Por Léa Lobo

A sala de reunião deixou de ser apenas um espaço com mesa, cadeiras e tela. Em um ambiente corporativo cada vez mais híbrido e conectado, ela se tornou uma infraestrutura crítica para a produtividade das empresas. Mas, afinal, quem é o gestor da sala de reunião da sua organização?

A pergunta é provocativa, mas necessária. Segundo Bruno Ballem, CEO da KVM Pro AV, muitas empresas ainda não têm clareza sobre quem deve cuidar desses ambientes, como Facilities, TI, audiovisual, arquitetura ou a própria área usuária. Essa indefinição pode gerar desde atrasos em reuniões até falhas técnicas mais graves.

“Hoje, o usuário quer entrar na sala e fazer a reunião. Simples assim. Quando ele chega e o equipamento não funciona, ou quando a tecnologia é complexa demais, ele perde tempo. E esse tempo tem custo”, afirma Ballem.

A KVM atua com soluções integradas para o ambiente corporativo, reunindo infraestrutura de TI, segurança eletrônica, áudio, vídeo, automação, cloud e terceirização de serviços. A proposta da empresa é analisar a operação de cada cliente e entregar projetos sob medida para melhorar a performance do negócio, reduzir custos de manutenção, ampliar a disponibilidade da rede e qualificar reuniões e videoconferências.

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O custo invisível de uma sala que não funciona

Para Ballem, um dos grandes problemas é que as empresas só percebem a importância do audiovisual quando algo falha. Uma reunião que começa com 10, 15 ou 20 minutos de atraso por dificuldade de conexão, câmera sem funcionar, microfone com problema ou falta de suporte representa mais do que um incômodo, representa perda real de produtividade.

“Multiplique 20 minutos pelo custo-hora das pessoas presentes, pela quantidade de reuniões e pelo número de salas. Ao longo do ano, isso se transforma em um vazamento enorme de produtividade que muitas empresas não enxergam”, explica.

O executivo observa que, diferentemente de contratos recorrentes de limpeza, manutenção predial ou ar-condicionado, o audiovisual ainda não recebe a mesma atenção na gestão de Facilities. Muitas empresas investem em escritórios sofisticados, mas deixam de prever a continuidade da operação das salas de reunião.


A bola dividida entre Facilities e TI

Audiovisual corporativo vive num empurra-empurra clássico. Facilities não quer assumir porque esbarra em TI, TI não quer assumir porque não é seu “core”. E o medo é legítimo. Quem toca num projeto mal dimensionado pode ter uma videoconferência falhando na reunião do comitê executivo, uma sala travada por política de segurança ou, no limite, uma fábrica inteira parada porque o tráfego de AV-over-IP congestionou a rede da empresa.

Quem cuida de Facilities tem como missão entregar experiência, com salas funcionais, tecnologia de ponta, ambientes que impressionam e produzem. Já a equipe de TI olha para o mesmo projeto com outras prioridades: segurança de rede, governança, políticas de acesso. Sem mediação técnica, o projeto fica no meio do campo, sem dono.

"A tecnologia audiovisual moderna vive na rede. Câmeras, processadores de áudio, sistemas de colaboração, tudo passa pelo mesmo cabo que carrega os dados críticos da empresa. Quando isso não é endereçado desde o início, o projeto vira uma disputa", observa Ballem.

Ter um integrador especialista em entregar experiências simples e funcionais, mas que também conhece as entranhas da TI, como VLANs, QoS, políticas de firewall e segmentação de tráfego, muda completamente essa dinâmica. O impasse deixa de ser um atrito entre áreas e passa a ser um problema técnico com solução. E projetos que levariam meses para serem entregues começam a andar.


Simplicidade também é tecnologia

Apesar do avanço das soluções, o CEO da KVM Pro AV defende que a melhor tecnologia nem sempre é a mais complexa. Em muitos casos, o cliente precisa de uma sala simples, intuitiva, estável e fácil de manter.

“Às vezes, a empresa não precisa de uma solução extremamente sofisticada. Ela precisa de uma sala que funcione. O usuário aperta um botão, inicia a reunião e pronto. A nossa missão é fazer com que o áudio e o vídeo não deixem o cliente na mão”, afirma.

Entre as soluções adotadas pela KVM Pro AV estão sistemas de videoconferência, automação de salas, controle de áudio, vídeo, iluminação, cortinas, climatização, integração com plataformas corporativas, suporte técnico e projetos personalizados.

Segundo Ballem, o processo da empresa é consultivo. “A gente ouve a necessidade do cliente e desenha uma solução que entregue exatamente o que ele precisa, sem necessariamente tornar o projeto caro ou complexo demais”, diz.


Facilities precisa olhar para o audiovisual

Na visão do executivo, o profissional de Facilities tem papel fundamental nessa evolução. Ainda que o conhecimento técnico profundo esteja mais próximo dos integradores especializados, cabe ao gestor compreender os impactos operacionais desses ambientes, estruturar processos de atendimento e garantir uma boa experiência ao usuário.

Isso inclui definir quem responde pela sala, como os chamados são abertos, qual o tempo de resposta esperado, quais equipamentos são padronizados e como as soluções se integram à rede, à automação predial e às demais áreas da empresa.

“O Facility Manager não precisa ser especialista em audiovisual, mas precisa saber que isso faz parte da experiência do ambiente corporativo. A sala de reunião é um ponto crítico da jornada do usuário dentro da empresa”, reforça.

Com a expansão do trabalho híbrido, reuniões presenciais, online e híbridas passaram a acontecer o tempo todo, exigindo ambientes mais confiáveis, intuitivos e integrados. Para Ballem, empresas que olham para esses espaços de forma estratégica conseguem reduzir falhas, evitar perdas de produtividade e proteger a operação.

“No fim do dia, o usuário não quer saber se o problema é do cabo, da câmera, da rede ou do software. Ele quer fazer a reunião. E a empresa precisa garantir que isso aconteça sem atrito”, conclui.

A KVM Pro AV estará entre as empresas expositoras da 13ª Expo InfraFM, que acontece de 9 a 11 de junho de 2026, no Expo Center Norte, em São Paulo. No estande, os visitantes poderão conhecer soluções para salas de reunião, audiovisual, automação e integração tecnológica voltadas a ambientes corporativos mais eficientes, conectados e preparados para as novas demandas do trabalho.