Quando comunicamos uma mensagem, estamos transmitindo uma informação. Nem sempre essa informação é compreendida conforme gostaríamos.

Para que a nossa comunicação seja eficaz e surta o efeito desejado não basta comunicar. É fundamental que os destinatários entendam aquilo que dizemos e compreendam aquilo que queremos dizer de forma simples e clara. 

Para que esse objetivo seja atingido, e conseguirmos ter uma experiência excepcional de comunicação nos ambientes de videoconferência criei uma lista que nos dará um norte de como chegar lá. E tudo começa com o comportamento e postura do usuário. 

Dicas de etiqueta em reuniões via conferência: 

Dentro da sala

- Respeitar e manter silêncio quando outra pessoa estiver falando;

- Discussões entre mais de 2 pessoas são difíceis de ser compreendidas pelo outro lado. Espere sua vez para falar;

- Fale em tom normal, claro e com pausas, procure articular bem as palavras e falar de forma a facilitar a compreensão;

- Não gerar ruídos ambientes como cliques de caneta ou batidas na mesa;

- Café é bom, mas as batidas da colher na xícara, ou da xícara no pires, podem ser extremamente incômodas para o outro lado da videoconferência;

- Não embaralhe papéis ou outras atividades de distração que sejam barulhentas;

- Evite abrir embalagens de balas, bombons, barra de cereal e afins durante a videoconferência. Estas geram um ruído muito desconfortável;

- Desligue, ou coloque o celular no silencioso.

Remotamente em dispositivo móvel

- ​Sempre colocar o microfone em mudo quando não estiver falando;

- Procure lugares silenciosos e com boa acústica;

- Procure estar em lugar com bom sinal de celular ou Wi-Fi para evitar drop outs.

Evite:

- Entrar em reuniões remotas em ambientes muito barulhentos, será ruim de ouvir e de ser ouvido;

- Lugares muito reverberantes;

- Usar o modo alto-falante do celular se possível, este pode interferir com a qualidade da chamada.

Se possível:

- Escolha equipamentos de áudio com funções avançadas de mixagem automática e auto-gating. Na Shure, temos por exemplo o microfone de teto MXA910;

- Procure testar os equipamentos antes de entrar na chamada de videoconferência. Teste seu lado e o oposto também. Cada chamada poderá ser diferente, pois cada far-end pode trazer surpresas inesperadas.

Em conclusão, estaremos perante uma comunicação perfeita quando os destinatários da nossa mensagem compreendam exatamente aquilo que dizemos e aquilo que queremos dizer. Certamente, seguindo essas recomendações teremos uma experiência mais qualificada de nossas reuniões. 

Didiê Cunha é Especialista em Desenvolvimento de Mercado, Som Instalado da SHURE DO BRASIL