Por Léa Lobo

Quando nos perguntam a diferença em Facility e Building Manager sempre respondemos, de forma didática, que o Facility Manager cuida dos espaços de trabalho da porta do elevador para dentro, enquanto o Building Manager cuida das instalações da porta do elevador para fora. E nesta edição, procuramos trazer esse exemplo de forma prática escolhendo o Building Manager de um edifício e quatro Facilities Managers, que são usuários corporativos instalados no mesmo equipamento predial. O que queremos destacar aqui são as competências e momentos diferenciados de atuação profissional e os seus desafios únicos de gestão, lembrando que ao final do dia eles estão em seus postos de trabalho para entregar a melhor experiência para todos os usuários da edificação.
O condomínio escolhido foi o Continental Square Faria Lima, localizado na Rua das Olimpíadas na capital paulista, que está entre os melhores edifícios da região da Vila Olímpia devido a sua imagem corporativa e especificações técnicas. Com padrão corporativo de ocupação é sede de várias empresas como Diageo, Michael Page, Santa Lolla e T-Systems. O prédio uma fachada de altíssimo padrão, sendo referência de imagem corporativa para as grandes organizações. O edifício possui um total de 16 andares com lajes a partir de 973 m² e conta com 13 elevadores sociais, possui automação integrada a sistemas robustos de ar-condicionado central, água, elétrica, incêndio, elevadores, segurança, telecom, entre outros e dispõe de estacionamento com 1.400 vagas e serviço de manobrista. Já a equipe de gestão do empreendimento é formada pelo Gerente Predial, Coordenador Técnico, Coordenador Operacional e Analista Financeiro.
Vamos começar contando qual é o perfil e os desafios do Building Manager (Gerente Predial ou de Infraestrutura) no Continental Square Faria Lima e, na sequência, destacaremos o trabalho dos Facilities Managers na Diageo, Santa Lolla, T-Systems e Michel Page.
Hoje, o Continental Faria Lima Square é gerenciado pela JLL (NYSE: JLL), que é focada na prestação de serviços imobiliários e em gestão de investimentos. Tem como premissa moldar o futuro do mercado imobiliário por um mundo melhor, usando as mais avançadas tecnologias para criar oportunidades recompensadoras, espaços incríveis e soluções sustentáveis para os clientes.
Frente a gestão do edifício Continental Square Faria Lima temos Renato Silva, que hoje está como gerente de Infraestrutura, através do contrato de gerenciamento da JLL. O profissional é graduado em Ciências Contábeis e Administração de Empresas pela Faculdade Luzwell, pós-graduado em Controladoria e Finanças pelo INPG, e em Gerenciamento de Projetos, com ênfase nas práticas no PMI pelo SENAC. Cursou técnico em Ciências Contábeis e Mecânica Industrial pela Escola Técnica Federal de São Paulo.

Trabalhando na JLL desde 2001, iniciou como financeiro no backoffice. Em 2004, teve sua primeira passagem pelo Continental Square Faria Lima, como Supervisor Financeiro, implantando todos os processos administrativos e financeiros no empreendimento recém-inaugurado, na época. Após tornar-se gerente em 2008, passou por diversos empreendimentos, com portes e particularidades diferentes até retornar para o Continental em agosto de 2022 e encarar novos desafios. Renato Silva ainda liderou alguns projetos de retrofit, pelos empreendimentos por onde passou, gerando economias consideráveis em alguns casos. Um bom exemplo foi a troca do sistema de ar-condicionado do Edifício Villa Lobos, que promoveu redução de 25% no consumo de água e 30% no de energia elétrica, além das premiações do setor com o Prêmio Abrafac Melhores do Ano 2015 e Prêmio Smacna Brasil, com projeto de HVAC-R. Ministrou diversos treinamentos para desenvolvimento dos gerentes na área financeira e gerenciamento de projetos.
O Condomínio é de uso múltiplo, ocupado por empresas atuando em diversos segmentos do setor privado, bem como a instalação de um Hotel e um Flat, agência bancária e academia de ginástica. Diariamente circulam pelo complexo uma média 3.000 usuários. Primeiro empreendimento no perfil de condomínio a comprar no Mercado Livre de energia.

