Por Cesar Henrique dos Santos*

Se você é um gerente de instalações, você provavelmente já ouviu alguma variação da frase "Se não está quebrado, não conserte". Essa mentalidade pode funcionar a curto prazo, mas a manutenção reativa constante pode realmente gastar milhares de dólares a cada ano devido à falta de reparos consistentes e proativos. A falha de ativos não planejadas é estressante e demorada para uma equipe de instalações consertar.​

Se sua equipe ainda opera em uma abordagem reativa para a manutenção, é hora de uma mudança. Um forte plano de manutenção preventiva é a chave para manter seu equipamento em condições seguras e operáveis. Use este guia para manutenção preventiva como sua loja única para entender e implementar um programa de sucesso este ano.

 Tópicos Abordados 

- O que é manutenção preventiva?
- Os quatro itens de ação de manutenção preventiva
- Principais benefícios da manutenção preventiva
- Manutenção reativa vs. preventiva
- Tipos de manutenção preventiva
- Usando manutenção preventiva para reduzir riscos
- Como criar um programa de manutenção preventiva
- Mais recursos em manutenção preventiva.

O que é Manutenção Preventiva?

É uma abordagem sistemática das operações de construção que visa prever e prevenir falhas catastróficas de equipamentos antes que ocorram. Para atingir esse objetivo, o pessoal das instalações realiza inspeções de rotina, manutenção e reparos nos ativos para garantir que eles funcionem como o fabricante pretendia. O equipamento funcional permite que os funcionários das instalações se concentrem menos na manutenção reativa e mais nas próximas tarefas de manutenção ou ordens de trabalho sensíveis ao tempo.

Como regra geral, é melhor prevenir problemas do que reagir a eles. A manutenção preventiva reduz a probabilidade de problemas inesperados, promovendo o desempenho ideal do equipamento. A lista a seguir apresenta algumas maneiras pelas quais as equipes de instalações podem ficar por dentro da manutenção preventiva em seus departamentos:

- Agende e realize inspeções regulares de equipamentos
- Realizar limpeza regular de edifícios, terrenos e bens
- Lubrifique peças móveis para reduzir o desgaste
- Ajuste os controles para o melhor desempenho e eficiência energética
- Repare e substitua quaisquer peças defeituosas do equipamento.

Quais são os 4 principais itens de ação de Manutenção Preventiva?

A manutenção preventiva adota uma abordagem proativa para a manutenção e envolve quatro itens-chave da ação: inspeção, detecção, correção e prevenção. Vamos dar uma olhada mais de perto em como cada conceito é fundamental para um programa de manutenção preventiva bem-sucedido.

1) Inspeção: As inspeções são uma parte necessária das organizações de manutenção preventiva e auxílio de duas maneiras. Primeiro, inspeções de instalações garantem que o equipamento seja seguro de usar. Inspeções regulares ajudam a prevenir lesões no local de trabalho e fornecem a uma empresa uma proteção de responsabilidade aumentada. Segundo, inspeções regulares protegem a propriedade. As inspeções garantem que o equipamento esteja funcionando como o fabricante pretendia.

2) Detecção: Operar em uma abordagem de correr para falha pode acabar custando dinheiro significativo a um departamento de instalações, e é por isso que muitos gerentes de instalações optam por usar uma abordagem preventiva para a manutenção. A manutenção preventiva ajuda os gerentes de instalações a detectar problemas precocemente, quando os problemas ainda são relativamente fáceis e baratos de serem corrigidos;

3) Correção: A manutenção preventiva incentiva os gestores das instalações a adotar uma abordagem proativa para o cuidado dos equipamentos e corrigir problemas antes de ocorrerem. Se um problema (ou problema potencial) for detectado, os gerentes de instalações tomarão medidas para resolver prontamente o problema antes que ele piore ou encerre as operações;

4) Prevenção: Os gerentes de instalações podem combinar registros de inspeção e notas de manutenção para aprender com erros passados e corrigir problemas repetidos com equipamentos. A prevenção da falha patrimonial reduz o estresse e aumenta a produtividade das equipes de instalações. Quando o equipamento funciona como inspecionado, os funcionários podem se concentrar em tarefas de manutenção proativas (em vez de reativas).

