Conteúdo publicado em 25 de setembro de 2019

Por Érica Marcondes

O 7º Congresso INFRA Minas Gerais reuniu na sede da Localiza Hertz, em Belo Horizonte, 160 profissionais de empresas como Globo, Companhia Energética de Minas Gerais (Cemig), Vale, Condomínio Parque Avenida, Centro Universitário Estácio de Sá, Patrimar Engenharia, Usiminas, Boulevard Shopping Belo Horizonte, Kinross Brasil Mineração, Condomínio Wall Street Centro Empresarial, Sesc-MG, entre outras, para compartilhar as ferramentas e tecnologias que o FM deve utilizar para alavancar sua gestão, suportar de maneira mais eficiente seu core business e se manter competitivo no mercado.

Além das palestras de altíssimo nível realizadas em 28 de agosto, o encontro possibilitou muito networking e a chance de conhecer in loco (no dia anterior) os bastidores do escritório da CI&T Belo Horizonte, Edifício-sede da Unimed-BH e o Hospital Lifecenter.

Confira a seguir alguns dos pontos altos apresentados no evento, que contou com patrocínio da Gocil, John Richard Aluguel de Móveis, Localiza Hertz, Perphil Serviços, Sodexo, Grupo Verzani & Sandrini e Vivante.

VISITAS MONITORADAS

CI&T Belo Horizonte

Nossa primeira parada foi o escritório da CI&T em Belo Horizonte para conhecer o workplace e as soluções criativas colocadas em prática pela equipe de FM para trazer mais conforto, praticidade e produtividade aos cerca de 350 colaboradores. A presença forte do design na arquitetura de interiores e as facilidades proporcionadas para as pessoas comprovam o entendimento de que o ambiente de trabalho faz toda a diferença no bem-estar e rendimento. Veja algumas das curiosidades que o nosso grupo pôde ver de perto:

• Recepção fora dos padrões: sem recepcionista – o visitante faz seu check-in em um totem de identificação e logo é recebido pelo colaborador com quem deseja falar.

• Banheiro for all: unissex – música em ambientes como recepção e sanitários para mais privacidade e comunicação ao fazer uso de um serviço de rádio exclusivo que transmite avisos importantes durante uma música e outra.

• Área de jogos e convivência.

• Patinete para trafegar pelos espaços.

• Sistema que comunica incidentes e emergências.

• Salas de reuniões com o sistema exclusivo da CI&T conhecido como Free Room (tecnologia para gerenciar de maneira eficiente o uso desses espaços).

• Momy Room: onde as mamães podem retirar e armazenar leite com privacidade e tranquilidade.

• Smart Supply: áreas onde ficam disponíveis acessórios para computador, materiais de escritório etc.

• Lean Area: um espaço colorido e descontraído que serve para reuniões e apresentações da empresa.

Obrigada, Cristiano Gimenes, Jussara Teixeira e Shirley Resende pela oportunidade!

Edifício-sede da Unimed-B

A programação de visitas técnicas também teve o Edifício-sede da Unimed-BH. Inaugurado em 2014 como Centro Médico Unimed, o prédio passou por um retrofit em 2017 para se tornar uma unidade administrativa com área total de 25.400 m². São duas torres que contabilizam 21 andares, além de quatro níveis de subsolos utilizados como estacionamento e moderna infraestrutura predial para garantir comodidade e conforto aos colaboradores. Nosso passeio incluiu as áreas técnicas, a exemplo da sala de geradores; sistema de nobreaks; subestação; central de água gelada; sistema de bombeamento de água potável, de esgoto e pluvial; sistema de irrigação automática; sistema de detecção e alarme de incêndio; sistema de combate a incêndio; e sistema de automação predial.

O nosso agradecimento especial ao Coordenador de Manutenção Predial Fabio Torres Neves e ao Gerente de Manutenção, Incorporação e Projetos, Sandro Menezes Generoso, pela calorosa recepção e por todas as informações compartilhadas.