O cuidado com o gerenciamento predial passa por:
• Sistema de ar condicionado central, refrigeração a água e condensação água;
• Distribuição de água gelada e condensada através de bombas de água.;
• Distribuição de ar-condicionado interno através de fan-coils, dutos e VAV’s, controlados por Sistema de automação;
• Sistema independente de fornecimento de água de condensação para atender CPD das empresas com equipamentos de até 36.000 BTU, funcionando 24hs.
• Sistema de distribuição de água potável através de sistema de pressurização direta por meio de Bombas Grundfos;
• Sistema elétrico atendido por malha aérea da concessionária, em média tensão (13.800 V) sendo rebaixada por transformadores para baixa tensão (380V) e então distribuída em todo empreendimento;
• Sistema de telecomunicações atendido por diversas operadoras de telefonia e fibra ótica;
• Sistema de segurança através de vigilância patrimonial, monitoramento CFTV (circuito fechado de TV) e catracas com sistema de controle de acesso;
• Sistema de segurança contra incêndio contando com extintores portáteis, hidrantes, chuveiros automáticos (sprinklers), detectores de fumaça e central de alarme de incêndio. Escadas de emergência pressurizadas;
• Sistema de gás natural para atendimento do sistema de aquecimento de água dos hotéis e academia;
• Sistema de gôndola para acesso à parte externa da fachada para manutenção.

Destaque um projeto importante realizado em 2022:
Em 2022, nosso maior projeto foi a renegociação da tarifa de água junto à concessionária. Contratamos uma consultoria especializada para realizar revisão dos parâmetros de custos, com base no coeficiente sobre a utilização dos componentes do sistema de saneamento implantado fisicamente (extensões de rede, coletores, adutoras e interceptores). Atualmente, a concessionária cobra valor cheio referente a infraestrutura que interliga os consumidores finais as Estações de Tratamento de Esgoto (ETE). O estudo foi apresentado a concessionária solicitando a redução de 33% na tarifa de água e esgoto. Após análise, o pleito foi atendido, gerando só no ano de 2022 economia acumulada de R$ 944 mil.

Quais são os seus principais desafios/projetos para 2023?
Para 2023, já estão aprovados os seguintes projetos: Retrofit dos 16 halls mais o térreo da torre, instalação de usina de energia elétrica de 1.500 kVa para atender 100% da torre Comercial, modernização de toda comunicação visual, paisagismo e luminotécnica do empreendimento.

As

A Diageo é líder global em bebidas alcoólicas com uma excelente coleção de marcas, incluindo Johnnie Walker, Tanqueray, Smirnoff, Ypióca, Baileys, Don Julio, Guinness, entre outras. É uma empresa global cujos produtos são vendidos em mais de 180 países em todo o mundo. A empresa está listada na Bolsa de Valores de Londres (DGE) e na Bolsa de Valores de Nova York (DOE). Possui 132 sites de produção no mundo, a exemplo das 10 unidades da empresa no mercado brasileiro.
Atual gerente de Facilities na Diageo, Katia de Assis é responsável pela gestão e aperfeiçoamento de processos, além de elaborar planos estratégicos para oferecer um conjunto de serviços necessários para a otimização da rotina de trabalho, como limpeza, segurança, infraestrutura, tecnologia para mais de 800 colaboradores nas unidades Diageo Brasil. Katia também realiza diversos programas de melhoria contínua, eficiência operacional e redução de custos. Iniciou sua carreira em um dos mais respeitados hospitais do país, Albert Einstein onde foi supervisora de Facilities, passou também pelo HCor como coordenadora de Operações e Facilites exercendo atividades complexas e de alto nível de criticidade.  Com MBA em gerenciamento de Facilities pela Escola Politécnica da USP, Katia também realiza palestras para adolescentes que vivem em situação de vulnerabilidade social na UNIBES, desde 2015.

Como está estruturada a sua área de FM?
A área de gestão de FM dentro da Diageo se reporta diretamente para Supply Chain (Brasil) que por sua vez se reporta para o FM Global.  Somos responsáveis pela gestão de 10 unidades da Diageo no mercado incluindo escritórios, centros de distribuições e a fábrica de Ypióca no Brasil, atendendo a mais de 800 funcionários. Entre as atividades podemos citar:
• Gestão de contratos de empresas terceirizadas dando suporte aos negócios em todas as localidades;
• Planejamento e Execução de ações visando a melhor experiência do colaborador através de projetos de obras, ampliações e melhoria dos espaços de trabalho;
• Foco na experiência do colaborador para aumento da produtividade, por meio dos melhores níveis de serviços, inovações tecnológicas e iniciativas de redução de custos;
• Apoio a todas as transações imobiliárias a nível de mercado/região;
• Gestão da frota de mais de 200 veículos.

