Por Larissa Gregorutti

Com o propósito de estimular o debate sobre diferentes temas que envolvem a gestão de facilities, a revista INFRA convidou dois especialistas para examinar um estudo publicado pela International Facility Management Association (IFMA), sobre Workplace Management Framework (WMF), e compartilhar com o leitor as suas experiências de mercado sobre o assunto apresentado.

Conteúdo que tem como objetivo definir estruturas de gestão do ambiente de trabalho, o WFM foi projetado para ser aplicado em todos os tipos de infraestruturas, proporcionando o suporte necessário aos usuários, para que eles possam melhor desempenhar as suas atividades.

Segundo Marcos Maran, Diretor na Maran – Gestão de Ativos Físicos, o trabalho The Workplace Management Framework, elaborado pelos Doutores Graham Jervis e Andrew Mawson, visa estruturar melhores práticas que proporcionem ao usuário a melhor experiência possível no ambiente de trabalho.

A questão levantada por Maran é entender o que o termo ‘experiência’, mencionado no estudo, quer dizer exatamente. “Entende-se que essa ‘experiência’ deve ser algo positivo, que faça diferença no momento de se manter um cliente, pois ajuda a causar uma boa impressão. Então, por exemplo, quando você vai a um restaurante e é bem atendimento pelo garçom, a arquitetura do local é bonita, a limpeza é bem-feita, isso forma uma experiência positiva”, conclui o Especialista.

Mas caso o cliente não encontre nada que te eleve o espírito, a experiência também pode ser negativa. Por isso, ressalta: “O que o conteúdo sobre WMF aborda é o que é preciso fazer para proporcionar essa experiência positiva”.

E quem nos ajuda a entender a importância dessa prática no ambiente de trabalho é Mauro Sérgio Kyriazi Campos, Especialista em Facilities & Real Estate Management Brasil e América Latina. Segundo Campos, não importa se o profissional trabalha em uma casa adaptada para escritório ou em uma torre corporativa high tech, triple A, ou em qualquer outro lugar. O que o profissional precisa se perguntar é de qual forma o ambiente de trabalho influencia na execução de um trabalho que lhe é exigido pela empresa, e como os demais departamentos colaboram para que isso aconteça.

“Quer dizer que não é só o conhecimento que entrega resultado, mas todo o ambiente onde o profissional está inserido contribui para que isso aconteça.” Então, destaca o Especialista, “Por mais competente que o profissional seja, pode acontecer que o ambiente esteja proporcionando experiências negativas”.

Também existem preocupações do dia a dia que os profissionais enfrentam com os demais departamentos das empresas. Como, por exemplo, quanto ao recebimento do salário, se o plano de saúde está atendendo direito, entre outras questões, que muitas vezes o profissional não tem o suporte necessário do Recursos Humanos. Fora isso, se o computador tem falhas ou a internet não está funcionando, pode acontecer da equipe de informática não colaborar para realizar os ajustes necessários.

“Então partindo disso, o documento aborda que o workplace experience nada mais é do que possibilitar que o usuário se sinta apto, livre, desimpedido para entregar seu objetivo, conectando-se com o objetivo da empresa, sem que ele tenha que se preocupar com eventuais ruídos externos ou problemas de desempenho que envolva outros departamentos”, informa Campos.

Ou seja, o WMF é a contribuição das diversas disciplinas, como Real Estate, Facilities Management, TI, Recursos Humanos, Risco, Segurança etc., para proporcionar uma boa experiência, com o melhor custo benefício aos usuários da organização.

Porém, é certo que cada área possui sua própria linguagem, suas próprias regras e direção na organização. Possibilitar que as disciplinas encontrem um conjunto unificado de objetivos, ligados firmemente ao propósito e estratégia da empresa, é o papel desempenhado pelo WMF, que definirá as capacidades necessárias para fornecer ambientes de trabalho eficazes, independente de suas unidades e de seus parceiros fornecedores.

“Além disso”, destaca Maran, “é preciso levar em consideração que as pessoas mudam e a sociedade também muda”. Por isso, para que o gestor desse ativo consiga propiciar uma experiência positiva, é preciso cuidar do todo e verificar se as instalações estão funcionando bem, se o ambiente de trabalho é ventilado, se o ar condicionado está em temperatura agradável, se não há constante quedas de energia, se o lugar possui proteção antirruído, entre outras características que proporcionam um ciclo de vida longo ao empreendimento, gerando um bom ambiente para trabalhar.

