Por Érica Marcondes

Fundada em 1945, a Porto Seguro é reconhecida como uma das maiores seguradoras do País. Para perpetuar esta posição, a companhia conta com uma área de bastidores igualmente grandiosa. Veja: com mais de 167 mil m2 de edificações, que integram 22 prédios, cinco call centers e 160 prédios regionais das sucursais, o time de Manutenção e Serviços da Porto Seguro é responsável pelo gerenciamento de facilidades de várias atividades (manutenção, frota, viagens, eventos, academia etc.) e ainda assume papel de protagonista nos cuidados com o entorno: praças, calçadas e apoio social no bairro localizado na região central de São Paulo, onde a companhia mantém suas principais operações desde que iniciou suas atividades.

Para entender os desafios e o foco de trabalho de cada atividade, a INFRA conversou com Beatriz De Paula, Gerente de Manutenção e Serviços Prediais da Porto Seguro, área subordinada à Diretoria Financeira e Suprimentos. Na companhia há uma década, ela fala de liderança, relacionamento com os terceiros, capacitação, entre outros assuntos.

Qual é a sua formação e como foi sua entrada na Porto Seguro?

Formada em Engenharia Civil em 2007, iniciei minha carreira profissional em uma pequena construtora realizando pequenas reformas e manutenções no Hospital Sírio-Libanês. Um ano mais tarde, passei a atuar na Porto Seguro como Analista de Obras e Projetos, realizando estudos de viabilidade técnica, projetos, obras de construção e reforma, e regularização imobiliária. Em 2010, fui promovida a Gestora de Obras Sênior, que incluía o suporte técnico de toda a equipe de implantação de obra. Em 2012, assumi a coordenação do time e de diversas obras, sendo destaque o Edifício Rosa Garfinkel Torre A, o Teatro Porto Seguro e o Espaço Cultural Porto Seguro. Em 2016, fui convidada a assumir a Gerência da área de Manutenção e Serviços Prediais, em que administro a manutenção e conservação de imóveis divididos entre os prédios da matriz, o call center, as sucursais, regionais, os consultórios médicos, os centros automotivos, a academia de ginástica, o restaurante, a conveniência, a startup, as praças e os passeios públicos, entre outros. Em março de 2018, foram integradas a esta gerência as áreas de Frota, Viagens Corporativas e Eventos Internos.

Quem são os profissionais que atuam sob sua liderança?

Todos exercem a função de Coordenadores de Manutenção. A Cristiane Litz é responsável por Administrativo, Contratos, Pagamentos, Gerenciamento de Contas e Controle de Orçamento. Danilo Horta está à frente da Manutenção da matriz, do call center, de mobiliário, além do desenvolvimento de sistemas e inovação. Denise Paula coordena Eventos Internos, Viagens Corporativas e Frota. Fabio de Paula é responsável pela Manutenção das sucursais I (SP e Sul) e Serviços Prediais (da matriz, do call center e das sucursais I). Já o Raphael França cuida da Manutenção e Serviços Prediais das sucursais II (ES, MG e RJ). E Thiago Hiromi, da Manutenção e Serviços Prediais das Sucursais III (Norte, Nordeste e Centro-oeste).

Vale dizer ainda que para Serviços Prediais entende-se: limpeza, paisagismo, bebidas quentes, purificadores de água, conveniência, entre outros serviços.

Qual é o foco de trabalho de cada atividade?

• Manutenção predial: realizamos a contratação de serviços spots diversos, como manutenção de cabine, pequenas reformas, layouts, retrofit/modernização, manutenção e transporte de descarte de mobiliário de escritório.

• Manutenção volante preventiva e corretiva predial: atuamos em todo Brasil nas modalidades preventiva, corretiva e preditiva por intermédio de parceiros de serviços. Um dos principais desafios dessa operação é realizar a gestão à distância, tendo em vista a pulverização geográfica das localidades.

• Limpeza predial: destaque para as atividades realizadas nos edifícios da matriz e das sucursais de São Paulo. Temos um sistema de gerenciamento de rotinas que visa gerar maior produtividade e rastreabilidade dos serviços que são executados. Esses serviços são tão sensíveis e abrangentes que torna esse trabalho um tanto desafiador.