Conte-nos sobre um projeto realizado em 2022?
Desde minha chegada na Diageo em 2022, como o mercado de bens de consumo era um mercado novo para minha atuação, meu ponto de partida foi conhecer a estrutura da área, avaliar o clima da equipe e promover encontros com os meus pares de maior interface com a área de gestão de facilities, para identificar oportunidades e pontos fortes da área. Fizemos uma pesquisa de clima e iniciamos uma reorganização de algumas iniciativas ligadas aos nossos propósitos que são: Curiosidade, Ousadia e Simplificação.
Entre elas podemos citar, no escritório de São Paulo: Implantação de massagem com Serenidade do Toque (Massagem feitas por cegos); Implantação do serviço de manicure dentro do escritório; Troca de crachá de colaboradores: Projeto - Queremos saber quem é você por trás do crachá; Implantação de um Minimercado no escritório para maior comodidade dos colaboradores.
Já no escritório na região metropolitana de Fortaleza-CE, as mudanças foram na infraestrutura da fábrica de Ypióca do bairro de Messejana para Itaitinga e a reinauguração do refeitório e cozinha para preparação de alimentos no local, o que ajuda no dia a dia do colaborador.

Conte-nos sobre como está estruturado o modelo de trabalho híbrido?
Atualmente os colaboradores da Diageo atuam de forma híbrida respeitando 2 dias em home office e 3 dias presenciais, alinhados com seus respectivos gestores.

Quais são os seus principais desafios/projetos para 2023?
Alinhado à estratégia Sociedade 2030: Espírito do Progresso, a área de Facilities segue o plano de priorizar em seu planejamento tático, aprimorar e fortalecer os entregáveis da área de planejamento e controle, implementando uma gestão a vista em real time para agilidade e maior assertividade das tomadas de decisões, revisar o modelo da gestão de frotas com objetivo de otimizar processos e custos e melhorar a experiência do colaborador. E para a fábrica da Ypióca, revisar o modelo de gestão operacional, para obter resultados na área gestão de Facilities, com impacto na experiência do colaborador. 

Quais são os planos para o futuro para destacar o valor da área?
A área de gestão de facilities deve adotar como estratégia para o futuro, promover ações multidisciplinares para agregar valor ao negócio e as pessoas envolvidas, e que sejam iniciativas benéficas e transversais de usabilidade para a organização.

Uma mensagem pessoal - sobre a atividade de FM - para colegas de mercado.
Eu provoco meus colegas de mercados a pensar e agir para que sejam profissionais de facilities ambidestro, com foco em planejamento e controle, gestão operacional, que resulta em superar a experiência do colaborador/cliente.  E como ninguém faz nada sozinho, procurar sempre engajar o time de gestão de facilities a serem protagonista dessa equação.
Sob o comando dos irmãos Rubens, Vanessa e Fábio, os três começaram a trilhar sua trajetória no varejo na década de 90, motivados no interesse comum pelo universo dos calçados. Após esta primeira incursão, o trio partiu para outra empreitada: o faro apurado para o business de calçados, aliado à vontade de criar suas próprias coleções, impulsionou o surgimento da Santa Lolla, em 2004. Com a missão de aliar conforto e informação de moda para mulheres de todos os estilos e idades, a Santa Lolla é uma das maiores marcas de calçados e acessórios do país. Com mais de 18 anos no mercado, a marca firmou-se como uma das principais referências de moda no Brasil, antecipando e criando tendências.
Na área de FM da empresa temos Fernanda Menezes, que é formada em Gestão de Eventos e atualmente estudando Gestão de Processos Gerenciais. Fernanda está desde 2016 atuando na área de FM, incluindo a gestão da equipe de limpeza, copa, manutenção, recepção, terceirizados, gestão orçamentária, controle de estoques, notas, contratos e organização de eventos internos e externos. De 2012 a 2013 trabalhou em uma empresa de segurança, prestando serviços para uma fábrica de conectores de carros. Já de 2013 a 2019 trabalhou no segmento de varejo e de 2019 a 2022 esteve em uma empresa do segmento de tecnologia. Em setembro de 2022 voltou para o varejo na Santa Lolla.

Como está estruturada a área de FM dentro da organização?
Como é uma área nova na empresa estamos colocando processos nas demandas e solicitações de forma gradual de forma a entender as diferentes demandas e organizar o trabalho.

Conte-nos sobre um projeto importante realizado em 2022:
Para mim o importante teve a ver com a minha recolocação no mercado. Em 2022 eu estava preparada para as mudanças que iriam surgir na minha vida profissional, eu estava trabalhando, estudando e buscando um nova oportunidade, que aconteceu. Há 4 meses escolhi vir para a Santa Lolla com o desafio de criar uma área de FM, pois ela ainda não existia e, certamente, foi a melhor decisão que tomei em 2022.

