A utilização da estratégia das propriedades como ferramenta da gestão de riscos é uma tendência relativamente recente e uma que esperamos que cresça significativamente à medida que cada vez mais empresas conhecem as novas estratégias de espaço de trabalho que lhes são disponibilizadas.

Estamos no início de uma revolução do espaço de trabalho, graças à digitalização e à crescente conectividade. A IWG, a empresa-mãe das empresas de espaços de trabalho como a Regus e a Spaces, inquiriu recentemente mais de 18.000 líderes de negócios do mundo inteiro para obter as informações mais abrangentes relativamente ao ponto em que nos situamos na revolução do espaço de trabalho flexível. Os resultados foram surpreendentes:

- 89% afirmaram que o trabalho flexível ajuda os líderes de negócios a desenvolver as respetivas empresas;

- 87% afirmaram que o trabalho flexível ajuda as empresas a manterem-se competitivas;

- 89% afirmaram que o trabalho flexível permite aos líderes de negócios otimizar os custos.

Talvez mais interessante ainda para os gestores de risco, quase três quartos (73%) dos inquiridos afirmaram que o trabalho flexível os ajudou a mitigar os riscos. De que modo? Talvez outros resultados possam fornecer algumas informações:

- 91% afirmaram que o espaço de trabalho flexível permite aos colaboradores da sua empresa ser mais produtivos enquanto viajam;

- 80% afirmaram que o facto de os colaboradores da empresa terem a possibilidade de trabalhar em qualquer lugar os ajudou a recrutar e a reter os principais talentos;

- 78% afirmaram que um número crescente de empresas está a optar por espaços de escritório flexíveis para satisfazer a exigência dos colaboradores relativamente a locais onde "basta aparecer para trabalhar";

- 72% afirmaram que fornecerem acesso a uma enorme rede de espaços de trabalho flexível os ajuda a atrair mais talentos.

Esta revolução significa que as empresas estudam cada vez mais sobre o modo como o trabalho flexível pode ajudá-las a fazer o negócio crescer. Nesse sentido, estão a descobrir como isso pode ajudar a gerir os diferentes tipos de risco.

Em primeiro lugar, o risco financeiro. Estima-se que em 2030, 30% do imobiliário das empresas seja flexível. Por que razão as empresas utilizam o espaço de trabalho flexível? Um das principais razões é o custo. As empresas podem poupar custos significativos em imobiliário que subcontratem, por vezes até 50% ou mais. Obviamente, a redução de arrendamentos a longo prazo, dos gastos de capital e dos custos gerais permitem um aumento financeiro que ajuda em termos de risco financeiro.

A futura nova regulamentação IFRS 16, que irá colocar os ativos arrendados no balanço de uma empresa, acreditamos que servirá de estimulo para que cada vez mais empresas reconheçam esta vantagem e que tirem partido dos grandes benefícios dos espaços de trabalho flexíveis.

Em segundo lugar, e associado, encontra-se o risco estratégico. As empresas globais precisam de expandir e abarcarem novos territórios. Fazem-no para ficarem mais perto de clientes, colaboradores e fornecedores. Neste sentido, e para serem bem-sucedidas, muitas vezes é necessário compromisso, mas pode ser desafiante perceber o nível de compromisso que é exigido. Quer celebrar um arrendamento a longo prazo de um escritório apenas para perceber que a oportunidade não se materializou? E depois ver-se vinculado a esse escritório, com as despesas gerais associadas, enquanto identifica uma nova oportunidade noutro mercado? Uma vez mais, a estratégia de um espaço de trabalho flexível nega este risco. Um parceiro autenticamente global pode fornecer-lhe aquilo de que precisa, quando e onde precisar. O trabalho flexível não tem a ver apenas com a produtividade dos colaboradores a nível individual (embora esta seja uma vantagem-chave); trata-se também de garantir que as empresas de qualquer dimensão possuem a agilidade necessária para aproveitar uma oportunidade. Em complemento, os resultados do inquérito mostraram que 82% acreditam que o trabalho flexível permite às empresas criar uma presença em novos mercados.

Em terceiro lugar, os RHs e a retenção de talentos. Em um mundo conectado e extremamente competitivo, o sucesso das empresas pode ser determinado pelo talento. É óbvio que as expectativas e as exigências dos colaboradores estão mudando e que, de fato, as exigências dos principais talentos, também. Um estudo recente (Timewise, setembro de 2017) comprovou que 87% dos trabalhadores gostaria de ter como opção o trabalho flexível. E com isso, não querem dizer trabalhar a partir de casa uma vez por semana. Querem sim dizer, ter a possibilidade de trabalhar em viagem, explorar novos escritórios e conciliar os seus compromissos profissionais com os pessoais. Se conseguir oferecer isto, o seu estatuto de empregador irá disparar.

A estratégia de um espaço de trabalho flexível oferece aos talentos uma pacote que sabem que lhes irá permitir ser mais produtivos, sem necessariamente comprometer o equilíbrio da sua vida profissional. Ajuda igualmente uma empresa a reter esses talentos, a todos os níveis da mesma. Este é um fator fundamental para garantir que as empresas globais e ambiciosas mantêm um dos seus principais diferenciadores: as pessoas.

Por último, as estratégias do espaço de trabalho flexível podem tranquilizar os gestores de risco pelo fato de haver um plano estabelecido para as situações imprevistas, as quais podem provocar o caos na continuidade da empresa, do ponto de vista físico e digital.

Ter um fornecedor de um espaço de trabalho flexível como seu parceiro de contingência significa que não está preso a uma determinada localização e pode adotar uma estratégia de contingência numa localização em qualquer altura. O melhor de tudo é que pode testar a empresa quando e onde quiser porque os fornecedores de espaços de trabalho gostam mesmo de mostrar às pessoas os seus fantásticos espaços de trabalho. Isto também tem vantagens em termos de segurança da rede: se a sua rede estiver comprometida , pode utilizar, em alternativa, a rede do fornecedor do espaço de trabalho. Tal poderá ser fornecido por um parceiro de espaços de trabalho flexível ligado devidamente a uma rede.

A revolução do espaço de trabalho transformou o modo como os indivíduos encaram a vida do escritório. Os líderes de negócios reconhecem agora as vantagens estratégicas e financeiras específicas que a mesma proporcionará às empresas de qualquer dimensão. Um aspeto fulcral relativamente a isto é saber como isto as irá ajudar a mitigar as ameaças e a aproveitar as oportunidades. É por esta razão que os gestores de risco mais inteligentes estão muito atentos aos seus portfólios de propriedades.

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Joe Sullivan é o Diretor geral do Plano de Contingência da Regus, líder mundial como provedora de espaços flexíveis de trabalho