Para esta edição, a InfraFM convidou o Nelson Akira para compartilhar um pouco da sua trajetória na área de FM no segmento industrial. O executivo é graduado pelo Instituto Tecnológico de Aeronáutica - ITA, em Engenharia de Computação e trilhou carreira em diversas áreas de TI por 25 anos. Em 2002 concluiu uma MBA em Gestão Empresarial pela Fundação Gentúlio Vargas - FGV, como parte da sua migração para a carreira gerencial.
Akira nos contou que no final de 2017 um colega que ocupava a posição de Diretor de Facilities e Real Estate na Tetra Pak decidiu se aposentar e num desafiante processo seletivo, ele foi escolhido e começou a trabalhar na fascinante área de Facilities e Real Estate, pela qual se apaixonou. Ele destaca que ainda que hajam diferenças intrínsecas entre Facilities, Real Estate e Tecnologia da Informação, ele pode visualizar várias semelhanças, como: gerenciamento de projetos, melhoria contínua de serviços, business partnering, gestão de stakeholders, liderança de times de alto desempenho, gestão financeira, entre outras, e por isso se candidatou e foi aprovado para a vaga, onde exerceu o cargo até o final de 2021. Acompanhe, a entrevista:
Quais foram os desafios e os caminhos para a implantação da área de FM naquele momento?
FM é uma das áreas mais novas na organização, o que exigiu o desenho de muitos processos e procedimentos. Ao mesmo tempo que isso trouxe um grande desafio, foi também uma oportunidade de adaptar e reutilizar a maturidade que outros departamentos já possuíam. Mas certamente o maior desafio que eu vivi foi o programa mundial de consolidação de fornecedores de FM. Liderei este programa para a região Américas, partindo de trezentos para apenas dois parceiros (CBRE e Sodexo).
Quanto tempo demorou a implantação?
A implantação deste programa levou em torno de um ano, envolvendo transferência de funcionários da nossa empresa para os parceiros, a extinção dos contratos com os fornecedores anteriores e a estabilização dos serviços. O escopo de FM cobre doze áreas:
1) Manutenção;
2) Limpeza;
3) Gestão de Resíduos;
4) Gestão de layouts e mobiliários;
5) Segurança patrimonial e Recepção;
6) Alimentação;
7) Uniformes e EPIs;
8) Gestão de frota;
9) Correspondência;
10) Amenidades;
11) Utilities (energia, água, gás);
12) Gestão de projetos.
Quais os benefícios desta unificação de fornecedores?
Desde 2019, vimos entregando redução de despesas em torno de 4% ano após ano, com melhoria na satisfação da maioria dos stakeholders. Foi gratificante poder implementar tecnologias inovadoras (robôs, drones, cozinha inteligente) e soluções que ajudam a preservar o meio ambiente (compostagem, energia verde, painéis solares).
E como foi lidar com a pandemia?
Todos nós profissionais de Facilities tivemos um trabalho árduo e intenso, aplicando o distanciamento social nos layouts, ativando processos e ferramentas para medição de temperatura, uso de máscaras, intensificação de higienização, para citar apenas algumas frentes de atuação. Destaco a adoção do App chamado “Desk4Me” da Neowrk para reserva de mesas e de fretados - tem sido um sucesso e agregou valor, evitando que colaboradores se desloquem sem ter a garantia de que haverá um posto de trabalho disponível. Mesmo quando a pandemia passar, este tipo de solução seguirá trazendo muitos benefícios para a Gestão de Facilities.
Quais são os maiores benefícios de se ter uma área de FM estruturada?
Todos os colaboradores utilizam diferentes serviços de Facilities diariamente, assim todo aumento de qualidade que implantamos - mesmo que incremental - seja nas refeições que servimos, na limpeza, nos carros da frota e nos ônibus fretados - impactam a todos imediatamente. Assim, nós - gestores de FM - temos a oportunidade de aumentar a produtividade, a segurança e o bem-estar dos colaboradores, transformando nossas organizações em melhores lugares para se viver. A empresa se torna mais atraente para os talentos profissionais que - após começarem a trabalhar conosco - desejarão permanecer, gerando assim uma espiral positiva.
E no que tange a gestão financeira?
Outro benefício claro da área é na redução sustentável de despesas. Em geral, há um leque de oportunidades que - se bem exploradas - trazem diminuições significativas em Opex, sem necessariamente impactar no nível de serviço e na satisfação dos nossos usuários.
FM estava integrado com outras áreas?
Sim. vale ressaltar a integração crescente entre as áres de Facilities, Real Estate,
Workplace, RH, TI e EHS, que tem possibilitado sinergias, antes incomuns:
• Edifícios inteligentes, que são amigos do meio ambiente, que geram menos manutenção e que oferecem maior customização para os seus ocupantes.
• Workplaces humanizados, expandindo a perspectiva técnica para uma visão holística das pessoas que nela trabalham e passam a maior parte do seu dia. Qual o aumento no desempenho e na entrega de cada pessoa, se ela estiver mais feliz com seu ambiente de trabalho?
• Cultura de segurança e acidente zero: processos, treinamentos, conscientização, troca de conhecimento entre EHS e Facilities, que preservam a saúde física e mental dos colaboradores.
Descreva como está organizado a área de FM:
Dado que adotamos a terceirização total de FM, a estrutura era super enxuta: além da minha posição de Diretor para região Américas - que cobria 40 sites desde o Canadá até o Uruguai - havia um gerente de FM por região (cinco gerentes no total). Adicionalmente há um Gerente de Real Estate dedicado para a nossa região. No Brasil, por exemplo, há uma gerente de FM, responsável por duas fábricas e 5 escritórios. Mas se olharmos para o organograma do nosso parceiro de FM, ele é bem maior: possui um líder nacional, e três gerentes: um para cada fábrica e um para os cinco escritórios. Abaixo deles, supervisores, analistas e assistentes. Também possuem uma equipe focada em Projetos.
Deixe uma mensagem para os colegas da área sobre como podemos desenvolver ainda mais a atividade de FM no Brasil.
Eu apoio a ideia de intensificarmos a troca de experiências, de forma estruturada, com reuniões mensais, agendas de apresentações/debates, visitas, criação de grupo de WhatsApp. Olhando as tendências no exterior, acredito que precisamos nos desenvolver em smart buildings e em sustentabilidade. Coloquem tempo em suas agendas para estudar estes assuntos, pois será um tempo bem investido!