Quais são os benefícios da Manutenção Preventiva?

A manutenção preventiva tem dois objetivos abrangentes: aumentar a longevidade e a produtividade dos ativos e manter as pessoas e os ativos a salvo de danos. Os gerentes de instalações e suas equipes podem usar os princípios da manutenção preventiva para obter diversos benefícios, incluindo os seguintes:

- Diminuir o excesso de depreciação dos equipamentos
- Evite avarias prematuras de equipamentos críticos
- Eliminar inspeções desnecessárias e tarefas de manutenção
- Economize dinheiro estendendo a vida útil dos ativos
- Prepare-se e evite que problemas futuros ocorram.

Manutenção "Reativa" versus "Preventiva": qual é a diferença?

Na gestão das instalações, as reações a problemas são inevitáveis. As coisas podem e vão dar errado. No entanto, os gerentes de instalações podem tomar medidas para promover a segurança e reduzir a manutenção reacionária, adotando uma abordagem proativa para correções. Os gerentes de instalações devem começar entendendo os benefícios da manutenção proativa versus uma resposta reativa.

- A manutenção reativa concentra-se no diagnóstico e na correção de um problema uma vez que um ativo já tenha quebrado ou defeituoso. Um técnico de manutenção identifica o problema ocorrido e toma medidas para restaurar o ativo às condições operacionais;

- A manutenção preventiva enfatiza tarefas de manutenção regulares programadas. O objetivo da manutenção preventiva é dar a um ativo o cuidado que ele requer enquanto ele ainda está em execução. Essa abordagem minimiza ativamente a chance de falha, reparos dispendiosos e tempo de inatividade não programado.

Um equívoco comum é que a manutenção reativa é uma coisa ruim. A verdade é que a maioria dos departamentos de instalações experimenta um equilíbrio saudável entre manutenção reativa e manutenção preventiva ao longo do ano. Isso porque é quase impossível prever e evitar todas as falhas de ativos.

As tarefas de manutenção reativa devem ser minimizadas sempre que possível. Nem os ocupantes nem o pessoal da manutenção gostam de lidar com um ar condicionado quebrado ou um cano vazando.

Dos diferentes tipos de Manutenção Preventiva

A manutenção preventiva pode seguir uma abordagem baseada no tempo, uma abordagem baseada no uso ou uma combinação dos dois. Vamos ver os exemplos de cada um.

Manutenção preventiva baseada no tempo
A manutenção preventiva baseada no tempo tem uma variedade de nomes, sendo o principal a manutenção "baseada em calendário". Não importa quais os termos que seu departamento usa, essa abordagem envolve a criação de um cronograma de manutenção preventiva para realizar inspeções regulares em equipamentos, especialmente aqueles que teriam um impacto severo na produção em caso de colapso.

A manutenção preventiva baseada no tempo é melhor usada para ativos limitados (como equipamentos de incêndio/segurança) e ativos críticos (como sistemas hvac e bombas), embora os gerentes de instalações possam usar essa abordagem para qualquer ativo que exija manutenção preventiva. Aqui estão alguns exemplos para ilustrar:

1) "Inspecione o estacionamento para rachaduras uma vez por mês"
2) "Mude os filtros da unidade de manuseio de ar a cada três meses"
3) "Inspecione aquecedores de água semestralmente".

Manutenção preventiva baseada em uso.
A manutenção baseada no uso, também chamada de "manutenção de tempo de execução", é uma abordagem que desencadeia a manutenção após uma certa quantidade de tempo de execução de ativos (como cada quantidade "X" de quilômetros, milhares, horas ou ciclos de produção).

A manutenção preventiva baseada no uso garante que os equipamentos continuem a operar como o fabricante pretendia. Ao contrário da manutenção baseada no tempo, que ocorre em um cronograma mais rígido, a manutenção baseada no uso ocorre com a frequência que um ativo precisa, seja todos os meses ou a cada seis meses - o que ocorrer primeiro. Confira esses exemplos de manutenção preventiva baseada em uso.

1) "Inspecione cintos a cada 100 horas de produção"
2) "Serviço de veículos a cada 5.000 mil"
3) "Lubrifique bombas a cada 10.000 horas de execução".

Como a Manutenção Preventiva pode reduzir o risco na minha instalação?

Todas as instalações enfrentam riscos potenciais que, deixados sem controle, podem colocar trabalhadores, ocupantes e metas de um negócio em risco. Os gerentes das instalações e suas equipes são responsáveis por garantir esses riscos e manter a segurança em uma instalação. Um forte plano de manutenção preventiva pode reduzir efetivamente dois tipos de risco para seus edifícios. Vamos dar uma olhada em cada tipo:

A manutenção preventiva reduz o risco para as pessoas.
Os gerentes das instalações têm o poder de prevenir lesões e reduzir os dias dos funcionários afastados do trabalho. A manutenção preventiva pode ser usada para dar suporte à segurança e segurança dos equipamentos para todos os ocupantes de uma instalação.

Mantenha os ocupantes seguros realizando manutenções e inspeções recorrentes em máquinas perigosas. Faça o mesmo com câmeras de segurança, fechaduras de porta, extintores de incêndio, placas de saída de emergência e qualquer outro ativo que proteja as pessoas de danos.

A manutenção preventiva reduz o risco à propriedade.
A manutenção reativa pode ser cara. Os gerentes de instalações enfrentam custos elevados quando um ativo quebra inesperadamente, incluindo custos para diagnosticar o problema, substituir peças e, finalmente, corrigir o problema. A manutenção preventiva pode reduzir drasticamente a probabilidade desses riscos.

Os gerentes de instalações devem implementar verificações de ativos de rotina e manutenção planejada para evitar correções caras na estrada. Use esta lista de verificação de preparação de inspeção de instalações para determinar os ativos que você deve inspecionar regularmente.

Como criar um Programa de Manutenção Preventiva que funcione?

Muitos gerentes de instalações gostam da ideia de manutenção preventiva, mas rapidamente ficam frustrados por não saber por onde começar. A boa notícia é que a implementação de um processo proativo pode ser indolor se as equipes de construção desenvolverem uma estratégia sólida e usarem as ferramentas certas.

A maneira mais rápida e fácil de suportar um programa de manutenção preventiva vencedora é usando um software de gerenciamento de instalações (FMS). Um FMS de ponta pode não apenas automatizar tarefas de manutenção preventiva para você, mas também substituir pilhas volumosas de papel e planilhas desordenadas. O software responsabiliza sua equipe e fornece acesso instantâneo a informações de ativos e protocolos de manutenção preventiva em campo.

Aqui estão apenas algumas outras maneiras notáveis que o software de gerenciamento de instalações pode ajudar sua equipe a avançar e se manter organizado com manutenção preventiva durante todo o ano. Certifique-se de que está usando o melhor software de manutenção para sua equipe.

Use mapeamento de ativos baseado em localização para encontrar e servir equipamentos.
O mapeamento de ativos baseado em localização permite que os usuários de software filtrem através de ativos através de um mapa interativo do plano de piso para que eles vejam apenas os pinos de ativos de que precisam. Esse recurso é especialmente útil se um membro da equipe for designado para inspecionar ou atender todos os ativos de um determinado tipo (ou seja, inspecionar todos os sinais de saída de emergência para lâmpadas queimadas) como parte de um programa de manutenção preventiva.

- Use uma ordem de serviço e um módulo de agendamento PM para criar tarefas de manutenção preventiva recorrentes.

O software facilita o gerenciamento de pedidos de trabalho e o agendamento de manutenção preventiva. Você terá a capacidade de triagem de solicitações de serviço recebidas por edifício ou piso, atribuir ordens de serviço a membros específicos da equipe e receber lembretes automáticos das próximas tarefas de manutenção preventiva.

Carregue documentação de ativos, recibos e manuais de O&M adequados para referência futura.
O software inclui o gerenciamento de documentos de instalação, que protege sua documentação de construção mais crítica e concede acesso instantâneo a ele no campo onde mais importa. Você poderá fazer upload e armazenar qualquer documento, incluindo manuais de O&M, informações de garantia, recibos e como construídos para comissionamento de relatórios.

Mantenha-se informado sobre o sucesso da manutenção preventiva com um painel de relatórios de dados.
Muitos gerentes de instalações são orientados por dados e querem ver evidências de sucesso (ou a necessidade de melhoria) através dos números. Algumas soluções de software de gerenciamento de instalações apresentam um painel de estatísticas, que serve como uma loja única para dados departamentais. Esses dados são úteis na hora de elaborar relatórios anuais para os administradores da sua organização.

Acesse informações da PM para ativos em campo através de qualquer dispositivo eletrônico.
O software de gerenciamento de instalações faz com que sua equipe se mova, mova-se e consiga mais trabalho realizado ao longo do dia. Você não precisará mais estar vinculado ao seu computador de mesa e impressora, uma vez que um FMS pode funcionar em qualquer dispositivo móvel e elimina a necessidade de imprimir ordens de trabalho para tarefas de manutenção preventiva.

Digitalize códigos QR para visualizar ordens de serviço de manutenção preventiva para um ativo.
Um código QR é um tipo de código de barras que pode ser colocado em equipamentos e ativos dentro de uma instalação. Use um dispositivo móvel com uma câmera para digitalizar o código QR de um ativo. Com a digitalização do código de barras, sua equipe terá acesso instantâneo ao histórico de PM do ativo, bem como quaisquer tarefas de manutenção futuras a serem concluídas.

Onde posso encontrar informações sobre Manutenção Preventiva?

A manutenção preventiva é um tema extenso. Os gerentes das instalações devem aproveitar o tempo para buscar uma variedade de recursos em manutenção preventiva, a fim de formar um plano que funcione melhor para suas instalações. Não sabe por onde começar? Como sugestão, tente explorar as seguintes referências para ajudar a iniciar seu novo ou revisado programa de manutenção preventiva:

- Leia um Guia de Manutenção Preventiva de Referência 
Virar uma instalação para um modelo de manutenção preventiva não precisa ser desafiador. Quebre o ciclo de manutenção reativa com o Guia de Manutenção Preventiva, que lhe dá as informações e ferramentas necessárias para estratégias para o seu departamento.

- Lista de verificação de manutenção preventiva.
Mantenha o foco na manutenção preventiva versus manutenção reativa com a Lista de Verificação de Manutenção Preventiva de Referência. Esta lista de verificação passo a passo abrange a identificação de ativos, convenções de nomeação e precisão da coleta de dados.

- Confira o Guia de Compreensão e Implementação de Manutenção Preventiva.
Pensando em implementar um novo ou melhorado plano de manutenção preventiva para suas instalações? Um Guia de Referência para Entender e Implementar a Manutenção Preventiva abordará a base de uma estratégia proativa, dicas e truques para implementar um plano PM e um cronograma para implementar e aperfeiçoar totalmente seu programa.

- Fale com um consultor ou consultor do setor de gestão de instalações.
É uma boa ideia entrar em contato com um profissional de gestão de instalações que possa treiná-lo através de práticas recomendadas de manutenção preventiva que melhor se adequam à sua construção e indústria.

Implementando Manutenção Preventiva em sua instalação

Os gerentes de instalações que executam um programa reativo baseado em manutenção podem ver a manutenção preventiva como um custo adicional que é, em um primeiro momento, difícil de justificar. Mas basta um acidente grave ou um período significativo de inatividade para demonstrar a importância de realizar um programa de estratégias proativas de manutenção.

As estratégias de manutenção mais bem sucedidas valorizam a manutenção preventiva como foco principal. Ao ficar à frente na manutenção e reparo, seu departamento realizará grandes economias de custos e maior confiabilidade dos ativos. Mantenha-se informado sobre as últimas estratégias de manutenção preventiva em um Guia de Manutenção Preventiva de Referência. Este recurso abrangente explica como coletar e atualizar dados de ativos, como documentar auditorias e inspeções de instalações e como efetivamente orçamento para o seu novo programa pm.

*Cesar Henrique dos Santos é Executivo Sênior com mais de 20 anos de experiência como gerente de engenharia industrial, hard facilities & utilities, manutenção industrial, eficiência energética, gerenciamento de facilities e serviços, construção civil, engenharia ambiental, gerenciamento de projetos e controle de riscos industriais, com carreira desenvolvida em indústrias multinacionais de grande porte ao longo de 36 anos. [email protected]

Foto: Divulgação