A importância da integração entre as áreas

Um exemplo apresentado por Campos sobre o impacto positivo que o trabalho desenvolvido com total integração das áreas proporcionou para causar uma boa experiência aos usuários, foi quando em 2016, como Diretor de Facilities e Real Estate América Latina da Firmenich, sua equipe realizou a mudança da sede da empresa, no México.

Campos comentou que nesse processo, a empresa que antes estava localizada em edifício próprio, passou a ocupar três andares de uma torre corporativa, realizando a mudança de pessoas, escritório e laboratório da Firmenich. Destacou que essa mudança jamais teria acontecido se fosse feita somente pela equipe de facilities. “Só foi possível que os usuários tivessem uma experiencia efetiva no novo ambiente de trabalho, porque todos os departamentos foram envolvidos, atuando cada um na sua área de expertise e integrados pela área de Facility, que fez a conexão.”

Comentou que o novo ambiente não tinha restaurante próprio, pois não fazia sentido gastar o dinheiro de aluguel de uma laje corporativa para servir apenas uma refeição por dia. Nesse sentido, o RH foi envolvido para verificar se existiam restaurantes próximos ao empreendimento, para providenciar vale-refeição aos funcionários; para verificar, se em dias de chuva, existia serviço de entrega, entre outras comodidades.

Todo o trabalho de gestão de mudanças foi realizado em parceria por diversos departamentos da empresa. “Fizemos uma lista de todas as dificuldades que um funcionário poderia enfrentar na nova sede e demos as respectivas soluções, para que o colaborador pudesse desempenhar suas atividades com eficácia”.

Foram listados itens como a instalação de uma conexão de internet veloz; a necessidade de comprar laptops para todos os funcionários, já que o novo escritório não tinha lugar fixo; a necessidade de um bom laboratório, com os equipamentos funcionando corretamente; uma boa logística para estacionar o carro e a possibilidade de chegar de transporte público; se o ambiente recebia a correta quantidade de iluminação, a correta quantidade de ar; se oferecia acesso ao verde etc.

Ou seja, foi realizado um trabalho 100% centrado no funcionário, onde Mauro e sua equipe utilizou toda a estrutura do WMF para realizar o projeto.

Todavia, ressalta que o que os autores do estudo estão propondo, é que esse trabalho seja desenvolvido de modo permanente, organizado e estruturado dentro da empresa, vigiando como está a experiência de trabalho do funcionário diariamente.

Então, essa organização pode ser liderada tanto pela área de Recursos Humanos, que trata de engajamento, retenção de talentos e diminuição de turnover, como pela própria área de Facilities, que pode estruturar todas as ações que a empresa considere importante para a experiência do usuário, e apresentar qual o impacto que uma negociação pode ter se as demais áreas não forem envolvidas. Nesse caso, caberia ao Facility motivar todas as áreas a pensar que cada uma das suas ações, impactam direta ou indiretamente, aumentando ou diminuindo o ruído que o funcionário percebe no momento em que está trabalhando.

O texto também elenca quais as dez capacidades necessárias para se gerenciar o ambiente de trabalho, de modo a alcançar as melhores práticas do WMF, conforme ilustra o organograma abaixo.

Segundo Maran, todas as capacidades periféricas, fazem parte das competências que devem ser desenvolvidas em FM, mas destaca que a atividade central, a de “gerenciamento estratégico”, é a principal delas, por estar diretamente relacionada com o objetivo da organização. E destaca: “É preciso deixar de ser um profissional que vive apenas do operacional para ser mais estratégico. Saber que as necessidades das pessoas mudam, porém, o edifício envelhece e não acompanha essas mudanças tão facilmente”.

Então, Maran propõe que se identifique e solucione todas as necessidades do edifício antes que o mesmo comece a perder usuários. Pois quando isso acontecer, esse não será o melhor momento para realizar o WMF. “É preciso identificar se o prédio velho está apenas malcuidado, ou se ele não atende mais às necessidades modernas. Por isso, as ações estratégicas devem ser feitas continuamente, e não apenas no momento em que coisas ruins acontecem” conclui o Especialista.

Além disso, segundo Campos, para subir alguns níveis do tático para o estratégico, é preciso verificar como cada área está trabalhando e como elas estão se coordenando, fazendo questionamentos como: “Será que essa área está conversando com aquela?”, “Qual a melhor maneira dessa informação transitar dentro da empresa?”, “Como fazer o trabalho intelectual e estratégico para organizar a operação?”, são nesses pontos que residem as maiores dificuldades.

E conclui que por falta do profissional de facility “parar e pensar”, tendo em vista que ele está a todo momento mergulhado na operação, sem levantar a cabeça para fazer uma avaliação estratégica, que não se consegue proporcionar uma constante e eficaz experiência ao usuário.