Hospital Lifecenter

Também realizamos um passeio pelas áreas técnicas do Hospital Lifecenter, uma das mais renomadas instituições de saúde do Estado, com chance de conhecer alguns dos desafios e melhorias implementadas pelas áreas de Hotelaria e Atendimento, Infraestrutura e Engenharia Clínica. Só pra se ter uma ideia, 98% das alterações de layout (obras e reformas) são realizadas por equipe própria do hospital. Com uma área construída de aproximadamente 13 mil m² no bairro Funcionários, em Belo Horizonte, o hospital de 22 andares atende mais de 40 especialidades e conta com 215 leitos (40 na Unidade de Terapia Intensiva [UTI] e 175 na Unidade de Internação), sem falar no Lifecenter Exclusive, cuja arquitetura rompe com o estereótipo dos hospitais, combinando padrão de hotelaria com atendimento exclusivo. Além de controle de acesso individualizado e refeições preparadas por chefs, o espaço de 13 leitos oferece serviços de concierge, amenities diferenciados e muito mais. Também foi possível conhecer as melhorias implementadas e alguns indicadores utilizados pela instituição (como tempo médio de limpeza terminal, giro de leito, produtividade por colaborador e a redução significativa da evasão do enxoval ao implantar a tecnologia RFid (de 2% para 0,5%). Obrigada, Maysa Pacheco (Gerente de Atendimento e Hotelaria), Gláucio Chaves (Gerente de Infraestrutura e Engenharia Clínica), Bárbara Livramento (Supervisora de Hotelaria) e André Caetano (Coordenador de Infraestrutura), por nos receber com tanto carinho.

Boas-vindas

Presidente do Sindicato das Empresas de Asseio e Conservação de Minas Gerais (Seac-MG) e da Federação Nacional das Empresas Prestadoras de Serviços de Limpeza e Conservação (Febrac), Renato Fortuna Campos destacou a importância do evento, que já faz parte do calendário do segmento mineiro há sete anos. “A cada ano nos surpreendem com temas novos, que provocam e abrem perspectivas de negócios, ampliando o networking entre os profissionais de gestão de Facilidades e Propriedades e, é claro, promovendo intercâmbio entre diversas áreas e segmentos”, afirmou.

Segundo ele, os eventos INFRA são também uma oportunidade de construir novos conhecimentos e agregar valores às atividades de prestação de serviços à medida que proporcionam a visão do outro lado, ou seja, dos contratantes. “Por serem responsáveis pela gestão de contratos, concentrando a coordenação de diversas funções, os profissionais de facilities são fundamentais para otimizar as atividades das prestadoras de serviços”.

Um olhar exponencial para FM

Diretora de Conteúdo da INFRA, Léa Lobo lançou luz sobre a importância da inovação, e do fato de que ela é feita por pessoas para as pessoas. “A partir delas e para elas é que projetamos novas realidades. Precisamos tê-las no centro de tudo. Não entender ou não atender a real necessidade das pessoas é a maior ameaça a qualquer projeto”. Léa também ressaltou a necessidade de olhar a organização de maneira holística e de superar os medos para lidar com as mudanças, tão imprescindíveis para que a área seja cada vez mais relevante. Por fim, falou de como a comunicação eficiente é fundamental para que o facility manager conquiste visibilidade e resultados em sua área. “Não adianta ser o melhor técnico, entender com profundidade sistemas de ar condicionado etc., se o FM não entende de pessoas, de influenciar, de emocionar”.

Mitigando o no-show em salas de reuniões

Supervisor de Facilities da Localiza Hertz, Douglas Reis falou sobre a importância do gerenciamento das áreas de trabalho. Segundo ele, repensar a utilização das salas de reunião tem ganhado cada vez mais importância, projeto muito bem conduzido na companhia a partir da aplicação de uma política de gerenciamento para utilização de salas de reuniões, que otimizaram a produtividade e mitigaram o no-show no uso desses espaços. “Trata-se de dilema que a maioria dos gestores enfrenta. Ao fazer um estudo mais aprofundado, identificamos que em três meses tínhamos 323 horas perdidas, porque o agendamento acontecia, mas as pessoas não compareciam, ou cancelavam a reunião e não comunicavam”, destaca. Uma das estratégias colocadas em prática pela equipe de FM foi realizar a escuta direta dos nossos clientes – desconfortos, dores, descobrir qual perfil das reuniões realizadas no prédio e, assim, alinhar e tornar a reunião mais produtiva. A divulgação com a ajuda do portal interno, e-mail corporativo e “reuniões de Bom dia” também auxiliaram fortemente no engajamento, além da notificação aos colaboradores não aderentes à política através de “Registros de não conformidades”, apresentação dos resultados e indicadores aos clientes internos. “Elencamos o percentual de no-shows por departamento; qual área estava impactando mais. Hoje é possível saber quanto cada sala consome em cápsulas de café, paletas para misturar o açúcar etc. Riqueza de detalhes”.

