Você realmente acha que está gerenciando seus escritórios?

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Você realmente acha que está gerenciando seus escritórios?

Analisar e compreender os dados de utilização dos espaços é cada vez mais essencial para estratégias voltadas à experiência dos colaboradores e redução de custos

Há muitas razões pelas quais agora é a hora de considerar como seu espaço de escritório é usado e como, com algumas mudanças, é possível torná-lo mais eficiente, mais atrativo, mais econômico e atender melhor às necessidades de seus colaboradores e suas mudanças futuras.

As prioridades mais altas variam de empresa para empresa, mas atualmente vemos alguns problemas que se repetem nas pautas:

Trabalho flexível: mais colaboradores trabalhando remotamente a maior parte do tempo reduziu o número de pessoas no escritório diariamente;

- Custos do m²: espaços mal utilizados no escritório geram custos desnecessários, especialmente nas grandes cidades onde os preços de aluguel são particularmente altos;

- Mudanças climáticas: grandes escritórios trazem uma carga ambiental significativa devido à iluminação, energia do computador e controle de temperatura, que as empresas têm a responsabilidade de reduzir sempre que possível;

- Tendências do cliente: mais clientes e consumidores podem querer realizar reuniões virtualmente em vez de ir pessoalmente ao escritório.

Perguntas essenciais sobre o espaço do seu escritório

- Quais são as salas e ambientes mais populares? Ambientes privativos, salas de reunião? Por que você acha que eles são mais populares?

- Quais equipamentos estão nesses ambientes mais utilizados? Outros espaços precisam de equipamentos semelhantes?

- Existem salas ou espaços que não são suficientemente utilizados? Você poderia excluí-los, devolvê-los ou transformá-los?

- As reuniões de última hora ou planejadas são mais comuns? Como você poderia reimaginar os espaços baseado nesta utilização?

- Quantas pessoas usam a mesma mesa todos os dias? Você se beneficiaria de mais ou menos mesas?

Não há resposta definitiva para essas perguntas; as respostas e os resultados obtidos serão exclusivos para você e sua empresa. Depois de ter essas informações, você pode começar a ajustar seu local de trabalho considerando dados em consideração.

Mas o que tudo isso significa na prática? Este conteúdo explora várias áreas de consideração que podem ajudar as organizações a enfrentar os desafios mais comuns enfrentados pelas empresas.

Como maximizar o espaço do seu escritório para aumentar a produtividade

Redefina o local de trabalho

Para começar, pode ser útil voltar ao básico e decidir exatamente para que o escritório existe e quais propósitos específicos ele pode atender. Cada vez mais, com o trabalho flexível se tornando o padrão global, os escritórios não são mais o ponto focal onde todo o trabalho é feito. No entanto, isso não significa que os escritórios físicos sejam desnecessários.

As empresas podem explorar vários caminhos para redirecionar o escritório e dar aos colaboradores motivos para trabalhar presencialmente. Por exemplo, as sessões de treinamento podem ser realizadas pessoalmente com muito mais facilidade e eficácia, eventos sociais que ajudam a construir uma cultura positiva da empresa também precisam de interação "olho no olho". Além disso, o escritório pode ser renomeado como um local onde os trabalhadores podem obter o tempo e o espaço que precisam para se concentrar, especialmente se o ambiente doméstico não for propício ao trabalho remoto regular.

Permitir a mudança de hábitos de trabalho

Assim como a forma que as pessoas usam o escritório está evoluindo, os espaços de trabalho que precisam quando estão no escritório devem evoluir junto. Por exemplo, se um grupo de colaboradores estiver entrando no prédio para uma discussão informal e criativa sobre um novo projeto, eles não se sentirão relaxados o suficiente para contribuir totalmente se estiverem todos sentados em uma sala de reunião formal.

O que seria muito mais adequado para eles é um ambiente mais criativo e informal com assentos e ambientes mais confortáveis que eliminam a formalidade da discussão. As empresas devem, portanto, procurar eficiências em seus imóveis e eliminar os espaços de trabalho que agora são excedentes aos requisitos: em particular, um grande número de espaços de mesa pode ser removido se uma empresa mudar para um modelo de estações de trabalho reserváveis compartilhadas. Esse espaço extra pode ser redistribuído com diferentes tipos de espaço de trabalho que melhor atendam às necessidades dos colaboradores e da empresa.

Permitir um trabalho flexível

Permita que as pessoas trabalhem onde são mais produtivas - seja em casa ou no hot desk. Isso ajudará no espaço do escritório e trará uma série de outros benefícios.

Analisando e reformulando

O importante a ter em mente sobre ambas as considerações acima é que elas não são atividades fixas, que são feitas uma vez e nunca mais. O mundo dos negócios não está parado (especialmente no momento) e em uma era de crescentes expectativas dos colaboradores e novas formas de trabalhar, é impossível saber o que o futuro reserva para as organizações a partir de uma perspectiva de trabalho flexível.

É por isso que as empresas devem revisar regularmente o uso do espaço de trabalho e o sucesso do layout dos espaços e fazer alterações sempre que necessário. Essas decisões devem ser orientadas por dados, e as ferramentas de análise nas soluções de gerenciamento de espaço de trabalho podem obter os dados das reservas de espaço ao longo do tempo e descobrir insights sobre onde a demanda do espaço de trabalho excede a oferta (ou vice-versa).

Por exemplo, se uma empresa descobrir que os ambientes de trabalho que os colaboradores usam para paz e tranquilidade estão constantemente ocupados, as ferramentas de análise podem sinalizar a alta taxa de uso, deixando claro que seria positivo oferecer mais destes ambientes instalados. Isso ajuda uma empresa a ajustar constantemente seu espaço de escritório para atender às necessidades contínuas da força de trabalho e garantir que o escritório continue sendo uma parte importante e relevante de sua vida profissional.

Por conta da importância em obter, analisar os dados e ter insights com base neles, a Wiser Experience, empresa que oferece uma solução de gestão e reserva de espaços corporativos para mais de 2.000 das maiores empresas globalmente, realizará no dia 18.05 das 08h00 às 09h00, um CURSO 100 % gratuito sobre "Análise de dados e Power BI 101".

Foto: Divulgação.

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