Conte-nos sobre como está estruturado o modelo de trabalho híbrido, caso haja:
Aqui estamos trabalhando 100% presencial.

Quais são os seus principais desafios/projetos para 2023?
Começar uma área do zero não é fácil, é um processo que exige muito esforço e atenção aos detalhes, mas o que posso dizer é que meu maior desafio é deixar a área de FM estruturada, então estou focada nisso. Claro que não estou deixando as demandas que surgem de lado, estou sempre programando e atendendo desde um aperto de parafuso à organização de eventos, mudanças de layouts etc.

Quais são os planos para o futuro para destacar o valor da área?
Como a área de FM é nova na Santa Lolla, tenho uma ótima oportunidade nas mãos de mostrar meu trabalho, mostrar a importância de ter uma profissional de FM para agregar soluções e processos que contribuirão com o negócio da empresa.

Uma mensagem pessoal - sobre a atividade de FM - para colegas de mercado.
Ser uma Facility Manager é ter que gostar muito do que faz. É uma emoção todo dia, é como ter uma caixinha de surpresas inesperadas, é viver numa montanha russa constante, mas, o resultado sempre é gratificante. Não tem nada melhor que a sensação de que determinado problema foi resolvido.

Com cerca de 28 mil funcionários no mundo e receita de € 4,0 bilhões, a T-Systems está presente em mais de 20 países e é uma das líderes globais no mercado de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC). Atualmente, a empresa oferece um portfólio integrado com foco em quatro áreas: Digital, SAP, Cloud & Infraestrutura e Segurança. Entre as especialidades da T-Systems estão os serviços de computação em nuvem (infraestrutura customizada, plataforma e software) e diversos conceitos e tecnologias como Análise de Dados, Big Data, Indústria 4.0, Machine-to-Machine, Inteligência Artificial, Realidade Aumentada, Robótica e Cibersegurança, todos projetados para as novas áreas de negócios que almejam a Transformação Digital. A T-Systems chegou ao Brasil em 2001 e carrega hoje o título de SAP Global Platinum Reseller Partner, razão pela qual conta com mais de 4 mil experts em SAP ao redor do mundo e possui várias certificações. Os cinco princípios de negócios da T-Systems são: pessoas que fazem acontecer, trabalho em equipe, inovação, excelência operacional e, acima de tudo, foco no cliente
A área de FM fica abaixo de Procurement, sob diretoria de Finance. E a frente a gestão de FM temos Izaias Barros, que é formado desde 2018 como Analista de Sistema – FMU, com MBA em Gerenciamento de Projetos e pós-graduado em Design de Interiores – IPOG. Ao longo do tempo acumulou experiências em gestão Financeira e Administrativa da área de Facilities; administração e controle de budget; Gestão infraestrutura e serviços dos escritórios da empresa, sendo mais de seis unidades;  Desenvolvimento e implantação dos layouts da empresa e execução de obras;  Administração de controle dos seguros global;  Gestão de frota e terceiros em geral.

Conte-nos sobre um projeto importante realizado em 2022:
Em 2022/2021 reduzimos significativamente a área de escritório na empresa (aproximadamente 5.000m2), trazendo mais produtividade no regime de home office e reduzindo custos com o espaço para funcionários, também pensamos no lado humano onde em todas as reformas utilizamos, por exemplo, as técnicas do design biofílico para trazer mais aconchego aos espaços.

Conte-nos sobre como está estruturado o modelo de trabalho híbrido:
Na T-Systems o colaborador passa parte da sua jornada semanal ou mensal no escritório da empresa e, periodicamente (com dias predeterminados), pode realizar o home office/trabalho a distância. Há também os colaboradores que fazem a maior parte do trabalho no modelo remoto e têm encontros semanais ou mensais com os seus times. A empresa disponibiliza locais desenhados especificamente para promover atividades de integração, com espaços abertos e flexíveis e mobiliário multiuso.

Quais são os seus principais desafios/projetos para 2023
O grande desafio para 2023 é tornar o espaço de trabalho mais humano e colaborativo, de modo que os colaboradores passem a utilizar mais os escritórios, sem a necessidade de ser algo mandatório.

