Segundo o Professor Doutor em Economia de Turismo, Hildemar Brasil, o segmento de viagens corporativas no Brasil vem com um crescimento acumulado de 46%, no período entre 2011 e 2015. O impacto direto na economia gerado pelo setor foi de R$ 70,57 bilhões em 2015.

Diante de números tão expressivos, sua gestão de viagens corporativas se torna uma atividade estratégica dentro da empresa. E para que isso aconteça, é necessária mais velocidade em reservas de passagens aéreas e hotéis, por exemplo, além de ser mais eficiente no controle para redução dos custos e dispor de um conciliação financeira ser mais assertiva com essas despesas.

A boa notícia é que todos esses processos podem ser melhorados. Para ter o controle total do início ao fim de cada viagem, o gestor pode adotar um software de gestão de viagens corporativas.

Mas quais são as vantagens que um sistema como esse pode gerar para as empresas?

1) Atendimento à política de viagens

Uma ferramenta de self-booking e de gestão de viagens corporativas permite definir e incluir a política das viagens com a antecedência mínima para criação de reservas, permitindo períodos distintos para passagens nacionais e internacionais. Caso seja definida uma política mais restrita e ela não seja respeitada pelo colaborador, a reserva simplesmente não poderá ser efetuada.

2) Aprovação de viagem seguindo regras preestabelecidas

A aprovação das reservas só será realizada se respeitadas as regras preestabelecidas que podem ser sincronizadas na ferramenta como, por exemplo, horários de voos, preços, companhias aéreas, hotéis e locadoras de carro. Qualquer desvio precisa ser justificado, permitindo à empresa um controle mais efetivo sobre os custos gerados. Além disso, um fluxo de aprovação é determinado, e as solicitações só serão concretizadas após as devidas aprovações.

3) Controle e relacionamento com agências de viagens

A utilização do de um sistema de gestão de viagens corporativas permite que o gestor consiga identificar as despesas de cada viagem realizada pelo colaborador do projeto Y e do centro de custo Z, sem erros de conciliação com o financeiro. Isso permite que a empresa mantenha um relacionamento mais estratégico com as agências de viagens, voltado à consultoria e melhora nas estratégias de compra de passagens e hospedagem, por exemplo.

4) Emissão de passagens por meio de self-ticket

Com o self-ticket, todos os processos de realização das viagens de negócios estão automatizados. Toda atividade de pesquisa de voos e hotéis, reserva on-line diretamente no banco de dados da companhia aérea ou rede hoteleira, autorização eletrônica com verificação automática do cumprimento da política de viagem assim como a emissão de bilhetes aéreos e vouchers dos hotéis, serão realizadas pelo próprio colaborador.

5) Gestão de bilhetes não voados

Quando alguém não utiliza uma passagem, a companhia aérea disponibiliza um crédito no nome do passageiro. Esse valor pode ser usado para novas compras ou pedido como reembolso. Utilizar um software de gestão de viagens corporativas  permite fazer, a cada compra, uma varredura dos bilhetes não voados e, se existentes, utilizar este crédito nas novas compras. Saber disso pode ser determinante para equilibrar o orçamento de viagens da sua empresa.

Um software de gestão de viagens corporativas não somente faz a diferença no ato de preparação da viagens, mas também auxilia na conciliação financeira (gastos com alimentação e transporte) no retorno da viagem. Com isso, o gestor tem o controle total das viagens realizadas pela companhia e assim, pode tomar decisões mais assertivas objetivando a redução de custos.

Aoron Beyer é especialista em soluções de viagens corporativas do Grupo Benner