A energia que faz a Localiza girar

Gerente de Administração de Filiais, Felipe Trindade compartilhou o case da Localiza: os colaboradores estão trabalhando para que a organização se torne autossustentável no consumo de energia em suas 497 agências de aluguel de carros e venda de seminovos, de maneira limpa e ecologicamente responsável com a ajuda da mais alta tecnologia. Em parceria com a Axis Renováveis (que investiu R$ 25 milhões para um contrato de vinte anos), já estão em funcionamento quatro fazendas solares, localizadas nos estados de Minas Gerais, Rio de Janeiro, Goiás e Pernambuco, além dos rooftops (usinas em telhados). Dessa forma, a estimativa é que até o fim de 2019 todas as unidades elegíveis da empresa sejam abastecidas com 100% de energia fotovoltaica. Entre os desafios da implantação: a alta dispersão geográfica, ter rápido payback da operação, atender às normas regulatórias e determinar o espaço físico ideal em termos de incidência solar. “O resultado é a geração de 22 milhões de kWh, redução de três mil toneladas de emissão de CO2 no meio ambiente, sem falar em outras ações que colocamos em prática, como a conscientização para uso racional da energia, a implantação de lâmpadas LED nas agências, automação da sede e troca dos aparelhos de ar condicionado”, diz Felipe. Como última curiosidade: até a retirada da poeira das placas é terceirizada pela Localiza.

Efeito WOW (World of Wonder) & Metodologia Lean em Facilities Management

Inspirado pela agilidade e eficiência das lean startups, o Gerente Executivo da CI&T, Cristiano Gimenes, comentou sobre o processo de transformação em um modelo de pirâmide invertida, realizado na empresa, que parte de ações para atingir valores e atitudes com o objetivo de modificar a cultura corporativa. Apresentou também alguns exemplos de práticas e seus impactos no dia a dia e nos resultados da companhia, como o situation wall – um quadro de gestão visual; o value streaming map – uma maneira simples e colaborativa de mapear a cadeia de valor; e o A3 Thinking – uma ferramenta poderosa para estruturar e pensar o problema e a solução. Com ferramentas ágeis e colaborativas como essas foi possível, por exemplo, projetar a nova planta de um site em apenas cinco dias. “Identifique um problema e entenda-o, sem pensar na solução logo de cara, elabore as hipóteses e aplique-as por meio de Minimum Viable Product (MVP), que é mais barato e possível de se testar rapidamente, e faça isso de maneira estruturada”, sugeriu.

Falta de cuidado com a qualidade do ar de interiores nos edifícios e suas implicações legais

Estima-se que 6,5 milhões de mortes foram associadas com a poluição do ar em 2016. Isso corresponde a 11,6% de todas as mortes no mundo. Então, como nos proteger e proteger a nossa edificação da poluição do ar? Segundo Leonardo Cozac, Sócio-diretor da Conforlab, sistemas de climatização bem projetados, instalados e mantidos fazem toda a diferença na hora de reduzir e até mesmo erradicar esses índices. Em sua apresentação, Leonardo comentou ainda sobre as principais legislações, como a Portaria n. 3.523 de 28 de agosto de 1998 e a Resolução n. 09 de 16 de janeiro de 2003, com destaque ainda para a Lei n. 13.589, de 4 de janeiro de 2018, que obriga todos os edifícios de uso público ou coletivo a terem um Plano de Manutenção, Operação e Controle (PMOC) de seus sistemas de climatização, observando os parâmetros normativos e de qualidade da Anvisa ABNT. Vale lembrar que entre as penalidades previstas para quem desrespeita a Lei do PMOC estão multas que variam de R$ 2 mil a R$ 1,5 milhão, tendo seu valor dobrado na reincidência, além de sanções cíveis. “Não podemos esquecer que da relação que existe entre a baixa Qualidade do Ar Interno com altos índices de absenteísmo, aumento das custas médicas e redução da produtividade. Pense sempre na qualidade do ar que você (e seus usuários) respiram”.