• Jardinagem e paisagismo: cuidar das áreas verdes reflete diretamente na imagem do ambiente e até mesmo da empresa perante seus colaboradores, clientes, comunidade e acionistas. Pelo complexo da matriz, realizamos a conservação dos vasos de plantas e dos jardins internos, poda e limpeza de duas praças do bairro e a manutenção de canteiros verdes dos passeios públicos que estão no entorno dos prédios administrativos, onde circulam mais de seis mil pessoas por dia. Temos uma operação diária, dedicada a essa tarefa, atendida por empresas parceiras.

• Bebidas quentes: contamos com um grande parque de bebidas quentes alocadas em nossos edifícios; são mais de 300 máquinas de diferentes tipos de bebidas. Nessa linha, temos a preocupação de garantir a disponibilidade de todos os equipamentos e oferecer a melhor opção em qualidade relativa a produtos, alinhada a um custo competitivo que atenda a expectativa de nossos clientes internos.

• Coleta seletiva de lixo: possui grande importância para a empresa por conta das premissas de sustentabilidade que desenvolvemos e trabalhamos com os colaboradores. Periodicamente, realizamos ações internas visando conscientizar prestadores e funcionários para o descarte correto de tudo que é gerado nos edifícios. Nesta especialidade há um fornecedor que recolhe e realiza a destinação correta de todo o lixo gerado na grande maioria dos prédios localizados no Estado de São Paulo.

• Insumos de higiene pessoal: cuidar dos sanitários em todos esses edifícios é um grande desafio; deixá-los abastecidos com todos os insumos exige muita atenção, desde o controle até a disponibilidade de cada produto em seu respectivo dispenser.

• Controle de pragas: é um grande problema nos centros urbanos, tornando-se um significativo desafio deixar as edificações livres e protegidas desses insetos rasteiros e voadores. Atualmente, enfatizamos os trabalhos de prevenção por todos os locais, com periodicidades mensais e trimestrais, além de um rígido acompanhamento de monitoramento feito por nossa equipe interna de operação.

• Purificadores de água: atualmente são mais de 700 aparelhos instalados em todos os nossos prédios.

• Serviços de alimentação: é um novo serviço que passamos a gerenciar este ano. Não dispomos de refeitório voltado a grandes públicos que envolva a operação de restaurantes, no entanto, temos serviços internos de alimentação voltados para a conveniência e bem-estar de nossos colaboradores. Instalados em nosso complexo da matriz, temos a Casa do Pão de Queijo, o Snack Car, a Boali Alimentação Saudável, o Restaurante Gemma e a Salve Bem. Nesse segmento, nosso principal objetivo é oferecer uma maior variedade de produtos saudáveis, promovendo uma alimentação equilibrada e nutritiva com benefícios diretos à saúde dos nossos colaboradores.

• Eventos internos: responsável pela organização de eventos internos e externos para colaboradores de toda a companhia e administração de salas de reunião e auditórios na matriz, zelando pela sua estrutura física. Realizamos a montagem dos espaços para cada reunião, assim como prestamos suporte aos equipamentos audiovisual e eventuais problemas.

• Viagens corporativas: realizamos a gestão das viagens corporativas de todos os colaboradores e prestadores de serviço. Auxiliamos todos os solicitantes e viajantes no dia a dia, fazendo intermédio dos assuntos com a agência de viagem contratada.

• Frota: administramos e controlamos a utilização dos veículos da frota e todas as despesas envolvidas; providenciamos seguro dos veículos e respectivos acertos em casos de sinistros. Além disso, firmamos contrato com os comodatários e, na ocorrência de infrações, comunicamos o usuário sobre os procedimentos relativos à identificação de condutor. É nosso papel também providenciar o cartão de abastecimento a todos os veículos, além do acompanhamento das vistorias periódicas. Intermediamos a contratação dos adesivos dos veículos, controlamos a quilometragem informada pelos comodatários e realizamos as contratações e pagamentos referentes a conserto de pneus e pequenos consertos mecânicos. Fazemos também a gestão das solicitações de táxis e carros particulares.