Quais são os planos para o futuro para destacar o valor da área?
O modelo de trabalho híbrido nos fez pensar muito na parte mais prática dos serviços. Queremos facilitar a vida do colaborador tornando os espaços cada vez mais humanos e versáteis, ajudando-os assim a se sentirem bem dentro da organização, aumentando a integração e produtividade dos times. Acreditamos que um bom ambiente de trabalho e serviços eficientes impactam diretamente nos resultados da empresa.

Uma mensagem pessoal - sobre a atividade de FM - para colegas de mercado.
Na minha visão, a área de FM tem muito a contribuir com as estratégias das empresas, pois além de gerar um impacto direto com a redução de custos com o uso inteligente dos espaços, também tem o potencial de gerar bem-estar e aumentar a integração e produtividade dos colaboradores, tão importantes neste “novo normal”.
Pertencente ao PageGroup, a Michael Page é um dos maiores players mundiais em recrutamento especializado, com uma rede global operando em mais de 30 países nos 5 continentes. Fundada na Inglaterra em 1976, recrutam profissionais para cargos de média e alta gerência nas mais diversas áreas. Segundo a empresa, as vagas são conduzidas por especialistas em suas áreas de atuação e os consultores têm experiência profissional nos mercados e setores onde atuam, garantindo um melhor alinhamento das expectativas junto ao RH e ao requisitante da vaga. Por isso, realizam processos buscando excelência na qualidade dos serviços e garantindo a todos os clientes.

O responsável pela área de FM na Michael Page, que responde diretamente para o Diretor Financeiro Latam é Rodrigo Almeida, Purchase & Facilities Manager, que possui grande vivência em instituições financeiras e de serviços e que no decorrer de sua trajetória profissional pode sedimentar:
• Habilidade para gerenciar áreas que respondem por atividades de: Manutenção Geral, Expedição, Conservação e Limpeza, Copa, Segurança Patrimonial, Compras, Suprimentos, Administração de Contratos, Patrimônio e Pagamentos;
• Conhecimento técnico-administrativo para gerenciar projetos e/ ou atividades relacionadas a obras civis, readequações de “layout” e demais implementações de infraestrutura;
• Versatilidade para coordenar a implantação de projetos diversos e rotinas operacionais;
• Habilidade para executar atividades relacionadas a pesquisas diversas, otimização de processos, elaboração de manuais/normativos e desenvolvimento de todo e qualquer material gráfico;
• Visão administrativa centrada no desenvolvimento de metodologias destinadas a controles e processos que envolvam “Compliance”;
• Experiência em processos de avaliação, adequação e administração de contratos comerciais;
• Conhecimento necessário para preparação de “budget”;
• Habilidade na coordenação de equipes para execução de atividades inerentes a abertura e encerramento de unidades operacionais.

Conte-nos sobre um projeto importante realizado em 2022.
Um projeto importante que tocamos na área de FM teve início em 2021 e finalizou em 2022 foram as substituições de escritórios próprios para alguns escritórios virtuais em algumas localidades.

Como está estruturado o modelo de trabalho híbrido:
O modelo híbrido está definido para todos os países da América Latina como 3 vezes presencialmente e 2 de home-office.

Quais são os seus principais desafios/projetos para 2023?
Os principais desafios e projetos para 2023 são de tentar viabilizar cada vez mais a captação de energia verde para os nossos escritórios no Brasil.

Quais os planos futuro para destacar o valor da área?
Temos um plano de organizar e criar processos mais estruturados para toda região da América Latina, pois hoje muitos processos são centralizados em cada país.

Uma mensagem pessoal - sobre a atividade de FM - para colegas de mercado.
Acredito que a atividade de Facilities acaba sendo uma boa porta de entrada para alguns jovens se desenvolverem nas empresas. Além disso traçar boas estratégias, gostar de servir, apreciar desafios, ser habilidoso, solucionador de problemas e sempre se superar são essenciais para obter sucesso nessa carreira.

Legendas:
RENATO SILVA, GERENTE DE INFRAESTRUTURA PELA JLL
KATIA DE ASSIS, GERENTE DE FACILITIES NA DIAGEO
Hernani Rocha, Analista de Facilities na Diageo, responsável pela gestão de frotas e tem como foco revolucionar a gestão de carros da compahia dentro do escopo do ESG, com segurança para o colaborador, otimização de processos, fluxos e custos.
FERNANDA MENEZES – FACILITY MANAGER NA SANTA LOLLA
IZAIAS BARROS - HEAD DE FACILITIES NA T-SYSTEMS DO BRASIL
RODRIGO ALMEIDA, PURCHASE & FACILITIES MANAGER NA MICHAEL PAGE