Como se destacar no competitivo mercado de Facilities Management

“Se por um lado as pessoas são o principal ativo em uma organização e, portanto, precisam ser cuidadas, por outro, elas também precisam cuidar de suas carreiras para se manterem relevantes e competitivas”, destacou David Braga, Presidente, Board Advisor e Headhunter da Prime Talent, responsável por já ter avaliado mais de cinco mil executivos de alta gestão em toda a sua carreira. Sessenta por cento das pessoas estão infelizes no trabalho (segundo levantamento da Brands2Life e LinkedIn), e isso reflete diretamente na entrega que a empresa está fazendo, comentou ele, além de dar diversas dicas sobre comportamentos, habilidades e competências que ajudam o profissional a se destacar no mundo de hoje, altamente mutável e competitivo, e apresentar algumas tendências mundiais, como a substituição de 47% dos cargos atuais por inteligência artificial até 2030, as 133 milhões de novas posições que devem surgir até 2022 ou até mesmo a estimativa de que 65% das crianças terão empregos que ainda nem existem. “Entre as habilidades humanas que tendem a ser mais valorizadas pelas organizações à medida que as tecnologias e a automação avançam estão: originalidade, iniciativa e pensamento crítico. Busque diferenciar-se. Busque conhecimento técnico e, principalmente, humano. Pelo menos 80% dos executivos trocados no Brasil foram por falta de iniciativa e isso vai se manter”.

Manutenção predial na Unimed-BH: o antes, o agora e o depois

Além de fornecer um panorama macro da Unimed-BH – que hoje conta com 4.911 colaboradores, mais de 1,2 milhão de clientes e 34 municípios na área de atuação –, Fábio Torres Neves, Coordenador de Manutenção Predial, e Sandro Menezes Generoso, Gerente de Manutenção, Incorporação e Projetos, falaram principalmente dos conceitos, normas e boas práticas da manutenção predial a partir da experiência adquirida pela companhia ao promover uma série de mudanças. Se antes todas as atividades de manutenção eram terceirizadas, desde as mais simples às mais complexas, a partir de 2017 foram internalizados os serviços de manutenção onde há necessidade de contato direto com o cliente interno, além das manutenções preventivas nas instalações da operadora. “Começamos do zero, utilizando a estratégia de contratar mão-de-obra multidisciplinar, adquirir ferramentas, montar almoxarifado e ferramentaria, realizar a aquisição de software de gestão, definir processos, fazer a pactuação cliente x fornecedor, além de montar toda a documentação”, citam eles. Como benefícios da reestruturação da manutenção, houve a padronização dos processos, mais sinergia entre as equipes, compartilhamento de mão-de-obra e de conhecimento e redução na compra de ferramentas.

Experiência, projetos e tecnologias que asseguram a vida útil dos espaços construídos

Fazer uma única vez significa menor custo, menor impacto ambiental, menor tempo perdido. Para alcançar esse resultado, além do alinhamento às expectativas (utilizando uma matriz técnica detalhada), é preciso buscar a contratação de todos os projetos e consultorias, inclusive segurança, comunicação visual, telefonia, paisagismo, cozinha etc. Essa foi uma das principais mensagens deixadas por Thiago F. Machado, Sócio-diretor na TM2 Planejamento e Projeto. “Cinquenta por cento dos problemas na vida útil do edifício têm a ver com a fase de compatibilização dos projetos. O que parece ser caro agora será verdadeiramente mais custoso no futuro, se não for bem pensado e executado, levando em conta a vida útil do empreendimento. Prevenção é o melhor remédio. Ou seja, os impactos econômicos são resultantes da negligência em se adotar ações preventivas no campo do planejamento, e por isso, os custos evoluem ao longo das diversas fases de um projeto”.

A importância do planejamento na Gestão de Facilities – case Invepar

Com o case Invepar Mobilidade Inteligente, uma das maiores gestoras privadas de mobilidade urbana e infraestrutura de transporte da América Latina, André Matoso demonstrou a importância do planejamento na Gestão de Facilities. De 2013 para cá foram muitos projetos colocados em prática, inclusive de mudança cultural na empresa, para que implantação da infraestrutura operacional pudesse acontecer e funcionar com qualidade. Nem mesmo o grande complicador da dispersão geográfica (938,6 km) foi impeditivo para que o trabalho avançasse. Para isso, foram colocadas em prática algumas ações importantes, como: o Sistema Integrado de Gestão Administrativa (SIGA), que inclui: informatização da base de dados, abertura de chamados em smartphone, manutenções e apoio administrativo, tratamento dos chamados e feedback a usuários, folha tarefa e folha de execução on-line, acompanhamento das solicitações em tempo real, controle de qualidade – avaliação dos usuários, dashboard de indicadores automatizado, chamados etc. Entre os principais resultados, podemos citar: forma de atuação única, otimização de mão-de-obra própria e terceirizada, gestão das equipes de campo, intercâmbios, ganhos de escala e redução de custos. Porém, segundo André, os resultados foram além do financeiro. “Ganhamos uma plataforma de crescimento. Se amanhã ganharmos uma outra concessão, já temos a gestão de facilities pronta, estruturada. É só fazer o input das informações”, resume ele, que hoje é responsável pela gestão da infraestrutura de 84 edificações, entre praças de pedágio, bases de atendimento a usuários, balanças de fiscalização, sedes administrativas e bases policiais.