• Núcleo administrativo: atua em nível nacional e acompanha pedidos, fluxo do pagamento e tributos, além de controlar todas as modalidades de desembolsos. Esse núcleo faz a checagem documental e, por meio do controle, acompanha o pedido até sua efetivação contábil, ou seja, o efetivo pagamento. Cada fornecedor é acompanhado nota a nota, mês a mês em controles gerenciais, sempre “casados” com o orçamento anual.

• Núcleo de contratos: acompanha os serviços contratados desde a formatação da proposta técnica e comercial até a aprovação e assinaturas dos contratos jurídicos. Mapeia a atividade contratada por meio de banco de dados, aferindo se os serviços são iniciais e/ou renovados, e buscando oportunidades documentais de maior atendimento de plantas, com bons prazos e valores aderentes ao orçamento.

Quais são os maiores desafios da área?

Os maiores desafios hoje são: garantir que todos os contratos sejam geridos e monitorados pela área, de forma que possamos zelar pela sua efetiva entrega, conforme escopo contratual acordado e aplicação da boa técnica, em todas as especialidades, junto a todos os fornecedores de serviços, com o máximo de qualidade, provendo conteúdo de forma rápida e prática, gerando valor agregado à empresa e a satisfação de nossos clientes internos; centralizar todas as contratações e demandas da companhia para maior controle e economia nas contratações. Integrar todos os sistemas, para legitimar as atividades financeiras e jurídicas junto aos fornecedores; desenvolver profissionais capacitados para desafios profissionais e leveza nas tratativas interpessoais; reduzir chamados reincidentes e custos com manutenção, entre outros.

Como é o relacionamento com os terceiros e quais são os parâmetros que utilizam para buscar parceiros que atendam às demandas da Porto Seguro?

Temos como filosofia estreitar o relacionamento com os parceiros de serviços. Dessa maneira, analisamos performance e resultado mantendo o olhar atento aos desvios e às possibilidades de melhorias. Cobramos pela excelência no atendimento e profissionalismo nas entregas. Mantemos o radar ligado nas novidades e inovações do mercado, e buscamos oferecer e fortalecer o espírito inovador nos nossos parceiros. É preciso buscar novidades, fazer diferente, provocar mudanças e renovações. “Sair da caixa” é essencial para o alcance de resultados que estão alinhados às nossas estratégias de atuação.

Como funciona a área de Compras de Serviços na sua atuação?

Contamos com uma autonomia para efetivação de compras até um certo valor por evento. Nesse modelo, seguimos uma série de regras de governança. Outro meio é o suporte da área de Suprimentos, que realiza os processos de compras de valores acima do estipulado, prestando todo o suporte de contato com fornecedores do mercado e negociação comercial.

Como mantém sua equipe motivada e atualizada com o dia a dia de cada atividade?

Motivar funcionários envolve saber integrar reconhecimento, recompensa, desafio, clima organizacional positivo e exemplo. Acreditamos que esses são os fatores principais. O exemplo é fundamental, pois mostra toda a nossa dedicação pela empresa e nos tornamos admirados por nossas equipes. É necessário que eles percebam que podem contar com nossas orientações, em qualquer necessidade.

Quais estratégias/ações são colocadas em prática nesse sentido?

Promovemos feedbacks e realizamos avaliação de desempenho – meios importantes para corrigir desvios e realinhar expectativas. Buscamos fazer o melhor, atuar com inconformismo, sair do pensamento comum, transmitir e transpirar energia na busca de objetivos que agregarão valor, tanto para o profissional quanto para a área e para a empresa.

Isso inclui capacitação, correto?

Sim. Incentivamos nossos colaboradores a realizarem treinamentos específicos para a função, cursos que têm sinergia com nossa operação, cursos de pós-graduação e benchmarkings. Levamos muito a sério o Plano de Desenvolvimento Individual (PDI), em que buscamos o desenvolvimento contínuo dos nossos colaboradores e, ainda, a capacitação de sucessores. Também damos autonomia para que tragam e implantem ideias que agregarão no nosso dia a dia ou, até mesmo, na rotina dos nossos clientes internos.