Até o início de 2020, a Contabilizei tinha cerca de 400 pessoas trabalhando diariamente em seus escritórios em Curitiba (PR) e São Paulo (SP). Com a pandemia, a empresa, especializada em soluções de contabilidade, revisou as modalidades de trabalho e a ocupação física: hoje, atua no modelo misto, com colaboradores presenciais, híbridos e 100% remotos, com profissionais de todo o Brasil.

Como tantas organizações durante e após a pandemia, a Contabilizei entendeu que, com planejamento e a tecnologia adequada para gestão do escritório, é possível alinhar o crescimento do negócio e do número de colaboradores sem precisar aumentar o espaço físico da companhia. De início, o "abandono" do modelo tradicional de trabalho, presencial, foi forçado abruptamente pelos regimes de lockdown estabelecidos em todo o mundo - mas, passada essa primeira fase, a maioria das empresas optou por devolver espaços ou não expandir seus escritórios por um motivo bem simples: economia.

O consultor Carlos Bauke, que atua na área há mais de duas décadas, teve uma de suas mais significativas experiências no contexto da pandemia com a CVC: com o estouro do coronavírus, a empresa de viagens e turismo colocou em home office cerca de cinco mil colaboradores de toda a América Latina. "Para passar pelo período da pandemia, era necessário descobrir onde economizar", conta Bauke. "Com a implementação do home office, projetamos reduzir os custos de facilities em cerca de 60%, evitando gastos com aluguel de prédios, energia, limpeza, manutenção." Ele aponta que foi necessário fazer algum investimento no próprio processo de devolução dos escritórios, mas que o payback se deu em menos de um ano.

Fernando Buscariolo, gerente de facilities da Contabilizei, comenta que a própria adoção do híbrido envolve despesas diversas: de logística, de onboarding de funcionários, de entregas (de equipamento para trabalhar, por exemplo) nas casas dos colaboradores. A empresa também adotou uma plataforma de gestão do workplace, a Deskbee, especializada no modelo de trabalho híbrido: a ferramenta permite fazer reservas no escritório físico e organizar em tempo real a ocupação do espaço; além de ser uma tecnologia estratégica, ajudando as empresas a avaliar se a configuração do escritório está sendo o mais eficiente possível. Mas o valor total ainda é bem menor do que aquele anteriormente investido em aluguel e manutenção de espaços físicos.

Economia e investimento de longo prazo

Com o passar dos meses, outro fator veio se somar ao desejo das empresas de cortar custos: os colaboradores passaram a não querer mais atuar em sistema exclusivamente presencial. Uma pesquisa divulgada em agosto pela consultoria Robert Half mostrou que, dos 1.161 profissionais brasileiros entrevistados, 39% afirmaram que pediriam demissão caso a empresa em que trabalham passasse a exigir o retorno ao modelo totalmente presencial. Em um estudo da PwC e PageGroup Brasil, 67% dos 633 trabalhadores ouvidos declararam estar satisfeitos com o sistema híbrido. E, de acordo com uma pesquisa da Gallup, 60% dos profissionais que poderiam trabalhar apenas de casa disseram preferir o modelo híbrido ao 100% home office.

Novamente, colaboradores e empresas parecem estar de acordo. "Claro, um modelo apenas home office poderia ser ainda mais econômico; mas o profissional de facilities não pode estar preocupado em cuidar só da estrutura física da companhia", diz Fernando Buscariolo. "Além de disponibilizar um ambiente físico adequado para os profissionais que prezam pela interação presencial, que gostam de trabalhar em um projeto específico fora das telas, mesmo que somente em alguns dias da semana, a equipe de facilities também é responsável pelo envio dos equipamentos de trabalho para quem atua remotamente. O desafio é garantir que a experiência de todos tenha a mesma qualidade."

"O exclusivamente remoto custa mais barato no presente, e mais caro no futuro", afirma Luis Cesar Verdi, investidor e board member de startups brasileiras. "Ele traz problemas de outra natureza; de recursos humanos, de estratégia de longo prazo. No home office, ou você está fazendo seu trabalho sozinho, ou está participando de reuniões bastante objetivas, curtas, com poucos participantes. Quase são eliminadas as oportunidades de conversas informais, de trocas de experiências e de ideias, de debates a respeito do mercado, do produto, dos concorrentes. É mais difícil construir cultura empresarial e até mesmo acelerar o processo de formação dos jovens profissionais."

Carlos Bauke diz que, em seu trabalho como consultor, vê poucas empresas voltando ao modelo totalmente presencial. "Acho que o híbrido é o modelo ideal e veio para ficar; com alguns ajustes que ainda precisam ser feitos", comenta. "Ainda é uma coisa que não está totalmente madura, e que certamente vai evoluir. Vejo muitas organizações que entregaram todos os escritórios no início da pandemia voltando a alugar espaços físicos, mas menores, e adaptados para receber os funcionários em novos contextos: com muitas salas de reunião, sem mesas fixas, e assim por diante. O coworking também cresceu muito. Muitas empresas fizeram parcerias com coworkings e usam esses espaços como pontos de apoio."

Tecnologia e estratégia para superar desafios

É claro que o modelo híbrido impõe seus desafios particulares, mesmo na área de facility management. Como atender funcionários espalhados por várias cidades do Brasil? Como fornecer suporte e manutenção de equipamentos? Como escolher a tecnologia adequada para integrar na mesma reunião os colaboradores que estão no escritório e os que estão em suas respectivas casas? Como garantir o engajamento dos trabalhadores no uso efetivo das ferramentas e recursos necessários para a organização desses novos processos?

Tudo isso, é claro, ainda está em construção, mas algumas coisas já são evidentes. A primeira: as empresas precisam contar com uma gestão de facilities mais estratégica, mais proativa (em vez de apenas reativa), e mais integrada a outras áreas, como RH. A segunda: a tecnologia será uma aliada fundamental nesse processo; seja por meio de novas maneiras de interagir à distância (com recursos inovadores para a realização de reuniões online, por exemplo), ou com o uso de plataformas de gestão do espaço físico da empresa (que permitem organizar, por exemplo, quem vai ao escritório em cada dia da semana, de que tipo de ambiente cada colaborador precisa; e monitorar se a configuração do escritório é a mais eficiente possível). E a terceira: é necessário educar os colaboradores e construir uma cultura empresarial forte, orientada ao híbrido, que garanta o engajamento dos funcionários no uso das ferramentas e na adoção das melhores práticas.

"É consenso que a sobrevivência de longo prazo de qualquer tipo de empresa está na capacidade de se reinventar - em produtos, na forma de se relacionar com os clientes, nos modelos de negócios; mas também nos processos internos", declara o investidor Luiz Cesar Verdi. "Quanto mais crescem, mais as empresas sentem necessidade de ter processos claramente desenhados. As melhores organizações são as que estão constantemente revisando esses processos, para simplificar, mudar coisas, dar mais autonomia e poder de decisão para quem está mais perto do cliente. E a migração para os novos modelos de trabalho é uma ótima oportunidade para fazer exatamente isso."

Foto: Divulgação.