É a primeira vez que participo do encontro. Viemos em busca de inovações, de benchmarking na área. Atuamos no mercado há muito tempo, mas não temos um direcionamento com o core de facilities management. Estamos estruturando a área no momento, então acho que vai ser muito válido. Várias questões que se encaixam no momento que estamos vivendo hoje. Participamos da visita técnica da CI&T e também foi muito proveitoso – ideias que poderemos colocar em prática, que poderemos adaptar para a nossa realidade. Um tema que gostaria de ver na próxima edição é gestão de frota”.

Ana Maria, Analista de Facilities da RHI Magnesita

Esse é o terceiro ou quarto evento INFRA do qual participo. Oportunidade importante para interagir, fazer networking junto a outras empresas de FM. As palestras também estão sendo de alto nível. Uma linguagem simples, clara, que possibilita visualizarmos que, na grande maioria das vezes, os problemas são semelhantes em todas as organizações, favorecendo a criação de um modelo de compartilhamento. Um tema que eu gostaria de ver em uma próxima edição: a sustentabilidade tratada de maneira customizada. Ou seja: factível de execução”.

Welinton Santos Jr., Supervisor Executivo de Finanças e Infraestrutura da Globo

É a primeira vez que estou participando do evento e com certeza eu voltaria em uma próxima edição. Gostei muito do ambiente de interação com as outras pessoas, e isso para mim foi um grande diferencial. A iniciativa de promover as visitas técnicas (participei no Hospital Lifecenter) também é muito bacana, não só para conhecer os bastidores da operação, mas também pela possibilidade de conversar diretamente com o Gerente de Infrestrutura e Engenharia Clínica, Gláucio Chaves. Foi muito produtivo!”.

Davidson Pelolungo, Coordenador de Operações do Boulevard Shopping Belo Horizonte

É a primeira vez que participo. O que me motivou a estar aqui é conhecer mais sobre gestão de facilities, ficar por dentro das novidades do mercado, conhecer os casos de sucesso que as outras empresas e parceiros estão apresentando. Valeu muito a pena participar, inclusive da visita técnica do Edifício-sede da Unimed-BH – um benchmarking interessante pela estrutura que eles conquistaram. Sobre um tema que gostaria de ver em uma próxima edição: planejamento de manutenção”.

Guilherme Vinicius, Engenheiro de Manutenção da Cetest Minas

O evento foi muito bacana, não só pelo conhecimento compartilhado como também pela oportunidade de conhecer outras pessoas que também atuam na área. Também foi interessante verificar que estamos bem adiantados em algumas questões, e que em outras podemos evoluir. É a primeira vez que venho e saio daqui bastante satisfeito e motivado para replicar tudo o que aprendi”.

Cecilio Fernandes Ribeiro, Supervisor de Suprimentos da Globo

É a minha primeira vez no evento. O que me motivou a estar aqui foi conhecer as novas tecnologias voltadas para infraestrutura e, na visita técnica, vivenciar um pouco da segurança do trabalho. O que eu vou levar para a minha área são os conceitos que foram apresentados hoje, como: organização, colocar o cliente no centro, inovação etc. Tudo foi preparado com muito carinho, isso com certeza valeu bastante a pena”.

Gabriely de Brito, Técnica de Segurança do Trabalho da Vale

É a minha primeira vez no evento. Valeu muito a pena para conhecer práticas inovadoras de gestão e também o que os prestadores de serviços têm de mais tecnológico. Permitiu fazer uma visão mais clara e estratégica para otimizar ainda mais a gestão que realizamos lá no shopping”.

Walter Powolny, Gerente de Operações do Boulevard Shopping Belo Horizonte

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