fase 3: Maio/18: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento

Fase 4: Julho/18: Substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada

Fase 5: Janeiro/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador

Etapa 2 | Demais empresas privadas, incluindo Simples, MEIs e pessoas físicas (que possuam empregados)

Fase 1: Julho/18 - Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas

Fase 2: Set/18: Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos

Fase 3: Nov/18: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento

Fase 4: Janeiro/19: Substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada

Fase 5: Janeiro/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador

Etapa 3 | Entes Públicos

Fase 1: Janeiro/19 - Apenas informações relativas aos órgãos, ou seja, cadastros dos empregadores e tabelas

Fase 2: Março/19: Nesta fase, entes passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos servidores e seus vínculos com os órgãos (eventos não periódicos) Ex: admissões, afastamentos e desligamentos

Fase 3: Maio/19: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento

Fase 4: Julho/19: Substituição da GFIP (guia de informações à Previdência) e compensação cruzada

Fase 5: Julho/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador