Notícia publicada em 28 de fevereiro de 2019

Os serviços de facilities são comuns em condomínios, empresas e indústrias, contratados com o intuito de evitar falhas e manter o pleno funcionamento do local. E para que tenham um bom resultado, é necessário um plano de manutenção, uma equipe integrada e um gerente para acompanhar e supervisionar todos os afazeres, garantindo o controle das ações e da qualidade do serviço.

Gestão de Facilities ou Facilities Management é um termo conhecido internacionalmente, que se refere à junção e gerenciamento de todas essas atividades relacionadas à funcionalidade de um edifício. Tem como intuito a redução de custos, certificando-se que as decisões tomadas não irão afetar a percepção do cliente e, também, garantir a qualidade dos serviços para agregar valores à empresa.

Os variados tipos de serviço a serem implantados dependem da natureza e do tamanho do negócio e são divididos em duas categorias: Hard Service e Soft Service. Mas o que difere um do outro?

Hard Service: São considerados os serviços mais pesados relacionados à estrutura do edifício e que não podem ser removidos. Geralmente essas manutenções são exigidas por lei, pois garantem a segurança e o bem-estar de todos que utilizam os espaço.

Um exemplo de Hard Service é a manutenção das instalações elétricas. Neste caso, para evitar curtos e acidentes, deve-se analisar a quantidade de carga elétrica distribuída, equipamentos que utilizam energia, cabeamentos, interruptores e plugues. Veja como é importante que esteja atuando perfeitamente bem, pois um local de trabalho sem tomadas funcionando ou um hotel sem um chuveiro quente, dentre os milhares de papéis da eletricidade, resultará em um local não recomendável por usuários insatisfeitos. Podemos colocar entre os Hard Services também: climatização, iluminação, instalação hidráulica e infraestrutura.

Soft Service: São os serviços considerados mais leves de conservação do espaço, utilizados diretamente pelas pessoas, que podem ser removidos e adicionados conforme as necessidades da empresa. São eles: dedetização, gestão de resíduos, recepção, refeições, gerenciamento de mensagens e limpeza no geral de todos os ambientes, e que tornam o lugar mais agradável e seguro.

Realizar uma Avaliação de Necessidades de Instalações que verifique todos os aspectos do negócio, como questões de segurança a sustentabilidade, é essencial para identificar os serviços que a empresa necessita e quais são obrigatórios por lei. É válido questionar-se: quais são as necessidades de quem utiliza o espaço? Quais instalações precisam de manutenção e qual a periodicidade?

Diante da evolução dos meios digitais, a tecnologia é a melhor ferramenta para aliar ao trabalho do Facility Management pois, independente do porte, uma empresa demanda uma boa organização e comunicação para oferecer qualidade e evitar retrabalho.

Atualmente, existem alguns softwares que permitem o registro e fácil acesso a dados importantes, envio de notificações, agendamento de tarefas, relatórios, entre tantas outras funções. Desta forma, não só é possível criar processos ágeis, como melhorar significativamente a experiência do cliente e servir de excelente estratégia para ganhar vantagem competitiva.

Não é novidade que estamos todos habituados a usar smartphones e dispositivos móveis desde o momento em que acordamos. Para os negócios, tirar proveito desse meio de comunicação também é uma oportunidade. Para a gestão de facilities não poderia ser diferente! Usar a mobilidade no auxílio do gerenciamento e supervisão das empresas e automatizar os processos de manutenção predial ajudam a aumentar a produtividade e otimizar os serviços.

Todos esses benefícios trazidos pelo uso da tecnologia podem resultar no que as organizações mais buscam: reduzir custos. Com uma boa comunicação entre as equipes e o plano de manutenção sempre alinhado e em dia, torna-se mais fácil evitar manutenções corretivas, aquelas em que o problema já ocorreu e precisa ser consertado em máquinas, setores, sistemas e tudo que pode impactar na produtividade.

Independente do nível de complexidade do trabalho ou equipe, o LEANKEEP FACILITY SOFTWARE proporciona a integração entre todas as frentes. Nele é possível: definir os checklists de trabalho de equipes ou sistemas prediais diferentes, organizar a manutenção preventiva, controlar e atender chamados com agilidade, acompanhar o desempenho de todas as manutenções e tomar decisões a partir de relatórios e indicadores. Além disso, funcionários e fornecedores podem ter acesso simultâneo à ferramenta, tornando as tarefas mais eficientes. Por exemplo: quando um problema é visto por diferentes membros da equipe, ele pode ser fotografado e registrado no software e, imediatamente, o responsável pelo reparo será acionado para resolver o problema.

Hoje, o Leankeep já facilita e otimiza a gestão de mais de cinco mil imóveis no Brasil e no mundo. Um dos cases de sucesso é a Rede Deville, um dos maiores grupos do setor hoteleiro, com nove unidades distribuídas no país. Segundo José Mário, Diretor Operacional, "é uma ferramenta de gerenciamento excepcional, porque nos permite, inclusive, medir a produtividade, a eficiência e a qualidade do resultado. Nos deu respostas muito mais rápidas e isso é muito importante".

ASSISTA AO VÍDEO para visualizar a diferença entre Hard Service e Soft Service e conferir como a Rede Deville aprimorou sua manutenção hoteleira.

O Leankeep também possui aplicativo, portanto o acesso ao software pode ser feito online e offline, para iOS e Android, proporcionando mais agilidade no acompanhamento da gestão predial.

Sendo assim, utilizar a tecnologia para armazenar as informações das máquinas, sistemas, setores, unidades, atividades e avaliar o desempenho dos colaboradores registrados são ações que garantem mais controle sobre os processo empresariais, mais segurança de dados e causam impactos positivos para os negócios.